ستساعدك المقالة التالية: 13 نموذجًا للترحيب بالموظفين
تنشغل فرق الموارد البشرية عندما يأتي تدفق الموظفين الجدد إلى المنظمة.
قبل أن يتمكن هؤلاء الموظفون من إحداث تأثير، يجب على قسم الموارد البشرية تعريفهم بالشركة بشكل مناسب، وحثهم على التوقيع على المستندات اللازمة وتأمين تفاصيل تسجيل الدخول ومحطات العمل الخاصة بهم.
إن القيام بكل هذه الأشياء للموظفين الجدد والموظفين الجدد يمكن أن يشكل ضغطًا على فرق الموارد البشرية، بغض النظر عن حجمها.
كوسيلة للتحايل على هذه المشكلة، من مصلحة فريقك استخدام قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل.
يناقش هذا المنشور القيمة التي تجلبها قائمة التحقق من الإعداد لشركتك، وقوالب Wix التي يمكنك استخدامها للبدء وأفضل الممارسات التي يجب تنفيذها في عملية الإعداد.
فيما يلي مجموعة مختارة قصيرة من 8 قوالب قائمة مرجعية سهلة التحرير يمكنك تحريرها ومشاركتها وتنزيلها باستخدام Wix. عرض المزيد من القوالب أدناه:
جدول المحتويات
ما هي قائمة التحقق من الإعداد؟
لماذا إنشاء قائمة مراجعة Onboarding؟
ما الذي يجب عليك تضمينه في قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل؟
13 نموذجًا لقائمة التحقق من الإعداد لإلهامك
نصائح لإنشاء قائمة مراجعة فعالة للتأهيل
ما هي قائمة التحقق من الإعداد؟
قائمة التحقق من الإعداد هي مجموعة من المهام والإجراءات التي يجب على الموظفين الجدد إكمالها خلال الأيام والأسابيع الأولى من عملهم في الشركة. تعد هذه الوثيقة أداة تأهيل قيمة لفرق الموارد البشرية والشركات بجميع أحجامها.
فيما يلي مثال لقائمة التحقق من الإعداد:
لماذا إنشاء قائمة مراجعة Onboarding؟
فيما يلي الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى إعداد قائمة مرجعية للتأهيل:
1. إنشاء عملية متسقة وأكثر كفاءة. بدلاً من تقديم موظفين جدد إلى شركتك يدويًا، تساعدهم وثيقة داخلية مثل قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل على التنقل في إجراءات شركتك وعملياتها بسلاسة دون تدخل منك.
2. يدمج الموظفين في المنظمة. يمكنك تصميم قائمة مراجعة الإعداد الخاصة بك لتشغيل الموظفين الجدد من خلال مسؤولياتهم الوظيفية وقائمة الأدوات التي يحتاجونها لوظائفهم. يؤدي استخدام قائمة التحقق أثناء العروض التقديمية إلى منع القادمين الجدد من الضياع وعدم اليقين خلال أيامهم الأولى في شركتك.
3. تقليل معدل دوران الموظفين. تعالج عملية الإعداد الفعالة جميع المخاوف والأسئلة التي قد تكون لدى الموظفين الجدد حول عملك. وهذا يمنحهم كل ما يحتاجون إليه قبل أن يبدأوا العمل ويسمح لهم بتحديد توقعاتهم بناءً على ما هي مؤسستك وما يمكن أن تفعله.
قم بتحسين مواد الموارد البشرية الخاصة بك والتواصل مع العناصر المرئية
- اجعل فريقك متحمسًا مع العروض التقديمية التفاعلية وكتيبات الموظفين
- إنشاء رؤى حول التوظيف الخاص بك وعمليات إدارة المواهب مع تصور البيانات
- احتفظ بجميع مستندات الموارد البشرية على العلامة التجارية وجميلة، من عقود العمل إلى سياسات الشركة
اشتراك. انه مجانا.
ما الذي يجب عليك تضمينه في قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل؟
يجب عليك إنشاء قائمتين مرجعيتين لدمج الموظفين الجدد في شركتك بشكل صحيح. فيما يلي كلتا القائمتين ومحتوياتهما:
قائمة التحقق من الإعداد المسبق
يقوم الموظفون الجدد بإكمال قائمة المراجعة هذه خلال أيامهم الأولى في المنظمة. ويخبرهم بما يمكن توقعه من الشركة والعكس صحيح. وهذا يمكّن كلا الطرفين من أن يكونا على نفس الصفحة للمضي قدمًا.
فيما يلي الأشياء التي يجب عليك تضمينها في قائمة التحقق المسبقة الخاصة بك:
- أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا – يجب أن يرحب البريد الإلكتروني بهم رسميًا في الشركة. وبصرف النظر عن مشاركة المعلومات مثل الموقع وتاريخ البدء والوقت، يجب عليك إظهار التقدير لهم كأعضاء جدد في الفريق لجعلهم يشعرون بالترحيب.
- ناقش مسؤوليات الوظيفة – يجب على الموظفين الجدد التحدث إلى المشرفين المباشرين عليهم فيما يتعلق بأدوارهم ومهامهم كجزء من فريق أو قسم. وينبغي عليهم أيضًا مناقشة التوقعات وثقافة الشركة لتحديد الأسلوب قبل أن يبدأ الموظفون الجدد العمل.
- إعداد محطات العمل الخاصة بهم – إذا كانوا قادمين للعمل، فيجب أن تشير القائمة المرجعية إلى محطة العمل الخاصة بهم ومكان تقديم المتطلبات الأخرى. بالنسبة لأولئك الذين يعملون عن بعد، يمكنك إعداد قائمة بالأشياء التي يجب عليهم تلبيتها أو تنزيلها من أجل التعاون السلس.
قائمة التحقق من الإعداد
بمجرد الانتهاء من إعداد جميع الموظفين الجدد مع مؤسستك، فقد حان الوقت لبدء عملية الإعداد الفعلية. فيما يلي كيفية تصميم معظم الشركات لعمليتها، ولكن يمكنك اعتبار ذلك مصدر إلهام ولا تتردد في إنشاء نسختك:
- اليوم الأول – قم بعقد اجتماع تمهيدي أو تناول وجبة غداء، حتى يتمكنوا من مقابلة المديرين والمديرين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين. قم بتعيين موارد التدريب لجلب الموظفين الجدد بسرعة فيما يتعلق بمهامهم.
- الأسبوع الأول – يجب أن يستمر هذا الجزء في فرض قيم الشركة وثقافتها بين الموظفين الجدد. تريد ترتيب الأنشطة الاجتماعية التي تمكنهم من التواصل مع زملائهم في الفريق والموظفين الآخرين للتعرف عليهم بشكل أفضل.
- الشهر الأول – يجب عليك أنت والمشرفين تقديم تعليقات بناءة فيما يتعلق بعملهم حتى الآن لإعلامهم إذا كانوا على المسار الصحيح أم لا.
- الشهر السادس – وضع تقييم للأداء بين الموظفين الجدد للاعتراف بإنجازاتهم ومجالات التحسين. يمكنك أيضًا تحديد أهداف لهم لإكمالها قبل عامهم الأول.
- العام الأول – ترتيب تقييم آخر للأداء لتحديد ما إذا كانوا قد وصلوا إلى أهدافهم منذ ستة أشهر أم لا. ثم ناقش أهدافهم التالية بعد ستة أشهر مرة أخرى لإجراء تقييم آخر بحلول ذلك الوقت.
13 نموذجًا لقائمة التحقق من الإعداد لإلهامك
إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة مرجعية للتأهيل للموظفين الجدد، فإن Wix توفر لك عددًا كبيرًا من القوالب للاختيار من بينها. يمكنك استخدام كل ميزات Wix هذه في أي من القوالب أدناه:
1. قائمة مراجعة تأهيل الموظفين الجدد
تحتوي قائمة المراجعة هذه على مهام قياسية منظمة في ثلاث مجموعات: الإعداد ويوم الإعداد والمتابعة. يعد هذا القالب مثاليًا إذا كان عملك يتطلب تواجد الموظفين في الموقع.
2. قائمة مراجعة تأهيل الموظفين عن بعد
من الشائع هذه الأيام توظيف عاملين عن بعد في مؤسستك. في هذه الحالة، هذا القالب مناسب لك لأنه يسرد الأساسيات التي يجب على الموظفين الجدد أخذها في الاعتبار خلال كل مرحلة من عملية الإعداد.
3. القائمة المرجعية لتأهيل مدير المشروع الجديد
يعد تعيين مدير مشروع للعمل على العميل أمرًا شاقًا نظرًا لنطاق الوظيفة والمسؤوليات المتضمنة. يعد تأهيل الموظف الجديد للتأكد من فهمه لكل شيء بشكل صحيح، حتى قبل بدء الوظيفة، أمرًا بالغ الأهمية.
ولحسن الحظ، فإن هذا القالب يلخص أهم المسؤوليات التي يجب على المدير الجديد القيام بها للوصول إلى السرعة.
ما عليك سوى تعديل قالب قائمة التحقق ليتوافق مع عملية الإعداد الخاصة بك بدلاً من البدء من الصفر. للتأكد من أنك تغطي كل ما تحتاجه أنت والموظفون الجدد، قم بإضافة أعضاء من فريق الموارد البشرية لديك لمساعدتك في تحرير قائمة التحقق وإكمالها.
4. قائمة التحقق الجديدة لتأهيل المطورين
على عكس معظم الموظفين، فإن المطورين معروفون بمعرفتهم التقنية وكفاءتهم في البرمجة. لذا، إذا تمكنت مؤسستك من الحصول على شخص يستحق كل قرش، فتأكد من عدم السماح لهذا الشخص بالمغادرة أبدًا من خلال مطالبة المطور بالاطلاع على قالب قائمة التحقق هذا.
5. قائمة مراجعة إعداد الفريق الفني
عند تجميع فريق فني، تريد من كل عضو أن ينقر على جميع الأسطوانات. يبقي قالب قائمة التحقق هذا الجميع في صف واحد حتى الربع الأول على الأقل حتى يتمكن كل فرد في الفريق من التركيز بشكل أكبر على كيفية المساهمة في مشاريعهم.
تتيح إضافة أدوات تصور البيانات إلى قائمة المراجعة الخاصة بك (الجداول والرسوم البيانية وعناصر واجهة المستخدم) أيضًا للصور توصيل رسالتك بدلاً من الكلمات فقط.
6. قائمة مراجعة إعداد فريق التسويق
تتطلب الحملات التسويقية التي تولد النتائج أن يكون كل فرد في الفريق على نفس الصفحة. إن القالب الذي يجعلهم يتأقلمون مع ثقافة الشركة ويشجع تعاون الفريق وردود الفعل سيساعد شركتك على بناء وإطلاق حملات ناجحة.
7. القائمة المرجعية لتأهيل ممثل خدمة العملاء
يساعد ممثلو خدمة العملاء الذين يتمتعون بالمعرفة بثقافة الشركة ومهارات الاتصال كأولويات على زيادة العملاء السعداء وحثهم على البقاء كعملاء. يضمن قالب قائمة التحقق هذا إجراء عملية الإعداد بشكل صحيح.
8. قائمة مراجعة إعداد محلل الأعمال
يمكنك استخدام قالب محلل الأعمال هذا لتكون قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل أكثر تحديدًا فيما يتعلق بالمهام التي يجب على الموظفين الجدد القيام بها. حدد المهام الأكثر أهمية من غيرها، ومتى يجب على الموظفين الجدد إكمالها، ومن المسؤول عن تسهيل المهمة للموظفين الجدد.
9. ورقة عمل دليل الإعداد
للمساعدة في توجيه الموظفين الجدد وتعريفهم بمؤسستك خلال أيامهم القليلة الأولى، تخبرهم قائمة التحقق المفيدة هذه بما يجب عليهم فعله. كما يسرد أيضًا المهام الأخرى التي يتعين عليهم إكمالها قبل نهاية عامهم الأول.
10. قائمة مراجعة تأهيل الموظفين
إذا كنت ترغب في ضم موظفين جدد وتوضيح كيفية العمل مع الفرق المختلفة في شركتك، فهذه القائمة المرجعية مناسبة لك. فهو يُعلم الموظفين الجدد بما يجب عليهم فعله لكل قسم حتى يتمكنوا من الاندماج بشكل كامل في مؤسستك.
11. قائمة مراجعة إعداد فريق المبيعات
يعد مندوبو المبيعات لديك أحد أهم الموظفين الموجودين في مؤسستك. لهذا السبب، تريد أن تجعلهم على اطلاع بفريق المبيعات والعمليات لديك من خلال إنهاء عملية الإعداد في أسرع وقت ممكن. يجب أن تساعدك قائمة المراجعة هذه على تحقيق ذلك.
12. قائمة مراجعة التوظيف الجديد
تعمل قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل هذه بمثابة توثيق من نوع ما. يجب على الموظفين الجدد ملء بياناتهم وشطب قائمة الأشياء التي قاموا بها لكل قسم. بمجرد الانتهاء من كل شيء، يمكنهم إرسال هذا إلى قسم الموارد البشرية أو مدير فريقهم لإنهاء عملية الإعداد الخاصة بهم.
13. استشارات قائمة التحقق من تأهيل الموظفين
هذه قائمة مرجعية أخرى بسيطة وفعالة للتأهيل يمكنك تسليمها للموظفين الجدد في يومهم الأول. اطلب منهم إكمال كل شيء في هذه القائمة لجميع الأقسام حتى يتمكنوا من متابعة العمل في الوظيفة التي عينتهم فيها في المقام الأول.
نصائح لإنشاء قائمة مراجعة فعالة للتأهيل
كما ترى، فإن عملية تأهيل الموظفين الجدد لا تنتهي أبدًا. حتى بعد مرور سنوات على العمل، لا يزال يتعين على الموظفين الخضوع لتقييمات الأداء لضمان استمرارهم في تلبية التوقعات حتى قبل الانضمام إلى المنظمة.
هذه هي السمة المميزة لقائمة التحقق الناجحة للتأهيل، وهي شيء يجب على شركتك مطابقته أو تجاوزه.
ولمساعدتك على تأسيس هذا النوع من العمليات لمؤسستك، فيما يلي بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها:
تحضير الأوراق
تعد الأعمال الورقية جزءًا مرهقًا ولكنه ضروري من عملية الإعداد. لذا، قبل أن يأتي الموظف الجديد للعمل، يجب عليك إعداد جميع المستندات التي يجب عليه تعبئتها فيما يتعلق بالضرائب، وكشوف المرتبات، والعقود المختلفة، ونماذج الموظفين الأخرى.
خذ هذا الوقت أيضًا لتزويدهم بكتيبات موظفيهم التي تناقش كيفية التصرف كجزء من المنظمة والمزايا والعروض التي يحق لهم الحصول عليها.
تنظيم جولة مكتبية (افتراضية).
تمامًا مثلما يحتاج الموظفون الجدد إلى ارتداء أحذية العمل الخاصة بهم في كل مرة يقومون فيها بتسجيل الدخول إلى العمل، فإنك تحتاج إلى تقديم أفضل ما لديك أيضًا أثناء الجولات.
يجب أن تظهرهم جولتك حول مباني الشركة وتشير إلى المناطق المشتركة مثل غرف الاستراحة والحمامات وما إلى ذلك. ويمكنك حتى طباعة خريطة حتى لا يضيعوا في الأيام القليلة الأولى لهم هناك.
بالنسبة للموظفين عن بعد، يمكنك تقديم جولة فيديو احترافية للمكتب لمنحهم فكرة عما يبدو عليه. يمكنك أيضًا تمييز الأشخاص الذين سيعملون معهم افتراضيًا، حتى يتمكنوا من التعرف عليهم على الفور.
طوال الجولة، تأكد من عرض ثقافة شركتك وقيمها لمساعدتهم على تحديد نوع العمل الذي تديره.
قم بتوصيلهم مع الموجهين أو الأصدقاء
إن الشراكة مع الموظفين الجدد مع شخص ما أثناء عملية الإعداد تسمح لهم بالعمل من خلال المهام المدرجة في القائمة معًا. يمكن أن يكون موظفًا جديدًا زميلًا، حتى يتمكنوا من الارتباط أثناء تحديد المربعات الموجودة في قوائمهم. يمكنك أيضًا إقران الموظفين الجدد بأعضاء الفريق الدائمين لمساعدتهم على تعلم خصوصيات الشركة وعمومياتها ودمجهم في الفريق بشكل أسرع بكثير.
بالنسبة للموظفين الجدد الذين يبدون واعدين، يمكنك تعيينهم لمرشد يقوم بإعدادهم للنجاح في مكانهم. سيقوم المرشد بنقل المعرفة والمهارات التي تراكمت على مر السنين إلى الموظف الجديد، الذي سيقوم بعد ذلك بنفس الشيء في المستقبل.
اطلب منهم إبداء الرأي بشأن عملية الإعداد
يجب أن تتكيف عملية الإعداد مع احتياجات الموظفين الجدد. الهدف هو المساعدة في استيعابهم في الشركة والسماح لهم بالمساهمة بشكل هادف في نموها.
قد تكون هناك عناصر في قائمة التحقق الخاصة بك تحتاج إلى تعديل أو مهام يجب إضافتها. ولمعرفة ما هي هذه العناصر، يجب عليك أن تسأل موظفيك عن ماهيتها.
اطلب منهم ملء استبيان بشأن عملية الإعداد لتحديد الأجزاء التي ساعدتهم وتلك التي لم تساعدهم. بهذه الطريقة، يمكنك تقييم العملية في مراجعة التقدم وإجراء التغييرات اللازمة.
إذا قمت بإنشاء قائمة التحقق الخاصة بك باستخدام Wix، فإن ميزة الحقول الديناميكية تتيح لك تحديث المعلومات بسهولة أكبر. ونتيجة لذلك، يمكنك نشر أحدث إصدار لقائمة التحقق بشكل أسرع.
اتصالات الموارد البشرية أصبحت جميلة مع Wix
باعتبارك مديرًا للموارد البشرية، تمنحك قائمة التحقق من الإعداد علامة ارتياح. لم تعد بحاجة إلى استيعاب الموظفين الجدد ومساعدتهم على إنجاز وظائفهم واحدًا تلو الآخر.
على الرغم من أهمية عملية الإعداد، إلا أنك ببساطة لا تستطيع أن تفعل كل شيء بنفسك. تحتاج إلى إعداد عملية تعمل من تلقاء نفسها دون مساعدتك.
يعد إنشاء قوائم مرجعية لتأهيل الموظفين الجدد خطوة في هذا الاتجاه. لإنشاء قوائم مرجعية واضحة وسهلة الفهم، فإن Wix هو أفضل رهان لك.
إن تعلم كيفية الاستفادة من أداة التصميم الخاصة بنا للموارد البشرية دون خبرة في التصميم سيساعدك على توصيل أفكارك بأسلوب أنيق مع الموظفين القدامى والجدد.
