الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

25 نصيحة لآداب البريد الإلكتروني

ستساعدك المقالة التالية: 25 نصيحة لآداب البريد الإلكتروني

من المحتمل أنك ترسل العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، ولكن هل يتم استقبال رسائلك بشكل جيد؟ هل بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تثير غضب الأشخاص فحسب؟ ربما تكون قد انتهكت بعض القواعد الأساسية لآداب البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

يتلقى فريق التحرير لدينا مئات رسائل البريد الإلكتروني ويرسلها يوميًا. لقد رأينا الجيد والسيئ والقبيح. لذلك، توصلنا إلى إرشادات حول آداب البريد الإلكتروني التي يجب على رجال الأعمال اتباعها لإجراء اتصالات قوية عبر البريد الإلكتروني.

إرشادات آداب البريد الإلكتروني للأعمال

فيما يلي 25 إرشادات حول آداب البريد الإلكتروني التي قد ترغب في أخذها في الاعتبار بالنسبة لشركتك الصغيرة.

احصل على التحية والإغلاق الصحيح

تبدأ كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة بالتحية والاختتام المناسبين. أ استطلاع رؤى Perkbox من بين 1,928 متخصصًا، وجدوا أن هناك تفضيلًا حقيقيًا لبعض رسائل الترحيب والإغلاق عبر البريد الإلكتروني مقارنة بأخرى. ما يقرب من نصف الذين شملهم الاستطلاع يفضلون رسائل البريد الإلكتروني التي تبدأ بتحية “مرحبا”. تشمل التحيات الشائعة الأخرى ما يلي:

  • صباح الخير/مساء الخير (48%)
  • مرحبا (21%)
  • عزيزي (20%)

عندما يتعلق الأمر بالتعبيرات الختامية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، فضل المشاركون في الاستطلاع ما يلي:

  • مع تحياتي (69%)
  • شكرًا أو شكرًا مرة أخرى (46%)
  • تحياتي (31%)
  • شكرا مقدما (21%)
  • أطيب التمنيات (20%)

وما هي أسوأ طريقة لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل؟ تم تصنيف “الحب” و”الدفء” وعدم استخدام تسجيل الخروج على أنها أسوأ الطرق للإغلاق.

لا تترك الناس معلقين

قم بتأكيد استلام الرسائل التي لا يمكنك الوصول إليها على الفور. دع المرسل يعلم أنك حصلت عليه وسوف يرد عليك في وقت لاحق. أخبرهم متى يتوقعون ذلك. حدد التاريخ والوقت والتزم بهما.

عندما تذهب في إجازة أو خارج المكتب لأكثر من يوم أو يومين، قم بإعداد رد خارج المكتب أو رسالة خارج المكتب حتى يحصل الأشخاص على إقرار سريع. قم بتضمين التاريخ الذي ستعود فيه إلى المكتب والوقت الذي تتوقع فيه الرد. امنح الأشخاص جهة اتصال بديلة للأمور العاجلة في حالة احتياجهم إلى الوصول إلى شخص ما في شركتك على الفور.

الحد من المختصرات والمصطلحات

قبل استخدام الاختصارات والمختصرات التجارية أو المصطلحات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، ضع في اعتبارك معرفة المستلم. إذا كنت تتعامل مع عملاء في صناعات مختلفة، على سبيل المثال، فقد ترغب في تضمين معلومات أكثر مما تفعل مع زملائك في العمل. الإفراط في استخدام الاختصارات يؤدي إلى خروج الأشخاص من المحادثة.

استخدم “الرد على الكل” فقط عند الضرورة

عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني تتضمن عدة أشخاص، قد تميل إلى الرد على الجميع فقط. ولكن هذا يمكن أن يؤدي إلى إضاعة الكثير من الوقت للمستلمين إذا لم تكن الرسالة ذات صلة بهم. قد يكون الأمر محرجًا أيضًا إذا كان ردك ينقل معلومات حساسة عن الشركة ويذهب إلى العميل الذي يتم نسخه. لذا كن حذرًا واضغط على “الرد على الكل” فقط عندما يكون ذلك ضروريًا للغاية.

استخدم ميزة التراجع عن الإرسال

يتمتع بعض عملاء البريد الإلكتروني مثل Gmail بميزة تسمح لك بالتراجع عن إرسال بريد إلكتروني لمدة تصل إلى 30 ثانية. إذا نسيت التحقق من الأخطاء المطبعية أو المرفقات، فتصرف بسرعة ويمكنك إلغاء إرسال البريد الإلكتروني قبل وصوله إلى الطرف الآخر وإجراء التصحيحات.

انتظر 24 ساعة قبل إرسال الرسائل العاطفية

إذا وجدت نفسك في موقف تميل فيه إلى إرسال بريد إلكتروني غاضب أو عاطفي، فقم بصياغة رسالتك. تجنب الضغط على إرسال حتى تبتعد لمدة يوم لتصفية ذهنك. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل خالية من المشاعر السلبية. من المؤلم أن يتلقى الآخرون كلمات عاطفية.

تجنب استخدام كافة الأحرف الاستهلالية

لا تنزعج من استخدام CAPS LOCK، حيث إن 67% من الأشخاص لا يمكنهم تحمله وفقًا للاستطلاع. استخدم دائمًا حالة الجملة. يمكن للأحرف الكبيرة إضافة التركيز. لكن من الممكن أيضًا أن يظهروا على أنهم صراخ. فكر في استخدام الخط المائل أو اللون للتمييز.

اختصر

يقول حوالي 29% من الأشخاص أنهم لا يستطيعون تحمل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. هل تريد حقًا أن تفقد ما يقرب من ثلث القراء فقط بسبب حجم الرسالة؟ احترم وقت فريقك وزملاء العمل. استخدم فقرات قصيرة وتنسيقات مثل النقاط التي تجعل من السهل تصفح رسائل البريد الإلكتروني.

بدلاً من إرسال بريد إلكتروني طويل، جرّب بديلاً: مكالمة فيديو، أو اجتماع وجهاً لوجه، أو مكالمة هاتفية. إذا كان يجب أن يكون كتابيًا، فقم بإنشاء تقرير منفصل في مرفق أو مستند سحابي مشترك.

سطر الموضوع الواضح أمر لا بد منه

يجب أن تعكس سطر الموضوع المحتوى بدقة. يعد سطر الموضوع الواضح بمثابة مجاملة لإعلام المستلم بما يمكن توقعه قبل فتح رسالتك. والأكثر من ذلك، أنه قد يحدث فرقًا بين الأشخاص الذين يفتحون بريدك الإلكتروني، أو يتجاهلونه.

لا تشارك المعلومات السرية

من السهل جدًا إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ومشاركتها، أو إرسالها عن طريق الخطأ إلى الشخص الخطأ. معظم رسائل البريد الإلكتروني ليست بالتنسيق الصحيح لمشاركة المعلومات السرية.

استخدم الفكاهة بحذر

قد تميل إلى إضافة القليل من المرح أو الفكاهة إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ولكن بدون لغة الجسد، قد يكون من الصعب فك رموز الفكاهة والنبرة في رسائل البريد الإلكتروني. لا تستخدم النكات مطلقًا إلا إذا كانت لديك علاقة جيدة مع المتلقي.

الحد من الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية

عندما يتعلق الأمر بالرموز التعبيرية والوجوه الضاحكة والرموز التعبيرية، احتفظ بها في المحادثات مع الأصدقاء وزملاء العمل المقربين. قد يرى العملاء وآفاق المبيعات أنهم غير محترفين.

لا تتعجل مع التذكيرات

امنح المستلم يومًا أو يومين للرد، اعتمادًا على نوع الاستفسار. قد يشعر المستلم بالعقاب من خلال تلقي تذكير عندما يكون خارج المكتب أو في الاجتماعات طوال اليوم.

وأيضًا، قبل إرسال رسائل التذكير، يرجى التحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها أو الرسائل غير المرغوب فيها. ضع نفسك مكان المستلم. هل سبق أن اشتكى أي شخص من عدم تلقي إحدى رسائلك، مما أجبرك على بذل قصارى جهدك لإعادة إرسالها، فقط لترد بعد ذلك “أوه، لقد كانت في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها”. ربما شعرت بالانزعاج قليلًا وفكرت: “لماذا لم تنظر هناك في المقام الأول؟”

كن حذرا مع BCC

يرمز BCC إلى النسخة الكربونية العمياء ويعني أن الآخرين لا يرون الشخص الذي تم نسخه بشكل أعمى في قائمة المستلمين. تعد نسخة BCC آدابًا جيدة إذا كنت تريد إبلاغ الأشخاص الآخرين في مؤسستك وحماية أسمائهم أو مناصبهم أو عناوين بريدهم الإلكتروني من الذهاب، على سبيل المثال، إلى مندوب مبيعات لمورد خارجي. ولكن يمكن أن تكون عملية التواصل السلبي (BCC) آدابًا سيئة إذا كان هدفك هو أن تكون مخادعًا وأن تتجاهل ظهر زميلك في العمل. كيف سيكون شعورك إذا علم زميلك في العمل أن رئيسه كان مقلدًا بشكل أعمى؟ إذا كان من الممكن أن يزعجه، فلا تستخدمه.

أضف رسالة شخصية عند إعادة التوجيه

عندما تجد أنه من الضروري إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى زميل في العمل، أضف مقدمة في الأعلى بدلاً من الضغط على إرسال فقط. لا تجبر زملائك على قراءة سلسلة رسائل بريد إلكتروني غير مألوفة بدون سياق. ضع في اعتبارك أيضًا تغيير عنوان سطر الموضوع بحيث يكون أكثر منطقية.

أضف عنوان البريد الإلكتروني الأخير

إذا كنت تقوم بصياغة رسالة بريد إلكتروني جديدة تمامًا، فابدأ بالموضوع والمحتوى قبل إضافة عناوين البريد الإلكتروني. سيمنعك هذا من إرسالها عن طريق الخطأ في وقت مبكر جدًا، ومن الاضطرار إلى إضاعة وقت الجميع في مطالبتهم بتجاهل رسالتك غير المكتملة.

لديك دعوة واضحة للعمل

ماذا تريد من المستلم أن يفعل برسالتك، إن وجدت؟ إذا كان الأمر يتعلق فقط بإبلاغ الشخص الآخر، فاذكر ذلك. لكن إذا كنت تتوقع ردًا أو قرارًا أو أي شيء آخر، فكن واضحًا تمامًا. إنه لأمر مدهش عدد رسائل البريد الإلكتروني الغامضة بشأن ما يُطلب من المستلم القيام به (أو عدم القيام به).

تضمين معلومات الاتصال

يقول ثلاثة وعشرون بالمائة من مستخدمي البريد الإلكتروني إنه من الآداب السيئة عدم وجود حظر لتوقيع البريد الإلكتروني. توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي مع المعلومات ذات الصلة لا يجعلك تبدو أكثر احترافية فحسب؛ كما أنه يسهل الأمر على الشخص الذي تتصل به.

قم بتضمين المعلومات ذات الصلة مثل رقم هاتفك وموقع الشركة الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي حتى يتمكنوا من التواصل بسهولة إذا كانت لديهم أسئلة إضافية. إذا كانت رسالتك الإلكترونية تتضمن تعليمات محددة لشخص ما للاتصال بك أو الاتصال بك بطريقة أخرى، فقم بتضمين هذه التفاصيل في النص أيضًا.

التمسك بالأبيض والأسود

يحاول بعض الأفراد إضافة بعض الإثارة إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بألوان أو خطوط أو عناصر تصميم فريدة. ولكن هذا يمكن أن يفرك بعض المتلقين بطريقة خاطئة. والأنماط التي تعجبك قد تجعلها أقل جاذبية للآخرين.

تجنب استخدام ألوان الخطوط وأنماط الخلفية الفريدة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. الكلاسيكي بالأبيض والأسود هو الأسهل في القراءة. وقم بإقرانها بالخطوط الأساسية مثل Times New Roman. يمكن أن يساعدك هذا في ترك انطباع احترافي، سواء كنت تتواصل مع الموظفين أو الشركاء. .

الحد من علامات التعجب

يستخدم البعض علامات التعجب لإظهار الإثارة أو التعبير عن الود. ومع ذلك، ينبغي استخدامها باعتدال في البريد الإلكتروني المهني. في الواقع، يقول 16% أن علامة الترقيم هذه غير مقبولة بينما 48% سيتسامحون مع علامة ترقيم واحدة فقط لكل بريد إلكتروني.

ضع في اعتبارك نبرة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، قد تحتوي رسالة البريد الإلكتروني التي تعلن عن منتجات أو خدمات جديدة ومثيرة على أكثر من مجرد رسالة بريد إلكتروني حول مشكلة تواصل الموظف. ثم اقرأه في النهاية للتأكد من أنه ليس مليئًا بالإثارة الزائدة.

التدقيق اللغوي

أنت لا تريد أن تأخذ الوقت الكافي لصياغة رسالة بريد إلكتروني رائعة فقط لتمتلئ بالأخطاء الإملائية والنحوية. خذ دقيقة من وقتك للتدقيق اللغوي والتدقيق الإملائي قبل الإرسال حتى تتمكن من اكتشاف أي أخطاء محتملة. ابحث عن المشكلات الإملائية والنحوية.

بالإضافة إلى ذلك، اقرأ رسالتك مع مراعاة الطريقة التي سيقرأها بها المستلم. فكر في النغمة للتأكد من عدم فهمها بطريقة مختلفة.

ثم ارجع وتأكد من كتابة اسم الشخص بشكل صحيح في بريدك الإلكتروني. لا يمكنك أن تكون حذرًا جدًا في هذه الحالة. اختر أيضًا عنوان البريد الإلكتروني الصحيح — فمن المحرج إرساله إلى حسابات بريد إلكتروني خاطئة.

اعرف متى تكون رسميًا

اجعل الأمور أكثر رسمية مع الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني للمرة الأولى. أخطأ في أن تكون أكثر رسمية واحترافية مع العملاء والرؤساء أيضًا. تظهر الشكلية الاحترام ومن غير المرجح أن يساء تفسيرها.

بمجرد أن تتعرف على شخص ما أكثر، يمكنك أن تصبح أقل رسمية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الأسماء الأولى أو اللقب بدلاً من الأسماء الكاملة. أو يمكنك تقصير التحية أو تسجيل الخروج مع الأشخاص الذين تتواصل معهم بانتظام.

لا تنسى أن تعلق

من الشائع إلى حد ما أن تقول أنك تقوم بإرفاق شيء ما ثم تنسى القيام بذلك بالفعل. هذا لا يجعلك تبدو كثير النسيان فحسب؛ كما أنه يجبر المستلم على التواصل مع تذكير. لذا تأكد جيدًا قبل الإرسال.

بالإضافة إلى ذلك، قم بتسمية المرفقات الخاصة بك بشكل مناسب إذا كان هناك العديد منها. وهذا يسمح لهم بتجنب فتح كل واحدة لمعرفة ما هي عليه. ويمكن أن يساعدهم أيضًا على تجنب فتح المرفقات التي تحتوي على فيروسات أو برامج ضارة. إذا كان ذلك ممكنًا، أرسل ملفات PDF بدلاً من الملفات التي تتطلب برنامجًا معينًا حتى لا يحتاجوا إلى تنزيل إضافات لرؤية ما أرسلته.

فكر في الثقافات واللغات المختلفة

قد تتواصل أحيانًا مع أفراد من ثقافات أو خلفيات مختلفة عبر البريد الإلكتروني. لذا تأكد من مراعاة ذلك عند صياغة ردودك حتى لا يشعر أحد بالإهانة أو الارتباك.

على سبيل المثال، استخدم مصطلحات بسيطة ومعترف بها على نطاق واسع بدلاً من اللغة العامية التي تركز على أمريكا. إذا كنت تتواصل بانتظام مع فرق أو مستلمين في بلد معين، فابحث عن معلومات حول تلك الثقافة لتكون أكثر تحديدًا وتجنب سوء التواصل.

ابدأ سلسلة بريد إلكتروني جديدة للمواضيع الجديدة

عند مراسلة شخص ما عبر البريد الإلكتروني بشكل متكرر، قد يكون من المغري الاستمرار في سلسلة واحدة فقط بشكل مستمر. ولكن هذا قد يجعل من الصعب الحفاظ على محادثاتك منظمة. لذا ابدأ سلسلة جديدة لكل موضوع جديد.

وعلى نفس المنوال، لا تعيد توجيه الرسائل إلا عند الضرورة القصوى. وتجنب الضغط على الرد على الكل عندما تحتاج فقط إلى إرسال رسالة إلى واحد أو اثنين من المستلمين في سلسلة بريد إلكتروني.

الإرشادات: ما يجب فعله/لا تفعله، معلومات إضافية
التحية والاختتام– استخدم التحيات والاختتامات المناسبة.
– تجنب التحيات أو الإغلاقات غير اللائقة.
تفضيلات الاستطلاع: “مرحبًا”، “صباح الخير/بعد الظهر”، وما إلى ذلك.
تأكيد الاستلام وخارج المكتب– تأكيد الاستلام وتحديد الإطار الزمني للرد.
– تعيين ردود خارج المكتب أثناء الإجازات.
تقديم تاريخ العودة والاتصال البديل خلال OOO.
الحد من المختصرات والمصطلحات– استخدم لغة واضحة.
– تجنب الاختصارات والمصطلحات المفرطة.
قم بتكييف اللغة بناءً على المعرفة الصناعية للمستلم.
استخدم “الرد على الكل” فقط عند الضرورة– كن حذرًا مع “الرد على الكل”.
– تجنب إرسال رسائل بريد إلكتروني غير ذات صلة للجميع.
منع إضاعة الوقت والإحراج المحتمل.
استخدم ميزة التراجع عن الإرسال– التصرف بسرعة للتراجع عن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة لإجراء التصحيحات.متوفر في بعض عملاء البريد الإلكتروني مثل Gmail.
انتظر 24 ساعة قبل إرسال الرسائل العاطفية– تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني العاطفية على الفور.حافظ على نبرة احترافية في رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل.

ما الذي يجب فعله وما لا يجب فعله في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل؟

دوس:

  • حافظ على احترافية المراسلات التجارية.
  • قم بإنشاء رسائل بريد إلكتروني تحترم وقت الأشخاص.
  • التزم بالموضوع ودخل في صلب الموضوع.

ما لا ينبغي:

  • لا تبالغ في استخدام الرموز التعبيرية أو علامات التعجب.
  • لا تستخدم اللغة العامية مع العملاء أو شركاء العمل الذين لا تعرفهم جيدًا.
  • لا تستخدم الكلمات العاطفية.
  • لا تستخدم السخرية، وكن حذرًا فيما يتعلق بالفكاهة والنبرة حتى لا تسيء عن غير قصد عند إرسال بريد إلكتروني.

ما هي فوائد آداب البريد الإلكتروني؟

هناك خمس مزايا لاعتماد قواعد آداب البريد الإلكتروني:

  • احترافية.
  • تحسين صورة الشركة.
  • استجابة أفضل لرسائل المبيعات.
  • الكفاءة التنظيمية وتوفير الوقت.
  • تقليل المسؤولية في مكان العمل عن طريق تجنب النبرة غير المناسبة أو التفسير الخاطئ.
ما لا يجب فعله
حافظ على احترافية مراسلاتك التجارية.الإفراط في استخدام الرموز التعبيرية أو علامات التعجب.
أنشئ رسائل بريد إلكتروني تحترم وقت الأشخاص.استخدم اللغة العامية مع العملاء أو الزملاء غير المألوفين.
التزم بالموضوع ودخل في صلب الموضوع.استخدم الكلمات العاطفية.
استخدم السخرية أو الفكاهة المسيئة أو اللهجة غير الواضحة.

المزيد من نصائح الآداب:

نصائح آداب المكتب

آداب الاجتماع عبر الإنترنت