ستساعدك المقالة التالية: 4 خطوات سهلة تشرح كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية في عملك
إجراءات التشغيل القياسية هي طريقة لتطوير العمليات تساعد المديرين على تنظيم عمل فريقهم.
العمل المخصص لكل موظف هو فوائد موثقة لكل من الموظفين والمالكين. يؤدي إنشاء إطار عمل لإجراءات التشغيل القياسية (SOP) ومتابعته إلى تطوير إحساس إيجابي بالعمل الجماعي الذي يؤدي إلى تحسين كفاءة القوى العاملة لديك. لذا، سنتعرف هنا على كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) في الأعمال التجارية.
أولاً، نشرح ما هي إجراءات التشغيل القياسية (SOP) بعد ذلك نناقش كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) في عملك. لذا فإن إجراءات التشغيل القياسية هي تنسيق محدد يحدد عمل أي موظف في المؤسسة. لا يمكن إنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) بين عشية وضحاها، فهذه التنسيقات غير متوفرة في أي مكان ولكن داخل مؤسستك.
عليك أن تنتبه إلى تفاصيل العمل، وتتحقق من كل خطوة من المهام التي يؤديها الموظفون، وتتحقق من مدى ارتباط ذلك بهدف مؤسستك ومن ثم يمكنك إنشاء هذه التنسيقات.
كل عمل لديه عمليات محددة لإكمال المهام المختلفة، ووضع هذه المهام كتابيًا يؤدي إلى الأداء. إن إعطاء الموظفين تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية أداء المهام اليومية يمكن أن يساعد الموظفين على التكيف مع عملهم.
على سبيل المثال، إذا كان لديك خمسة منتجات بنطاقات أسعار متشابهة، فلتتبع مبيعاتها، يتعين عليك الاحتفاظ بسجلات مختلفة. أثناء مجموعة إجراءات التشغيل القياسية (SOP) التي قدمتها لموظفيك، سيتم إزالة جميع شكوكهم ولن تشعر بالانزعاج عندما يتعثرون.
لذا تعرف على كيفية فهم هذه الخطوات الأربع حول كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) في عملك لإكمال المهام اليومية.
كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) للأعمال؟
كل عمل لديه مهام وعملية محددة لإكمال هذه المهام. ولكن إليك بعض الخطوات التي تساعدك أنت وموظفيك على القيام بالمهام اليومية. دعونا نعرف هذه الخطوات الأربع السهلة ل كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) للأعمال.
الخطوة -1 قم بإعداد قائمة بالعمليات التي تعتقد أنها ضرورية في عمليات إنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP).
أفضل طريقة لفهم عمل المهمة هي التحدث مع المديرين وفريقهم. من يستطيع شرح عملهم بشكل أفضل من الشخص الذي يؤديه ويرشدهم خلال عملهم اليومي؟ تنظيم الاجتماعات مع موظفي الإدارة ومراجعة التفاصيل.
بمجرد فهمك لجميع التفاصيل، انتقل للأمام لتحديد أفضل طريقة لأداء المهمة.
تذكر ألا تخسر أبدًا الاجتماعات مع المديرين واطلب منهم تقييم العملية مرارًا وتكرارًا لتحديد المشكلات داخل العملية. يلزم ربط إجراءات التشغيل الموحدة (SOPs) عندما تقوم الإدارات بنفس العمليات أو بعمليات مشابهة.
أثناء إجراء إجراء التشغيل المعياري (SOP)، قد تميل إلى إنشاء إجراء تشغيل قياسي (SOP) لكل موظف وكل نشاط، ولكنه ليس الهدف الرئيسي. أثناء المضي قدمًا في هذه العملية، ستدرك أن هذه العملية مطلوبة خصيصًا لبعض المهام في مؤسستك فقط.
الخطوة -2 تخطيط عملية تطوير وإدارة SOP
لتخطيط العملية، يتعين عليك تحديد العملية والتنسيق الذي ستكتب به إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. بمجرد تحديد التنسيق، يمكنك البدء في إنشاء قالب SOP الخاص بك.
يمكن تحديد هذه التنسيقات على أساس الوقت، فقد يكون هناك وقت معين يُطلب فيه من الموظف أداء مهمة معينة، أو يمكن تحديده على أساس الأنشطة، ويمكن أن تكون هذه العملية مثمرة أثناء إجراء الجرد أو المبيعات، ويمكن إضافة مجموعة الخطوات التي يجب اتباعها إلى إجراءات التشغيل القياسية هذه.
يتم ملاحظة نمط إجراءات التشغيل الموحدة وفقًا لمجال العمل الذي تشير إليه وأسلوب العمل في عملك. تساعد قوالب SOP المعدة مسبقًا والتي تعتمد على معايير الصناعة المؤسسات على بناء أساس متين لإنشاء SOP في المستقبل وتسريع عملية تطوير المستندات.
بعد إكمال إجراءات التشغيل الموحدة من جانبك، اطلب من المديرين والموظفين مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بهم. إنهم الأشخاص الذين سيعملون على القالب الذي قمت بإنشائه.
وينبغي أن يكون لهم رأي في ذلك. في غضون 3 إلى 6 أشهر، تأكد من مراجعة إجراءات التشغيل القياسية هذه مع الموظفين، سيساعدك ذلك على إنشاء طريقة أكثر بساطة لإكمال أي مهام.
الخطوة – 3 اجمع المعلومات الخاصة بمحتوى إجراء التشغيل المعياري (SOP) الخاص بك
بمجرد إنشاء النموذج والتنسيق لإجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك، فإن خطوتك التالية هي جمع البيانات. واحدة من أفضل الطرق وأكثرها فعالية لجمع هذه المعلومات هي جدولة المقابلات مع خبراء الموضوع (الشركات الصغيرة والمتوسطة).
هؤلاء هم بعض مدربي الأعمال والإدارة الذين هم خبراء في جميع الصناعات، حيث يقومون بإنشاء فهم لنموذج عملك وصناعتك لإعداد أفضل إجراءات التشغيل الموحدة.
تواصل مع المنظمة التي تعمل بالفعل على أساليب إجراءات التشغيل القياسية (SOP) واسألهم عن أفضل طريقة لإنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك.
لا يوجد معلم أفضل من الذي مر بالتجربة والعملية التي مررت بها. تحقق داخل مؤسستك من نوع منشور الوظيفة الذي يتضمن إجراءات التشغيل القياسية (SOP).
الخطوة – 4 قم بكتابة إجراء التشغيل المعياري (SOP) الخاص بك ومراجعته ونشره
بمجرد أن تصبح على دراية بالأنماط والتنسيقات، تكون قد قمت بتطوير إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك وأصبحت بالفعل جاهزًا لكتابة الإجراء التشغيلي الموحد الذي تضيفه هذه الخطوة. أنت الآن جاهز لدمج جميع المعلومات التي قمت بتدوينها في إجراءات التشغيل القياسية.
بمجرد الانتهاء من كتابة البيانات في الإجراء التشغيلي الموحد (SOP)، فقد حان الوقت لمراجعتها. أولاً، عليك مراجعة وفهم مقدار الضغط الذي ستضعه إجراءات التشغيل القياسية (SOP) على موظفيك. ثم اطلب من المدير التحقق مما إذا كان كل العمل مكتوبًا بشكل مثالي أم لا.
ثم قم بإرسالها إلى موظفيك واطلب منهم العمل على مجموعة الإجراءات لبعض الوقت وفي غضون أيام قليلة اسألهم عن آرائهم فيها. في عملية إنشاء SOP، من المهم جدًا الحصول على مراجعات مستمرة للتنسيقات. سيساعدك ذلك على إنشاء نسخة أفضل من عملك.
اقرأ أيضًا: 8 أسهل الطرق لتدريب موظفيك على العمل بشكل أفضل في مجموعات
ما هي فوائد SOP؟
يشرح SOP عادة الممارسات لكل قسم في المنظمة. تشمل المنطقة التي تغطيها سياسات الموارد البشرية والقواعد واللوائح القياسية، كما أنها تضمن جميع المعلومات التي يحتاجها أي موظف.
ستة أسباب لماذا يجب أن يكون لدى كل شركة إجراءات تشغيل موحدة
- يضمن الالتزام بأفضل الممارسات
- يضمن الاتساق
- تمكين الإعداد والتدريب المناسبين
- يحافظ على المعرفة التنظيمية
- الاتفاق مع إرشادات الصناعة
- يقلل من تكلفة التدريب
تغليف
ربما يكون اتخاذ إجراءات التشغيل القياسية هو الطريقة المثالية لضمان استخدام مجموعتك لهداياها على أكمل وجه.
حتى عندما يكون لديك أفضل الموظفين المدربين معك، فقد لا يتمكنون من أداء الإنتاجية في مناصبهم الحالية إذا لم يتم إعطاؤهم التوجيه المناسب.
علاوة على ذلك، يعمل SOP على مواءمة جميع موظفيك مع أهداف عملك. من الأفضل أن تركز كل ما لديك على المعرفة الداخلية التي تعتبر حيوية للمنافسة في العمل.
من خلال إجراءات التشغيل القياسية الواضحة والشاملة القريبة باستمرار، سيعرف زملاؤك دائمًا بالضبط ما يجب عليهم فعله في أي ظرف يواجهونه. وبالتالي، فإن كفاءة جمعيتك سوف ترتفع بشكل لا يرقى إليه الشك.
