الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

لا تستخدم البحث الفوري في Outlook عن التحقيقات عبر البريد الإلكتروني: إليك السبب

عندما تواجه شركة التقاضي التي تنطوي على التحقيق في رسائل البريد الإلكتروني التجارية ، قد تنزعج وترتكب أخطاء فادحة. لا تشعر العديد من الشركات بالارتياح لمشاركة رسائل البريد الإلكتروني التجارية مع وكالات التحقيق التابعة لجهات خارجية بسبب مخاوف الخصوصية. في هذه الظروف ، قد يحاولون القيام بأكبر قدر ممكن من جمع الأدلة داخليًا.

لموظفي تكنولوجيا المعلومات الذين لديهم خبرة قليلة أو معدومة في موضوع الطب الشرعي للبريد الإلكتروني ، أنيق البحث الفوري قد تظهر ميزة Outlook الحيلة الكافية. ال البحث الفوري في Outlook يمكن للأداة المساعدة العثور على رسالة أو عنصر معين في صندوق بريد والمساعدة في الحصول على النتيجة الصحيحة للتحقيق. بعد كل شيء ، يمكن البحث في صندوق بريد على ما يرام والمساعدة في جمع الرسائل ذات الصلة. حق؟ حسنًا ، ليس حقًا.

البحث الفوري في Outlook

نظرة فاحصة على البحث الفوري

البحث الفوري هي وظيفة مضمنة في Microsoft Outlook يمكن استخدامها للبحث عن رسائل بريد إلكتروني وعناصر معينة في صندوق بريد. أيضا، اقرأ هذه المقالة حول كيفية تضييق معايير البحث عند استخدام وظيفة البحث الفوري.

منذ البحث الفوري يستعير معظم وظائفه من Windows خدمة البحث ، يمكن أن تكون قوية جدًا عند استخدامها مع رمز برنامج مخصص. يمكنك استخدام لغات الاستعلام مثل بناء جملة الاستعلام المتقدم (AQS) التي تقدمها Microsoft Windows بحث سطح المكتب لتشغيل هذه الاستعلامات باستخدام البحث الفوري. الوظيفة DemoInstantSearch () الموضح في صفحة المصدر يمكن معالجة الاستعلامات الخاصة بك وإرجاع النتائج في كائنات مختلفة بما في ذلك بحث موضوع، الطاولة الكائن ، و العناصر مجموعة.

توضح الميزات والأحكام الموضحة أعلاه إمكانات البحث الفوري في Outlook في المسح الشامل للبريد الإلكتروني. ومع ذلك ، لا يزال البحث الفوري غير موصى به للاكتشاف الإلكتروني والتحقيق عبر البريد الإلكتروني لأسباب تمت مشاركتها أدناه. بالتأكيد ، يمكن لمدير تنفيذي لتكنولوجيا المعلومات استخدام الوظيفة لإجراء بحث على كمبيوتر أمين الحفظ ونسخ رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة إلى ملف PST جديد. ومع ذلك ، فإن هذا النهج ، كما هو بسيط ومريح ، يمكن أن يترك العديد من التفاصيل المهمة في العملية ويعرض القضية للخطر. فيما يلي بعض الجوانب التي تسلط الضوء على قيود البحث الفوري في Outlook فيما يتعلق باستخدامه كأداة تحقيق رسمية للبريد الإلكتروني:

1. قيود المسح

إن البحث عن رسائل البريد الإلكتروني على أجهزة الكمبيوتر لجميع المستخدمين يستغرق وقتًا طويلاً بل إنه غير عملي إذا كان الموظفون كبيرون. أيضا ، قد لا تجد كل بريد إلكتروني واحد في تطبيق Outlook للمستخدم. قد تظل بعض رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم تنزيلها على جهاز على الخادم. قد توجد أخرى في ملفات النسخ الاحتياطي ، وأجهزة الجوال ، إلخ. نظرًا لأن البحث الفوري سيفحص فقط رسائل البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook ، سيتم استبعاد العديد من رسائل البريد الإلكتروني. يقتصر البحث الفوري أيضًا على البحث عن البيانات المرئية. في حالة وجود مدافع التدخين في رسائل البريد الإلكتروني التي يتم حذفها من قبل أمين الحفظ ، فلا يمكنك استخراجها بالوظيفة.

2. فرص عدم الدقة والتناقض

تأتي مهمة التحقيق عبر البريد الإلكتروني بمسؤولية كبيرة. من المهم إجراء تحليل متعمق لصناديق البريد المناسبة وتوثيق رسائل البريد الإلكتروني الرئيسية باستخدام أختام الوقت والبيانات الوصفية الأخرى. ومع ذلك ، عند استخدام وظيفة البحث الفوري في Outlook ، فقد لا تحصل على نتائج دقيقة. على سبيل المثال ، عند فحص صندوق بريد غير مفهرس بالكامل ، يعرض Outlook تحذيرًا من أن النتائج قد تكون غير مكتملة. ومع ذلك ، لا يوجد تحذير للملفات التي Windows خدمة البحث (التي يعتمد عليها البحث الفوري في Outlook) غير قادرة على الفهرسة. هذا يؤدي إلى عدم الدقة والتناقضات – علامة حمراء كبيرة في قضايا eDiscovery والتحقيقات الجنائية.

3. قيود تنسيق الملف

يمكن للبحث الفوري فهرسة محتويات جميع أنواع الملفات الشائعة مثل .PDF ، .DOC ، .JPG وما إلى ذلك. ومع ذلك ، قد يفشل فهرسة أنواع معينة من الملفات غير المدعومة ، مثل .RAR ، .CAD ، إلخ. قم بتثبيت IFilter خارجية لتحسين قدرة الفهرسة كما تسمح هذه الواجهات Windows خدمة البحث لاستخراج النص والخصائص من المستندات. ولكن ، حتى ذلك الحين ، التغطية غير مضمونة 100٪ – قد لا تتم فهرسة الملفات ذات الامتدادات غير المعروفة مثل ملف نصي بامتداد .abc في نتائج البحث.

4. عدم وجود وظائف إدارة التقارير والحالة

Outlook غير مصمم للتحقيق عبر البريد الإلكتروني. لذلك ، لا يمكنك إنشاء التقارير والسجلات وملفات الحالة وما إلى ذلك. لا يمكنك أيضًا وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني أو تصدير ملفات PST متعددة لكلمات رئيسية مختلفة أو حتى حفظ الأدلة بتنسيقات ملائمة مثل PDF. عندما يكون عليك فحص عدة صناديق بريد ، فقد تفشل في جمع وتسجيل جميع رسائل البريد الإلكتروني المهمة بطريقة منظمة. بالتأكيد ، يمكنك استخدام جداول البيانات والمستندات لتتبع رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن هذا عرضة للخطأ البشري ويمكن أن يجعل التحقيقات المعقدة كابوسًا.

استنتاج

الطب الشرعي عبر البريد الإلكتروني هو ممارسة مهمة في التحقيقات الجنائية التي تنطوي على أدوات وتقنيات متخصصة لتحديد الأدلة الرقمية وجمعها وحفظها. سيوافق معظم المحترفين على أن بحث Outlook الفوري غير مصمم للمساعدة في مثل هذه الحالات. من الأفضل أن تحصل على مساعدة الخبراء الذين لديهم خبرة في التحقيقات الرسمية عبر البريد الإلكتروني. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك على الأقل استخدام أدوات الطب الشرعي المتقدمة للبريد الإلكتروني التي تحتوي على جميع الميزات الأساسية لإجراء فحص متعمق ودقيق لصناديق البريد.