ستساعدك المقالة التالية: 15 أفضل الممارسات لمساعدتك على تحسين مهاراتك في إدارة الوقت
هل شعرت يومًا أنه ليس لديك الوقت الكافي لإنجاز كل شيء؟ هل تتمنى أن تكون هناك ساعات أكثر في اليوم؟ هل تتراكم المشاريع باستمرار وتقترب المواعيد النهائية، ولكن يبدو أنه لا يوجد شيء يكتمل في الوقت المحدد؟ إذا كان هذا يبدو مألوفًا، فقد ترغب في التفكير في تحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
يعد تحسين مهارات إدارة الوقت أمرًا ضروريًا للبقاء منتجًا وتحقيق النجاح. في استطلاع بواسطة Timewatchوقال 91% إن الإدارة الأفضل للوقت تؤدي إلى تقليل التوتر في العمل، بينما قال 90% إن الإدارة الأفضل للوقت تؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
باستخدام استراتيجيات إدارة الوقت الصحيحة، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك وتحقيق أهدافك اليومية. في هذه التدوينة، سنشارك 15 نصيحة لإدارة الوقت لمساعدتك على المضي قدمًا وزيادة إنتاجيتك اليومية.
تابع القراءة لمعرفة المزيد!
جدول المحتويات
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية التخطيط وممارسة الرقابة الواعية على مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة، وخاصة لزيادة الفعالية والكفاءة والإنتاجية. إنه يتضمن تحديد كيفية قضاء وقتك حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة منه.
إذا كنت تدير وقتك بشكل جيد، فهذا يعني أنك ستعرف بالضبط ما هي المهام التي تحتاج إلى القيام بها في أي وقت، وما إذا كان يتم إنجاز هذه المهام بفعالية خلال جدول زمني معقول.
على سبيل المثال، إذا كنت مديرًا تنفيذيًا أو مديرًا لشركتك أو قسمك، فقد لا يكون لديك الكثير من وقت الفراغ للتصميم. لمساعدتك، تقدم Wix بعض قوالب التصميم الممتازة لمساعدتك على تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟
إليك مدى فاعلية مهارات إدارة الوقت في رفع مستوى إنتاجيتك.
- يعد تحسين مهارات إدارة الوقت أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في المضي قدمًا في الحياة. يمكن أن يساعدك ذلك على أن تكون أكثر إنتاجية، وأن تفي بالمواعيد النهائية، وأن يكون لديك شعور أفضل بالتنظيم.
- الإدارة الجيدة للوقت تساعد على التحفيز. عندما يتم تنظيم كل شيء بشكل صحيح، فمن الأسهل أن تظل متحفزًا وتستمر في المضي قدمًا لتحقيق أهدافك بغض النظر عما يحدث على طول الطريق (حتى لو كانت هناك انتكاسات).
- الإدارة الجيدة للوقت تساعد على التنظيم. عندما تكون الأمور منظمة، يكون التفكير سهلاً وتكون المهام منظمة. لن يتمكن أي اضطراب أو تشتيت انتباه عن المهام الأخرى من التدخل في إنجاز العمل في الموعد المحدد!
- ستساعدك الإدارة الجيدة للوقت على تفويض المهام بشكل أكثر فعالية.
- الإدارة الجيدة للوقت تجعلك قادرًا على حل المشكلات بشكل جيد. ومع ذلك، فهو لا يحل كل مشكلة تواجهك بطريقة سحرية. ولكنه يمكن أن يساعدك في العثور على الحلول بسرعة وكفاءة أكبر عند حدوث المشكلات، وهو ما يهم.
- من خلال تنظيم وقتك، يمكنك توفير المزيد من الوقت للأنشطة الترفيهية وتجربة زيادة في الطاقة.
- مع مرور الوقت، تساعدك إدارة الوقت على أن تصبح أكثر استرخاءً وأقل قلقًا.
- لن تفوتك المواعيد أو المواعيد النهائية إذا كانت لديك مهارات فعالة في إدارة الوقت.
- يمكنك تقليل التوتر والإرهاق غير الضروريين من خلال إدارة وقتك بفعالية.
- عند التعامل مع المشاريع، تساعدك الإدارة الجيدة للوقت على رؤية الصورة الكبيرة. جميع الخطوات التي يتضمنها أي مشروع أو مهمة مرئية حتى تعرف أين تركز طاقتك واهتمامك على حل المشكلات عند ظهورها.
شاهد الفيديو الخاص بنا حول أفضل 10 أدوات وتطبيقات لإدارة الوقت لاكتشاف كيف يمكنك تبسيط سير عملك، والقضاء على عوامل التشتيت، وزيادة الإنتاجية.
فيما يلي مثال لقالب الجدول الزمني لمشروع Wix الذي سيساعدك على تصور كل خطوة من خطوات مشروعك.
عاجل مقابل مهم
عندما يتعلق الأمر بمعالجة مهامنا، قد يكون من الصعب في كثير من الأحيان تحديد الأولويات ومعرفة ما هو الأكثر إلحاحًا وأهمية. من السهل أن نشعر بالإرهاق والتشتت بسبب كل ما هو موجود على أطباقنا. إحدى الأدوات التي يمكن أن تساعدنا هي المصفوفة العاجلة والمهمة.
هذه المصفوفة، التي طورها دوايت د. أيزنهاور، الذي كان الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة من عام 1953 حتى عام 1961، تقسم المهام إلى أربع فئات:
- عاجل وهام
- ليست عاجلة ولكنها مهمة
- عاجل ولكن ليس مهم و
- ليست عاجلة وغير مهمة
دعونا نحلل كل فئة:
1. عاجل ومهم: تتطلب هذه المهام اهتمامك الفوري وإحساسك بالإلحاح. تشمل الأمثلة المشاريع المحددة بالمواعيد النهائية، والتعامل مع الأزمات، وتلبية أي احتياجات طبية.
2. ليست عاجلة ولكنها مهمة: المهام التي ليس لها موعد نهائي فوري ولكنها لا تزال مهمة. تشمل الأمثلة التخطيط للمشاريع طويلة الأجل، والعمل على الصيانة الوقائية وبناء العلاقات.
3. عاجل ولكن غير مهم: تبدو هذه المهام مهمة في ذلك الوقت ولكنها عادةً ليست أهم الأشياء التي يجب التركيز عليها. تشمل الأمثلة المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو التحقق من الرسائل أو حضور الاجتماعات التي لا تضيف قيمة إلى عملك.
4. غير عاجل وغير مهم: هذه المهام ليست ضرورية بالنسبة لك لإكمالها ويمكن في كثير من الأحيان تفويضها أو إلغاؤها. تشمل الأمثلة تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو مشاهدة التلفزيون أو ممارسة الألعاب.
ومن خلال فهم مصفوفة الأهمية العاجلة واستخدامها لتحديد أولويات مهامك، يمكنك التأكد من استمرار تركيزك على ما هو مهم حقًا وإنجاز المزيد خلال وقتك المحدود.
فيما يلي رسم بياني يوضح كيفية تصنيف المهام حسب درجة إلحاحها.
15 أفضل الممارسات والنصائح لإدارة الوقت
فيما يلي بعض الاستراتيجيات الرائعة لإدارة الوقت والتي ستساعدك على تحقيق أهدافك.
1. قم بإنشاء قائمة المهام اليومية
يعد إنشاء قائمة مهام يومية أحد أفضل الطرق لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت. يمنحك خطة واضحة للمهام التي تحتاج إلى إكمالها وبأي ترتيب يجب القيام بها. كما أن إنشاء قائمة المهام يبقيك متحفزًا وعلى المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.
ابدأ كل يوم بإعداد قائمة بكل ما تحتاج إلى إنجازه. حدد أهدافًا واقعية، وقم بتقسيمها إلى خطوات يمكن التحكم فيها، وقم بجدولة كل خطوة في التقويم الخاص بك.
يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل كتابة مهامك اليومية حسب الأولوية ثم التحقق منها عند الانتهاء منها. أو يمكن أن يكون شيئًا أكثر تفصيلاً، مثل ترميز التقويم الخاص بك بالألوان ليعكس المشاريع المختلفة التي تقوم بها في العمل. وفي كلتا الحالتين، فإن إنشاء قائمة مهام تناسبك سيساعد في إبقائك منظمًا ومطلعًا على الأمور.
2. تعيين حدود زمنية للمهام
من أهم مهارات إدارة الوقت تحديد حدود زمنية للمهام. هذا يعني أنك بحاجة إلى أن تكون واقعيًا وصادقًا بشأن مقدار الوقت الذي ستستغرقه المهمة لإكمالها ثم الالتزام بإكمالها خلال ذلك الوقت. من خلال تحديد حدود زمنية للمهام، يمكنك التركيز على إكمال مهمة واحدة في كل مرة بدلاً من محاولة القيام بكل شيء مرة واحدة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن تحديد حدود زمنية يمنحك شيئًا تهدف إليه ويجعل من السهل عليك البقاء متحفزًا وعلى المسار الصحيح. يمكنك أيضًا استخدام مؤقت لمساعدة نفسك على الالتزام بأهدافك المحددة.
قم بتدوين المواعيد النهائية لكل مهمة وأضف ملاحظات بجانبها، مثل “الاتصال الساعة 2 ظهرًا” أو “التوصيل الساعة 3 عصرًا” لضمان عدم تفويت أو نسيان أي شيء!
يمكنك البدء في إنشاء الجداول الزمنية اليومية باستخدام قالب الجدول الزمني لجدول Wix.
3. تحديد الأولويات
حدد أولويات ما عليك القيام به، حدد أولويات مهامك، حدد أولويات مشاريعك، حدد أولويات أهدافك ووقتك. قم بإعطاء الأولوية لكل هذه الأشياء حسب الأهمية لأنه إذا لم تفعل ذلك فسيكون الأمر مربكًا ومربكًا. لن تعرف من أين تبدأ أو كيف تنتهي.
يمكنك استخدام قالب المعلومات البياني هذا لإنشاء جدول زمني لأنشطتك بناءً على الأولوية.
4. خذ فترات راحة
عندما يتعلق الأمر بمهارات إدارة الوقت، فإن أخذ فترات راحة يعد من أهم النصائح التي يمكنك اتباعها. تمنحك فترات الراحة فرصة لإعادة ضبط النفس وإعادة التركيز، مما يقلل من خطر الإرهاق ويساعدك على البقاء منتجًا.
ولكن كم مرة يجب أن تأخذ استراحة؟ تشير الأبحاث إلى أن تناول استراحة كل 90 دقيقة يمكن أن يؤدي إلى زيادة اليقظة وتحسين التركيز.
عند أخذ قسط من الراحة، حاول الابتعاد عن مكتبك لمدة 10 دقائق على الأقل. حاول قضاء فترات راحتك في القيام بشيء ممتع وإيجابي. يمكن أن يكون ذلك بمثابة نزهة قصيرة، أو تناول وجبة خفيفة أو قهوة، أو إجراء محادثة مع صديق، أو حتى مجرد النهوض من مكتبك وممارسة تمارين التمدد. سيمنح هذا عقلك بعض الوقت للاسترخاء وإعادة الشحن، مما يسمح لك بالعودة إلى العمل بعقل منتعش.
5. تفويض المهام
تفويض المهام يمكن أن يسمح لك بتحرير وقتك والتركيز على أشياء أكثر أهمية. ويمكن أن يساعد أيضًا في ضمان إكمال المهام المهمة على الفور.
للتفويض بفعالية، من المهم اختيار الأشخاص المناسبين لهذا المنصب. تأكد من أن لديهم المهارات والمعرفة والخبرة اللازمة لإكمال المهمة.
عند تفويض المهام، قدم تعليمات وتوقعات واضحة. اشرح ما يجب القيام به، ومتى يجب القيام به، ولماذا يجب القيام به. حدد مواعيد نهائية معقولة وقم بتوفير الموارد إذا لزم الأمر. يمكنك تزويد فريقك بتوجيه أفضل من خلال تطوير مخططات إدارة المشروع.
يعد مخطط جانت، وهو أحد أكثر مخططات إدارة المشاريع شيوعًا وفعالية، مصدرًا مفيدًا للغاية عند تفويض المهام. مع ميزة Wix التعاونية، أصبح تفويض المهام بمثابة نزهة في الحديقة. يمكنك وضع علامة على أعضاء الفريق وتعيين المهام وترك التعليقات وحل التعليقات والمزيد.
6. القضاء على الانحرافات
أحد الجوانب الرئيسية لإدارة الوقت هو القضاء على الانحرافات. نختبرها جميعًا، بدءًا من رنين هواتفنا إلى صوت التلفزيون أو كومة الأوراق الموجودة على مكاتبنا. كل هذه الانحرافات يمكن أن يكون لها تأثير كبير على إنتاجيتنا وتمنعنا من تحقيق أهدافنا.
فيما يلي بعض النصائح حول كيفية المساعدة في التخلص من عوامل التشتيت حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتك وزيادة إنتاجيتك:
- قم بإنشاء مساحة عمل خالية من التشتيت. إن وجود مساحة عمل مخصصة منفصلة عن الأنشطة الأخرى يساعد في الحد من عوامل التشتيت ويضمن قدرتك على الاستمرار في التركيز.
- قم بإيقاف تشغيل الإشعارات وحدد وقتًا محددًا للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يكون التحقق من رسائل البريد الإلكتروني طريقة سهلة للانتباه، لذا فإن تخصيص وقت محدد لفحصها يمكن أن يساعد في الحفاظ على تركيزك على المهام الأكثر أهمية.
- الاستفادة من سماعات إلغاء الضوضاء. يمكن أن يكون الاستماع إلى الموسيقى أو الضوضاء البيضاء طريقة رائعة لمنع التشتيت والمساعدة في الحفاظ على التركيز.
7. احتفظ بسجل للوقت
إحدى أفضل الطرق للتعامل بشكل أفضل مع كيفية قضاء وقتك هي الاحتفاظ بسجل للوقت. إن تدوين المهام التي تكملها على مدار اليوم يمكن أن يساعدك على أن تصبح أكثر وعيًا بمقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة، مما يسمح لك بإجراء التعديلات حسب الضرورة.
ابدأ بكتابة جميع المهام التي تقوم بها خلال اليوم بزيادات مدتها 30 دقيقة. بعد بضعة أيام، يجب أن تبدأ في رؤية الأنماط المتعلقة بكيفية قضاء وقتك. سيسمح لك ذلك بتحديد المجالات التي يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
على سبيل المثال، إذا وجدت أنك تقضي الكثير من الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي، فاضبط مؤقتًا وامنح نفسك وقتًا محددًا لاستخدامه كل يوم. ستفاجأ بمدى الوقت الإضافي الذي لديك عندما تبدأ في إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية!
8. تجنب تعدد المهام
يعد تعدد المهام نشاطًا يشعر الكثير من الأشخاص أنه يجب عليهم الانخراط فيه، ولكنه في الواقع طريقة مؤكدة لإبطاء كفاءتك وإنتاجيتك.
تعدد المهام يمكن أن يكون مرهقًا. أظهرت الأبحاث أنه عندما ننتقل بين المهام بشكل متكرر أو سريع (كما يحدث عند القيام بمهام متعددة)، تزيد مستويات التوتر لدينا بشكل كبير لأننا لا نعرف ما سيأتي بعد ذلك وتحاول أدمغتنا باستمرار مواكبة التغييرات من حولها.
من خلال محاولتك القيام بأشياء متعددة في وقت واحد، فمن المحتمل أن ينتهي بك الأمر إلى القيام بها جميعها بشكل سيء. بدلاً من تعدد المهام، من الأفضل التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، ثم الانتقال إلى المهمة التالية.
9. الاستفادة من التكنولوجيا
استفد من الأدوات التقنية مثل تطبيقات قائمة المهام أو التذكيرات أو التنبيهات لمساعدتك في الحفاظ على تنظيمك وعلى المسار الصحيح.
فيما يلي بعض أفضل الممارسات للاستفادة من التكنولوجيا لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت:
- استفد من تطبيقات التقويم. استثمر في تطبيق تقويم جيد لتتبع المهام القادمة والمواعيد النهائية والمواعيد. تأكد من ضبط التذكيرات مسبقًا للبقاء على اطلاع على التزاماتك.
- استخدم أدوات إدارة المهام عبر الإنترنت. تتوفر العديد من الأدوات عبر الإنترنت لمساعدتك في إدارة المشاريع والمهام والمواعيد النهائية. يمكن أن تشمل هذه الأنظمة الأساسية لإدارة المشاريع والتطبيقات الخاصة بالمهام والبرامج مثل Asana أو Trello.
- استخدم تطبيق الموقت. يمكن أن تكون تطبيقات المؤقت مفيدة بشكل لا يصدق للبقاء في المهمة والوفاء بالمواعيد النهائية. اختر واحدًا يسمح لك بتحديد أهداف محددة بوقت، وتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر وتتبع التقدم الذي تحرزه.
- استفد من برامج تتبع الإنتاجية. يمكن أن يساعدك برنامج تتبع الإنتاجية في قياس مدى إنتاجيتك كل يوم وأسبوع وشهر. يمكن أن تساعدك هذه البيانات في ضبط أسلوبك في إدارة الوقت والاستفادة بشكل أفضل من وقتك.
- الاستفادة من أدوات الأتمتة. يمكن أن تكون أدوات الأتمتة مفيدة بشكل لا يصدق لأتمتة المهام الدنيوية والقضاء على عوامل التشتيت.
10. استخدم المخطط
يعد استخدام المخطط أحد أفضل الطرق لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت. يمكن أن يساعدك المخطط في تقسيم المهام إلى خطوات أصغر يمكن تحقيقها وتتبع التقدم بمرور الوقت. من خلال رؤية جميع المهام والمواعيد النهائية في مكان واحد، يمكنك بسهولة التخطيط ليومك أو أسبوعك أو شهرك وتتبع كيفية قضاء وقتك.
11. كافئ نفسك
عندما تتابع تقدمك، امنح نفسك مكافآت مقابل تحقيق أهدافك. سيساعدك هذا على تحفيزك ويساعدك على البقاء على اطلاع بأهداف إدارة وقتك.
12. تعلم أن تقول “لا”
أحد أصعب عناصر الإدارة الجيدة للوقت والتي غالبًا ما يتم التغاضي عنها هو تعلم كيفية قول “لا” للطلبات التي ستستغرق وقتًا بعيدًا عن مهامك. إن تعلم أن تكون حازمًا ومريحًا بقول “لا” يمكن أن يساعدك على تحديد أولويات وقتك وإدارته بشكل أفضل.
عند تقييم الطلبات، فكر في ما إذا كانت متوافقة مع قيمك وأولوياتك. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون من الأفضل الرفض بأدب أو إيجاد طريقة أخرى لتفويض المسؤولية. لا تأخذ على عاتقك أكثر مما يمكنك التعامل معه أو تلزم نفسك بمهام لن تساهم في تحقيق أهدافك العامة.
13. لا تبالغ في تحسين جدولك الزمني
لا تضيف وقتًا إضافيًا لمجرد أنك تعتقد أنه ستكون هناك حاجة إليه. لكن لا تقلل من التحسين أيضًا! يجب عليك دائمًا أن تحاول التنبؤ بالمهام التي ستستغرق وقتًا أطول من غيرها، وأن تضع في الاعتبار تلك الموجودة في خطتك.
لا تفترض أبدًا أن شيئًا ما سيكون سريعًا أو سهلاً. إذا كان هناك أي شك حول ما إذا كان يمكن القيام بشيء ما خلال فترة زمنية معينة أم لا، فاكتب ملاحظة في التقويم الخاص بك حتى لا يكون هناك أي ارتباك لاحقًا عندما يأتي وقت الذروة!
14. حافظ على مساحة العمل الخاصة بك منظمة
عندما لا تتمكن من العثور على ما تحتاجه على الفور، فقد يؤدي ذلك إلى مقاطعة سير عملك ويؤدي إلى ضغوط غير ضرورية.
لزيادة الوقت إلى أقصى حد، قم بتنظيم مساحة العمل الخاصة بك حسب الوظيفة. إذا كانت جميع الأدوات أو المستلزمات معطلة، فسيكون من الصعب عليك العثور على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه.
بدلاً من ذلك، حاول تنظيمها وفقًا لعدد مرات استخدامها. على سبيل المثال، احتفظ بالأقلام بالقرب من الكمبيوتر والملاحظات اللاصقة أعلى الشاشة بحيث تكون في متناول يدك دائمًا عند الحاجة.
15. لا تشدد على الكمال
واحدة من أكبر المزالق في إدارة الوقت هي الكمالية. يميل الباحثون عن الكمال إلى الانشغال بالتفاصيل، مما يؤدي بهم إلى المماطلة في المهام الأكبر التي بين أيديهم. لا تقع في هذا الفخ!
بدلاً من ذلك، ركز على البدء وإحراز التقدم. بمجرد قيامك بإنشاء شيء ما، بغض النظر عن مدى عدم اكتماله، يمكنك دائمًا تحسينه لاحقًا.
توفير الوقت في إنشاء وإدارة المشاريع مع Wix
باستخدام هذه الاستراتيجيات البسيطة، يمكنك تحسين مهاراتك في إدارة الوقت وزيادة إنتاجيتك. قد يستغرق الأمر بعض الممارسة لتعتاد عليه، ولكن بمجرد العثور على روتين يناسبك، ستتمكن من تحقيق المزيد بوقت وطاقة أقل.
في حين أن إدارة وقتك قد تبدو وكأنها تتطلب الكثير من العمل، فإن Wix تجعل الأمر سهلاً. يمكنك بسهولة تنظيم وإدارة أنشطتك التسويقية باستخدام قوالب إدارة المشاريع الخاصة بنا. يمكنك تحقيق ذلك حتى لو لم تكن لديك معرفة سابقة بالتصميم بسبب تصميمه سهل الاستخدام.
ابدأ في توفير الوقت في إدارة مشروعك من خلال الاشتراك في قوالب مدير المشروعات الشاملة من Wix اليوم!
