الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

14 نصائح مفيدة للغاية من Google Drive

إذا كنت تفكر في Google Drive كمجرد مكان لإسقاط ملفاتك ، فأنت تفتقد إلى بعض الاحتمالات القوية.

تحت Drive الخارجي السحابي الناعم ، يحمل Drive جميع أنواع الأدوات المفيدة لجمع المعلومات ، والعمل مع البيانات ، وتنظيم السلع الافتراضية ، ومشاركة الأشياء من الخارج. في بعض الحالات ، يتم إنشاء الخيارات مباشرة في Drive. في حالات أخرى ، يحتاجون إلى القليل من المساعدة من تطبيق أو خدمة متصلة.

لديهم جميعًا شيء واحد مشترك ، رغم ذلك: إنهم على حق في انتظار الانتظار. كل ما عليك فعله هو كشف. في ما يلي 14 طريقة يمكن لـ Drive من خلالها جعل أيامك أسهل في سن المراهقة وتمهيد الطريق لأسبوع أكثر إنتاجية وخالي من المتاعب.

توفير البيانات بسرعة

1. مسح المستندات والإيصالات مباشرة إلى Drive باستخدام تطبيق Google Drive لنظام Android. ما عليك سوى فتح التطبيق ، والنقر فوق رمز علامة الجمع في الزاوية السفلية اليمنى ، وحدد "مسح" ، أو قم بحفظ بعض الخطوات عن طريق الضغط لفترة طويلة على أيقونة التطبيق وتحديد "مسح" في ذلك الوقت وهناك. يمكنك أيضًا سحب خيار "المسح الضوئي" وإفلاته على شاشتك الرئيسية أو استخدام أداة Drive للوصول الفوري بنقرة واحدة عند الطلب.

ومع ذلك ، ستحفظ Drive صورتك بتنسيق PDF ثم تجعل نصه قابلاً للبحث عن اكتشاف مستقبلي. (معذرة ، الأصدقاء الذين يستخدمون أجهزة iPhone: لا يتوفر الخيار في تطبيق iOS من Drive حتى الآن.)

2. احفظ أي صفحة ويب أو صورة أو ملف أو لقطة شاشة مباشرة من متصفحك إلى Drive باستخدام ملحق Save to Google Drive Chrome الرسمي. مع التمديد في مكانه ، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن (أو النقر مع الضغط على Ctrl ، على Mac) على أي رابط تشعبي لحفظ هدفه في مساحة تخزين Drive أو النقر فوق الرمز في الزاوية العلوية اليمنى من المتصفح لالتقاط وحفظ لقطة شاشة للعرض الحالي.

معالجة ملف المستوى التالي

3. حصلت على ملف PDF تحتاج إلى تحرير مثل وثيقة عادية؟ لا توجد مشكلة: انقر بزر الماوس الأيمن (أو انقر مع الضغط على مفتاح Ctrl) على اسم الملف على موقع Drive على الويب ثم مرر مؤشر الماوس فوق خيار "فتح باستخدام". حدد "مُحرر مستندات Google" من القائمة التي تظهر ، قل hocus-pocus لحسن التدبير وفي غضون لحظات ، سوف يقوم Drive تحويل قوات الدفاع الشعبي الخاص بك إلى نص عادي وافتحه كـ Google Doc جديد لك.

4. إذا كان تمييز ملف PDF الفعلي أو تمييزه أو التعليق عليه أو تسجيله هو ما تتابعه ، فأضف تطبيق DocHub إلى حسابك في Google. سيسمح لك ذلك بفتح ملفات PDF مباشرة من Drive ، باستخدام نفس خيار "فتح باستخدام" ، ثم استخدام محرر ملء الشاشة الذي يشبه محرر المستندات في الخدمة قم بتحرير ملف PDF الخاص بك بالطريقة التي تريدها. عند الانتهاء ، يمكنك حفظ الملف مرة أخرى على Drive أو تنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

DocHub مجاني للاستخدام الأساسي ، مع ترقية اختيارية بقيمة 5 دولارات شهريًا لتحرير غير محدود وخيارات متقدمة أخرى.

5. ربما لديك مستند PDF تريد حفظه كملف JPG أو ملف صوت WAV تريد حفظه كملف MP3 أو صورة TIF تريد حفظها كملف BMP أو تقريبا أي نوع من تحويل الملفات التي يمكن تخيلها. مع اتصال تطبيق CloudConvert بحسابك في Google ، ستكون أي عملية من هذا القبيل دائمًا على بعد نقرات قليلة في قائمة Drive "فتح باستخدام" نفسها. الخدمة مجانية لمدة تصل إلى 25 دقيقة من تحويل الملفات في اليوم وبحد أقصى لحجم الملف 1 غيغابايت ؛ إذا كنت بحاجة إلى أكثر من ذلك ، فسيتعين عليك شراء حزمة ائتمان لمرة واحدة أو الاشتراك في اشتراك.

6. محرك يتيح لك الآن تحرير ملفات مايكروسوفت أوفيس لا توجد برامج متخصصة أو تحويلات مطلوبة. ما عليك سوى سحب وإسقاط المستند أو جدول البيانات أو العرض التقديمي على موقع Drive على الويب ، وانقر فوق اسم الملف في الركن الأيمن السفلي من شاشتك بمجرد انتهاء التحميل ، وهذا هو: في غضون ثوانٍ ، سيتم فتح الملف في محرر وضع توافق Office.

7. هل تفضل أداء عملك في محرّر المستندات ، حتى عندما يتم إرسال ملف Office في طريقك؟ لقد حصلت عليها: فقط انقر على أيقونة شكل الترس في الزاوية العلوية اليمنى من Drive ، وحدد "الإعدادات" ، ثم حدد المربع بجوار الخيار "تحويل الملفات التي تم تحميلها إلى تنسيق محرر مستندات Google". في المرة التالية التي تسقط فيها ملف Word أو Excel أو PowerPoint في Drive ، ستتخطى الخدمة واجهة وضع التوافق وبدلاً من ذلك قم بتحويل ملف Office إلى تنسيق محرّر مستندات Google وفتحه لك هناك.

8. امنح بياناتك الأكثر حساسية حماية إضافية عن طريق إخبار Drive بـ قم بتحميل ملفاتك بتشفير ثم تطلب كلمة مرور للوصول إليها في المستقبل. يكمن السر في الوظيفة الإضافية المجانية لـ Secure File Encryption Drive: قم ببساطة بتثبيت التطبيق ، واتبع الخطوات اللازمة لترخيصه ، ثم ، عندما تكون مستعدًا لتحميل شيء جديد ، انقر فوق الزر "جديد" الكبير في الجزء العلوي الأيمن من Drive الزاوية ، حرك مؤشر الماوس فوق "المزيد" ، وحدد "تشفير الملفات الآمنة" من القائمة التي تظهر.

14 نصائح مفيدة للغاية من Google Drive 1

يمكنك قراءة المزيد حول كيفية عمل التطبيق بالضبط وطرق الأمان التي يعتمد عليها في الأسئلة الشائعة للمطور.

منظمة متقدمة

9. يتيح لك محرّر مستندات Google إمكانية الرجوع إلى الإصدارات المختلفة من المستند ، في حالة احتياجك لرؤية عملك أو استعادته من نقطة سابقة. يمكنك اتباع نفس النموذج و الحفاظ على إصدارات متعددة من أي ملف في Google Drive PDF ، صورة ، أرشيف ، ملف صوتي ، يمكنك تسميته كمرجع سهل واستعادته لاحقًا. للبدء ، انقر بزر الماوس الأيمن (أو انقر مع الضغط على مفتاح Ctrl) على ملف في Drive وحدد "إدارة الإصدارات". انقر فوق الزر "تحميل إصدار جديد" وقم بتحميل الإصدار الجديد من الملف ، ثم كرر هذه العملية حسب الحاجة مع مرور الوقت. سيعرض Drive ملفًا واحدًا فقط في واجهته الرئيسية ، ولكن عندما تقوم بالنقر بزر الماوس الأيمن (أو النقر مع الضغط على مفتاح Ctrl) على الملف وتحديد "إدارة الإصدارات" ، ستتمكن من رؤية وتحميل جميع الإصدارات المختلفة التي قمت بإنشائها .

لاحظ فقط أنه افتراضيًا ، يتم حفظ 100 إصدار أقدم فقط ويتم حذف الإصدارات القديمة بعد 30 يومًا. يمكنك إخبار Drive بالتمسك بإصدار إلى الأبد من خلال النقر على أيقونة القائمة ثلاثية النقاط بجانب اسم الملف وتحديد "الاحتفاظ للأبد" من القائمة التي تظهر.

10. محرك يمكن لون رمز المجلدات الخاصة بك لجعل مناطق مختلفة من التخزين الخاصة بك يمكن التعرف عليها بسهولة في لمحة. انقر بزر الماوس الأيمن (أو انقر مع الضغط على مفتاح Ctrl) على أي مجلد وابحث عن خيار "تغيير اللون".

11. لا تنس أنه بالإضافة إلى القدرة على البحث عن نص داخل ملفات PDF ، يمكن لـ Drive العثور على الصور في التخزين الخاصة بك عن طريق البحث عن الكلمات الرئيسية. ما عليك سوى كتابة ما تبحث عنه في مربع البحث أعلى "غروب الشمس" ، "الكمبيوتر" ، بل حتى لونًا محددًا مثل الأزرق ، ثم انقر فوق السهم المتجه لأسفل داخل مربع البحث واضبط "النوع" "الحقل إلى" الصور والصور ". سيظهر لك Drive كل صورة تتطابق مع الوصف الذي أدخلته.

14 نصائح مفيدة للغاية من Google Drive 2

12. ينفد من الفضاء؟ دع القيادة حدد أكبر ملفاتك حتى تتمكن من رؤية ما يستهلك قدرتك التخزينية والعمل على تنظيف بعض الغرف. ابحث عن كلمة "التخزين" على الجانب الأيسر من الشاشة وانقر فوق المنطقة الموجودة تحتها مباشرةً ، حيث يتم عرض إجمالي سعة التخزين الحالي. تأكد من أن السهم المجاور لـ "التخزين المستخدم" يشير لأسفل على الشاشة التي تظهر بعد ذلك ، وإذا لم يكن كذلك ، فانقر فوقه مرة واحدة لتغيير اتجاهه. عندئذٍ ، ستظهر جميع ملفات Drive بترتيب حجمها ، بدءً من الأكبر والناقص من هناك.

تقاسم أكثر ذكاء

13. إذا كان لديك حساب G Suite مدفوع ، فيمكنك اختيار إتاحة ملف في تخزين Drive لديك لشخص آخر فقط لفترة زمنية محدودة. انقر بزر الماوس الأيمن (أو انقر مع الضغط على مفتاح Ctrl) على الملف وحدد "مشاركة" ، ثم اكتب الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد مشاركته وانقر على زر "إرسال". بمجرد الانتهاء من ذلك ، تعود إلى نفس قائمة المشاركة وهذه المرة ، انقر فوق "خيارات متقدمة". انظر أيقونة المؤقت بجانب اسم الشخص الذي تشاركه؟ انقر فوقه ، وستكون قادرًا على تحديد تاريخ تنتهي صلاحيته للوصول إليه. تأكد من النقر فوق الزر "حفظ التغييرات" بمجرد الانتهاء.

14. اللافت للنظر كما يبدو لأي شخص غير لوديتي ، لا يزال إرسال الفاكس مطلوبًا في بعض الأحيان في هذا العالم الرقمي المتمركز في عالمنا. لماذا احتفظ بجهاز فاكس قديم عالي الكعب ، عندما يمكنك ذلك ارسال الفاكسات مباشرة من Drive؟ هناك وظيفة إضافية تابعة لجهة خارجية تسمى HelloFax تقف على أهبة الاستعداد للقيام بجميع الأعمال القذرة نيابة عنك.

للبدء ، انقر فوق الزر "جديد" الكبير في الركن الأيمن العلوي من Drive ، وحدد "المزيد" ، ثم "توصيل المزيد من التطبيقات". ابحث عن "HelloFax" في النافذة التي تظهر ، ثم انقر فوق الزر "اتصال" الأخضر واتبع الخطوات لتخويل الخدمة.

الآن ، عندما تكون مستعدًا لإرسال رسالة فاكس ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي مستند أو ملف PDF أو أي ملف صديق آخر للفاكس داخل Drive ، حدد "فتح باستخدام" ، ثم حدد "HelloFax" من القائمة التي تظهر. سيطالبك التطبيق بالسماح له بالوصول في أول مرة تستخدمه ، وبعد ذلك يمكنك تحديد "مستند الفاكس" وملء المعلومات المناسبة لبدء تشغيل الفاكس.

إذا كنت بحاجة إلى إرسال أكثر من خمسة فاكسات شهريًا ، فسيتعين عليك إما دفع سعر الصفحة أو الاشتراك في خطة شهرية تتيح لك هذه الأخيرة أيضًا تسلم إرسال الفاكسات عبر إرسالها إلى رقم معين ثم إعادة توجيهها إليك كملفات PDF.

كل ما نفتقده هو صرير ثقب الأذن وأعتقد أننا يمكن أن نتفق جميعًا على أن هذا أمر جيد.