ستساعدك المقالة التالية: 5 خطوات لتنظيف عملك هذا العام
حسنا، لذلك هناك نوعان من أصحاب الأعمال الذين سوف يقرأون هذا الآن. وقبل أن نفعل أي شيء آخر (نعم، حتى قبل أن أشرح لماذا تحتاج إلى تنظيف عملك أو ما يعنيه ذلك حتى) – أريد أن أعرف من أي نوع أنت.
أي نوع من مزودي الخدمة أنت؟
النوع رقم 1: أنت من النوع أ ولديك الكثير من الوقت بين يديك
إذا كنت قد طلبت نصيحتي بشأن التنظيف الربيعي لشركتك لأنك تحب التنظيم وتشعر “لماذا لا؟!” بالتأكيد، دعونا ننظف أعمالي!” حسنًا – بصراحة، هذا رائع جدًا. أعتدت ان أكون فقط مثلك. مهووس بالتنظيم من أي نوع (المجلدات المرمزة بالألوان؟ نعم، من فضلك!) وعلى استعداد للانتقال إلى مشروع ممتع جديد لمجرد نزوة.
في الوقت الحاضر، أنا أكثر انشغالًا قليلاً ولا أملك في كثير من الأحيان الوقت للقيام بمشاريع لمجرد القيام بها. ولكن إذا كنت أنت – فهذا مذهل. لأنني سأكون صادقًا، أفضل أن أكون في منصبك بدلاً من أن أكون في منصب النوع رقم 2 (سأصل إلى هناك خلال ثانية).
الشيء الجيد حقًا في كونك أنت الآن هو أنك تفهم هذا فقط في الوقت المناسب. إذا كنت تشعر حقًا أن لديك الوقت للقيام بذلك الآن، فهذا هو الوقت المناسب للقيام بذلك! لأنه، قريبًا جدًا، سينتهي عملك ينفجر وتريد التأكد من أن كل هذه القطع الأساسية موجودة في مكانها أولاً قبل أن تصل إلى هذه النقطة.
بمجرد أن يبدأ عملك في تحقيق النجاح الكبير ويكون لديك الكثير من الأشياء في طبقك، فقد تجد نفسك في وضع لم يعد لديك الوقت حتى للتفكير في القيام بشيء مثل هذا (لأنه يا إلهي لا أستطيع!).
إذا كان هذا يبدو مثلك أكثر، يرجى مواصلة القراءة!!! هناك أمل بالنسبة لك.
النوع الثاني: أنت مرهق وتبحث عن حل (أي حل ناجح!)
النوع الآخر من الأشخاص الذي قد يقرأ هذا الآن هو الشخص الذي كان يعمل في مجال الأعمال لفترة من الوقت وبدأ بالفعل يشعر بالنجاح. لديك عدد كبير من العملاء، إما أن يكون لديك فريق أو تفكر في إنشاء فريق، ولكن… أنت مرهق للغاية.
مثل، كيف يكون لديك الوقت لقراءة هذا المنشور الآن، ناهيك عن إكمال جميع المهام الموجودة في قائمتك؟ (حتى لا أضغط عليك – من فضلك لا تغلق علامة التبويب هذه!)
والخبر السار هو أنني سعيد جدًا لأنك تقرأ هذا المنشور الآن. سيكون هذا وقتًا جيدًا – أعدك بذلك. اليوم هو اليوم الذي نبدأ فيه أخيرًا بتغيير الأمور من أجلك. لا تقلق، أنا هنا للمساعدة.
لأنني كنت أيضًا في هذا الموقف أيضًا… حيث بدأ عبء عملك يتراكم بشكل كبير لدرجة أنك تشعر وكأنك الغرق.
كان بدء عملك الخاص أحد أفضل القرارات التي اتخذتها على الإطلاق.
ولكن إذا كنت صادقًا مع نفسك حقًا… فستبدأ بالاستياء قليلاً. 😳
الحقيقة هي أنه إذا لم تتوقف عن التركيز على أعراض لما يحدث، فلن تتمكن أبدًا من معالجة جذر المشكلة – وهو ذلك عملك هو نوع من الفوضى الساخنة (آسف، ولكن هذا صحيح!).
يمكنك إصلاح هذا تماما! لكن عليك أن تكون صادقًا جدًا مع نفسك.
الطريقة التي يعمل بها عملك الآن – هل هذا مستدام؟ أم أنك على طريق متجه نحو الإرهاق والإرهاق التام؟
الشيء الوحيد الذي يمكن أن يساعدك حقًا في إصلاح جذر المشاكل التي تسبب لك التوتر والإرهاق في عملك هي من خلال التركيز على نفسك الأنظمة التأسيسية. إذا لم يكن لديك أساس متين للغاية، فمن المنطقي أن يبدو عملك وكأنه على أرض هشة.
إن وضع (أو تحديث) هذه الأنواع الأساسية من الأنظمة في عملك يعد بمثابة تغيير في قواعد اللعبة.
أعلم أن الأمر يبدو سهلاً بعض الشيء (أو ربما لا يبدو سهلاً على الإطلاق – ربما يبدو مستحيلاً). ولكن في كلتا الحالتين، إن وضع هذه الأنظمة في مكانها الصحيح لا يزال هو الحل لمشاكلك.
كلما مررت “بطفرة نمو” في عملي وأبدأ في الشعور بهذا النوع من الضغط، فإنني أعيد التركيز على هذه الأنظمة الأساسية وأكون قادرًا على تحمل هذا النمو المستقبلي.
النمو أمر مذهل، لكنه يشكل ضغطًا عليك وعلى عملك. لأن ما فعلته عندما كان عملك يدر ألف دولار فقط شهريًا أو 5 آلاف دولار شهريًا لم يكن مصممًا للحفاظ على نشاط تجاري يدر الآن 5 آلاف دولار أو 10 آلاف دولار أو 20 ألف دولار شهريًا. انها لا تعمل من هذا القبيل!
في كل مرة تواجه مستوى جديدًا من النمويجب عليك التأكد من تحديث أنظمتك الأساسية لتعكس موقعك الحالي.
إذا واصلت السير على الطريق الذي أنت عليه الآن… فسوف تحترق.
من الصعب إقناع شخص ما بأن هذا الأمر مهم للغاية، لكن من فضلك ثق بي. إن معالجة هذه الأمور الآن أو لاحقًا أم لا هو أمر متروك لك. ولكن عندما يحين الوقت “في وقت لاحق”، سيكون لديك وقت أقل. لذلك أعتقد أنه من المهم أن تفعل ذلك الآن (حتى لو شعرت أنك لا تملك القدرة على ذلك على الإطلاق). لأن سوف يزداد الأمر سوءًا إذا لم تفعل ذلك.
ولا تقلق — سأتحدث عن بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيف عملك وإعداد هذه الأنظمة الأساسية بطريقة سهلة وقابلة للتنفيذ تمامًا ولن تشعر أنك تضيف الكثير من العمل الإضافي إلى طبقك.
والشيء الرائع هو أنه كلما عملت على هذا الأمر، أصبح الأمر أسهل! قد يكون النظام الأول أو النظامان الأولان صعبين بعض الشيء. ولكن كلما زاد تنفيذك، أصبح عملك أكثر صحة – وسوف تبدأ في الشعور بفوائد ذلك على الفور! (ضغط أقل ووقت أكثر.)
ما الذي يعنيه تنظيف أعمالك في الربيع؟
أنا متأكد من أن شخصًا آخر قد صاغ هذا المصطلح من قبل. ولكن هذا ما يعنيه بالنسبة لي…
عندما تقوم بتنظيف منزلك، فإنك تفعل أشياء مثل:
- تنظيف الألواح الخاصة بك
- تدوير المراتب الخاصة بك
- أعد إغلاق الجص
- تغيير البطاريات في أجهزة كشف الدخان الخاصة بك
- (هناك القائمة الكاملة هنا إذا كنت فضوليًا!)
هذه هي الأشياء التي لا تفكر في القيام بها بشكل منتظم (أو حتى لا تفعلها). يحتاج للقيام بذلك كثيرًا) – لكنهم في النهاية كذلك ضروري للغاية ويؤدي إلى نتائج كبيرة.
إذا تذكرت تنظيف فلتر المجفف، فإنك تتجنب نشوب حريق محتمل في المنزل. عندما تتذكر تدوير مرتبتك، ستتمتع بنوم أفضل أثناء الليل.
عندما تقوم بتنظيف عملك، لا يختلف الأمر! الأمر كله يتعلق بالقيام بأشياء لا تتذكرها بالضرورة أو تحتاج إلى القيام بها كل يوم، ولكنها لا تزال كذلك مهم. وهم يهيئونك للنجاح!
أعتقد أيضًا أنه بالإضافة إلى “التنظيف” فقط، فإن الأمر يتعلق أيضًا إعداد بعض الأنظمة والعمليات الأساسية التي ستساعد عملك على أن يصبح أكثر استدامة وجاهزًا للنمو المستقبلي.
على سبيل المثال، بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها عند تنظيف منزلك في فصل الربيع هي: إنشاء مخزون للمؤن أو إنشاء مخطط للأعمال الروتينية. هذه هي الأشياء التي قد لا تكون شيئًا حصلت عليه من قبل، ولكن بمجرد القيام بذلك، تفكر “واو هذا رائع! كيف كنا نعيش بدون هذا؟”
هذه هي بالضبط أنواع الأنظمة الأساسية التي تحتاج إلى إنشائها في عملك أيضًا!
اشياء مثل:
- جدول بيانات المحتوى
- نظام التطهير التلقائي لمشتركي البريد الإلكتروني غير النشطين
- تتبع المقاييس والتحليل
- سير عمل تأهيل العميل وإخراجه
يمكنني الاستمرار! في الواقع، أشارك قائمة مرجعية تضم 175 أمرًا تحتاج إلى وضعها في الاعتبار بشأن التنظيف الربيعي في عملك سباق الربيع النظيف تحدي!
لماذا تحتاج إلى تنظيف أعمالك في الربيع (الآن)
أعتقد أنه من المنطقي القيام بذلك في الربيع بينما يكون الهواء منعشًا وكلنا في مزاج يسمح ببعض النمو. هناك سبب وراء وجود “التنظيف الربيعي” في المقام الأول!
لكن الحقيقة هي ذلك يمكنك القيام بذلك في أي وقت من السنة.
إذا كنت تقرأ هذا – لا يهم ما إذا كان ذلك في مارس أو يوليو أو نوفمبر – فأنت جاهز لبدء تنظيف عملك. الآن!
من الواضح أنك متحمس لإجراء التغيير. لذلك دعونا نستفيد من ذلك!
قد يكون هذا هو الوقت الذي تصطدم فيه بجدار صغير في عملك. إذا كانت لديك أحلام كبيرة ومجنونة بشأن نمو أعمالك التجارية، وكنت في طريقك إلى تحقيقها… فمن المحتمل أن تبدأ في ملاحظة بعض النقاط الشائكة.
إذا كنت تحقق قفزات كبيرة في مقدمة عملك، فمن المحتمل أن الواجهة الخلفية لديك تكافح من أجل اللحاق بالركب. وهذا يعني أيضًا أن الكثير من الأشياء قد (أو ستصبح قريبًا) قديمة.
على سبيل المثال، إذا كان الهدف الأخير الذي حددته لنفسك هو جذب 5 عملاء جدد، فهذا رائع! ولكن، إذا حققت هذا الهدف، فهل عملك جاهز بالفعل لتحقيقه؟ يخدم هؤلاء العملاء الجدد؟
نحن نميل إلى التركيز كثيرًا على ما يتعين علينا القيام به لتحقيق الأشياء، وعدم التفكير في الأمور اللوجستية لما يحدث عندما… يحدث.
في كل مرة تقوم فيها بإحضار عميل جديد، عليك أن تركز قدرًا معينًا من الجهد على خدمة هذا العميل. على سبيل المثال، ربما يحتاج كل عميل جديد إلى ساعة واحدة من وقتك يوميًا. لا يبدو هذا كثيرًا، ولكن إذا انضممت فجأة إلى 3 عملاء جدد… فهذا يعني أن 3 ساعات يوميًا من وقتك قد تم احتسابها حديثًا. من المحتمل أن تكون هناك أشياء كنت تفعلها سابقًا في ذلك الوقت ولن تتمكن الآن من إنجازها. أنت بحاجة إلى التفكير فيما يمكنك فعله لأتمتة هذه الأشياء أو تفويضها حتى يتمكن عملك من الاستمرار يجري بينما تعمل على زيادة حمل العميل الخاص بك!
هناك أيضًا أشياء أخرى يجب مراعاتها، مثل – هل تدعم أنظمتك الحالية عدد العملاء الذي تهدف إلى الحصول عليه؟ هل عملية الإعداد الخاصة بك مقفلة؟ هل لديك عمليات واضحة لإكمال هذا العمل، بحيث لا تعيد اختراع العجلة لكل من هؤلاء العملاء الجدد؟
أنا لا أحاول التأكيد عليك، ولكن هذا هو بالضبط سبب أهمية تركيز انتباهك الآن على إعداد أو تحديث الأنظمة والعمليات الأساسية (أي التنظيف الربيعي لشركتك) التي تحتاجها من أجل الحفاظ على بيئة صحية متوازنة لا تسبب الإرهاق والإرهاق.
ما عليك القيام به لتنظيف أعمالك في الربيع
الخطوة رقم 1: تحديد الركائز الأساسية لعملك
يحتوي كل عمل على ثلاث ركائز أساسية: التسويق، والتنفيذ، والعمليات.
التسويق هو ما تفعله لتحقيق المبيعات. الاستيفاء هو ما تفعله بعد البيع لتوصيل عرضك. والعمليات هي الواجهة الخلفية لعملك.
ويتكون كل عمود من عدة مجالات (أو أقسام)، مثل:
- تسويق: التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، التسويق عبر البريد الإلكتروني، التواصل مع العملاء المحتملين ورعايتهم، العلاقات العامة
- تحقيق، إنجاز: إعداد العميل، تقديم الخدمة/العرض، خدمة العملاء
- عمليات: المالية، إدارة الفريق، القانونية
من المهم أن تحدد هذه الأمور في عملك الخاص وأن تتعرف على “الأقسام” الرئيسية في كل من هذه الركائز. يمكن أن تبدو مختلفة قليلاً للجميع!
أنا حقا أحب استخدام الأداة LucidChart لهذا، لأنه يساعد كثيرًا على رؤية هذا موضحًا بشكل مرئي.
فيما يلي مثال لما قد يبدو عليه هذا:
أثناء قيامك بذلك، قد ترغب أيضًا في تدوين أي أنظمة لديك حاليًا لهذه الأقسام. بالإضافة إلى ذلك، أي أنظمة ترغب في الحصول عليها ولكن لم يتم وضعها بعد.
سيساعدك تحديد هذه الركائز والأقسام على تصور الأجزاء والأجزاء المتحركة من عملك بطريقة جديدة. سيسمح لك هذا بمعرفة ما هو جيد للبدء وما يحتاج إلى عمل، حتى تتمكن من معرفة بالضبط من أين تبدأ في تنظيف عملك.
الخطوة رقم 2: اكتشف ما هو عنق الزجاجة لديك
بمجرد قيامك بتصور الركائز الأساسية الثلاثة لعملك والأقسام في كل منها، فأنت الآن أفضل استعدادًا لتحديد نقاط الاختناق في عملك. إذا كنت تشعر بالإرهاق بشأن فكرة البدء في تنفيذ هذه الأنظمة والعمليات، فهذا سيساعدك!
مناطق الاختناق هذه هي الأماكن التي يجب عليك معالجتها أولاً، لأنها ستحدث الفرق الأكبر.
وهذا يبدو مختلفًا قليلاً بالنسبة للجميع! على سبيل المثال، لا يحتاج الجميع إلى البدء بـ أ نظام تأهيل العميل. بالتأكيد، هذا شيء عظيم! ولكن إذا كان لديك بالفعل إعداد واحد أو كنت لا تقبل حاليًا عملاء جدد، فلن يكون هذا مكانًا جيدًا للبدء.
يجب على الجميع أن يبدأوا من مكان مختلف. لذا تحديد عنق الزجاجة الخاص بك سيخبرك بالضبط أين يجب أن تبدأ.
أتطرق بالضبط إلى كيفية معرفة ما هو موجود في داخلي تحدي سباق الربيع النظيف.
لكن إحدى أفضل نصائحي هي التفكير في الركيزة التي تواجهك حاليًا أكثر من غيرها. هل هو تسويق أم إنجاز أم عمليات؟ ثم ركز على تنظيف الأقسام الموجودة في هذا العمود.
بمجرد إجراء بعض التغييرات الرئيسية في تلك الأقسام، ستبدأ في رؤية قوة تنفيذ هذه الأنظمة وستحصل على قدر كبير من الوقت. ثم يمكنك استخدام هذا الوقت الإضافي لإحراز تقدم إضافي في مجالات أخرى ليست حساسة للوقت. (أو، مثلًا، الذهاب لأخذ حمام فقاعي – لأنك ربما تستحق واحدًا!)
الخطوة رقم 3: خصص وقتًا في جدولك المزدحم
لذا، في هذه المرحلة، ربما ستقول “نعم، بالتأكيد – كل هذا يبدو رائعًا. ولكن كيف أنا ربما من المفترض أن نخصص الوقت للقيام بذلك بالفعل؟!”
أعتقد أن هذه مشكلة كبيرة وربما هي الشيء الذي يسبب معظم المشكلات.
إذا وصلت إلى النقطة التي تدرك فيها أنك بحاجة إلى اتباع نظام أكثر تنظيمًا، وأنت تعلم ذلك أيّ الأنظمة التي تحتاج إلى التركيز عليها… الشيء الوحيد الذي يمنعك من اختراق هذا الجدار إلى الجانب الآخر حيث ستشعر أخيرًا بالراحة هو: الوقت.
كمقدمي خدمات مشغولين، الوقت هو أغلى ما لدينا.
أفهم أن هذا هو الجزء الأصعب. ليس لديك الكثير من الوقت، وأنت بالفعل غارق في إرهاق الوقت الذي لديك.
مرة أخرى، هذا شيء أتحدث عنه بتعمق أكبر سباق الربيع النظيف، بما في ذلك كيفية إعداد جدول أسبوعي قابل للتنفيذ لنفسك ولا يربكك.
ولكن إليك بعضًا من أفضل النصائح حول كيفية تخصيص بعض الوقت لإنجاز ذلك بالفعل.
كيفية توفير الوقت وإنجاز الأمور:
- كن محددًا حقًا بشأن الأنظمة التي تريد العمل عليها و بالضبط ما هي التغييرات التي يجب القيام بها. وبهذه الطريقة، عندما يكون لديك وقت للذهاب إلى العمل، يمكنك الدخول والخروج في أسرع وقت ممكن. لن تجلس هناك وتفكر “كيف أبدأ؟” أو “ماذا أفعل بعد ذلك؟”
- اصنع أ محدد قائمة المهام بكل الأشياء التي تريد العمل عليها. قم بإعداد قائمة بكل ما يجب إنجازه. بعد ذلك، عندما يكون لديك وقت فراغ، قم بمعالجة شيء ما (أو حتى مجرد جزء صغير من شيء ما) من تلك القائمة. كلما تمكنت من تقسيم قائمتك إلى مهام صغيرة وسريعة وقابلة للتنفيذ، كلما كان ذلك أفضل. حاول أن تجعل كل مهمة تستغرق حوالي 5-10 دقائق كحد أقصى. سيؤدي ذلك إلى عدم توتر نفسك عندما تنظر إلى قائمتك.
- جدولة ذلك في. الأمر متروك لك لتخصيص الوقت فعليًا للقيام بهذا العمل الحاسم، وعندما يكون ذلك مدرجًا في التقويم الخاص بك، فمن المرجح أن تقوم به بالفعل. ضعه في جدولك الزمني وتعامل معه كأنه أمر غير قابل للتفاوض. قد تكون هناك أشياء أخرى على طبقك تبدو أكثر أهمية. ولكن، في الواقع، يعد التركيز على الأنظمة الخلفية لديك أكثر أهمية على المدى الطويل. لذا افعل لنفسك معروفًا وقم بإنجازه.
الخطوة رقم 4: أكمل سباق الربيع النظيف
أنت الآن على استعداد تام لبدء التنظيف الربيعي لشركتك!
إذا كنت لا تزال تشعر بأنك غير متأكد تمامًا بالضبط ما هي المهام التي تحتاج إلى العمل عليها لإعداد نفسك للنجاح، قد ترغب في التفكير في الانضمام إلى سباق الربيع النظيف التحدي الذي قمت بتجميعه!
في التحدي، أرشدك عبر 30 قسمًا مختلفًا يمكنك تنظيمها وتجميلها وتحديثها في عملك! 🤓
التحدي يشمل:
- 30 درس فيديو (1 لكل قسم)
- دليل حول كيفية البدء، مع نصائح الخبراء الخاصة بي حول تحديد عنق الزجاجة لديك وتخصيص الوقت في جدول أعمالك المزدحم لإنجاز كل هذا
- بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إلى خصوصية Facebook مجتمع المجموعة حيث أشارك التدريبات الحية الإضافية
- وهناك الكثير من الموارد التي يمكن استخدامها معها، بما في ذلك قوالب جداول البيانات، وقائمة مرجعية لكل قسم، وسير عمل Asana، وغير ذلك الكثير! 😍
ماذا تنتظر؟ افحصه الآن!!
الخطوة رقم 5: إنشاء مهام متكررة لاستكمالها بشكل مستمر
واحدة من أفضل النصائح الإضافية التي أقدمها أثناء قيامك بالتخطيط وإكمال سباق Spring Clean Sprint الخاص بك (بغض النظر عما إذا كنت تشارك في التحدي الرسمي الخاص بي) هي أن إنشاء مهام متكررة في مدير المشروع الخاص بك.
العديد من المهام التي ستعمل عليها هي أشياء يجب أن تتذكر القيام بها على أساس شبه متكرر (ولكن ربما لا تكون كذلك). 😬
على سبيل المثال، هل لديك مهام متكررة للقيام بأشياء مثل…؟
- إنشاء وتحليل التقارير للمقاييس الرئيسية الخاصة بك
- تحديث العقود الخاصة بك ومجموعة الترحيب بالعملاء
- تنظيف ملفات سطح المكتب و/أو مجلد التنزيلات (eek!)
يمكنني الاستمرار… في الواقع، أفعل ذلك! توجد قائمة تضم 175 مهمة موصى بها مثل هذه في ملف سباق الربيع النظيف!
تأكد من أنك لا تكتفي بالاطلاع على هذه الأشياء مرة واحدة فقط. المهام المتعلقة بالتنظيف الربيعي لشركتك هي الأشياء التي يتعين عليك القيام بها سنويًا (أو ربما بشكل متكرر). لذا تأكد من أنك لن تنسى مرة أخرى عن طريق وضعها مباشرة في مدير المشروع الخاص بك الآن!
سيؤدي إخراجها من رأسك إلى “الورق” إلى (أ) تقليل بعض الفوضى العقلية لديك، و (ب) زيادة احتمالية إنجازها بالفعل! 🙌
آمل أن تفهم كيف بعد قراءة هذا المنشور مهم إنه لتنظيف عملك.
إن تطبيق هذه الأنظمة الأساسية (أو تحديثها) سيسمح لشركتك بالازدهار والنمو إلى آفاق جديدة! بدون القيام بذلك… من المحتمل أن تستمر في النضال، والشعور بالإرهاق، وعلى طريق الإرهاق.
اتبعني Instagram @ميرانداناهمياس لمزيد من نصائح الأنظمة + الإلهام! تحقق من قصص IG الخاصة بي لترى ما وراء الكواليس لكيفية تطبيق الأنظمة كل يوم في أعمالي القائمة على الخدمات (والكثير من المنشورات عن قطتي سام 😻).