الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

5 وظائف أساسية في Excel تجعل العمل أسهل بلا حدود

يعد Excel الأداة المفضلة للرجل الأمي (والمرأة) لمعالجة البيانات. المتعلمين ، أي أولئك الذين يستطيعون البرمجة ، لا يحتاجون إلى القلق بشأن الأعمدة والصفوف والصيغة الصحيحة وتركيبها لأن هذه الأدلة لها وحداتها الخاصة. بالنسبة لأي شخص آخر ، عمليا كل شخص في منصب إداري ، يعد Excel أداة عمل أساسية. على الرغم من ذلك ، فإن الكثير من الأشخاص ، وخاصة أولئك الذين يتقدمون للتو إلى وظيفة ، غالبًا ما يخافون من ذلك. في الواقع ، إذا تعلمت Excel جيدًا بما يكفي ، يمكنك استخدامه للاحتفاظ بالسجلات المستندة إلى الوقت التي يتم تحديثها تلقائيًا ، واستخدامها لتخزين المخزون ، وحتى إجراء الاستطلاعات. ومع ذلك ، إليك خمس وظائف أساسية في Excel يحتاج كل مبتدئ إلى معرفتها.

سلسلة الإكمال التلقائي وصيغ التعبئة التلقائية

يستغرق إدخال البيانات ، وخاصة مجموعة طويلة من البيانات ، وقتًا طويلاً مع فرصة ممتازة لوقوع خطأ بشري. لهذا السبب ، حيثما أمكن ، يتنبأ Excel بالنص الذي تحاول كتابته ويسمح لك بتعبئته نيابة عنك.

على سبيل المثال ، تريد إدخال الأرقام التسلسلية أو أرقام معرف الموظف التي تتبع تسلسلًا. بدلاً من إدخالها يدويًا ، يمكنك إدخال الأرقام الثلاثة أو الأربعة الأولى ، وتمييز الخلايا بالأرقام التي تم إدخالها. حرك المؤشر إلى الجزء السفلي الأيمن من الخلية الأخيرة وانتظر حتى يتحول إلى علامة زائد سوداء. اسحبه للخارج وستتمكن من رؤية القيمة التي ستحتفظ بها كل خلية. سيقوم Excel تلقائيًا بزيادة القيمة نيابة عنك. تُستخدم هذه الحيلة بشكل أفضل مع الصيغ لأن الصيغة سيتم تحديثها تلقائيًا لقراءة الخلايا المقابلة في صف بدلاً من وجود قيمة مطلقة لنسخ / لصق الصيغ.

الملء التلقائي

هذه الحيلة مضمونة ليتم التقاطها عند إدخال البيانات. يمكن لبرنامج Excel ملء البيانات تلقائيًا في خلية إذا تم إدخال البيانات التي تدخلها في خلية سابقة في نفس العمود. فقط اضغط دخول واملأها.

5 وظائف أساسية في Excel تجعل العمل أسهل بلا حدود 1

فرز أبجدي ذكي

يمكن لبرنامج Excel فرز البيانات أبجديًا ، ولكن قد يتردد المبتدئ في استخدام خيار الفرز لأن البيانات الموجودة في الأعمدة المجاورة مرتبطة بها وستؤدي إعادة ترتيب البيانات إلى تعطيل العلاقة. على سبيل المثال ، لديك أسماء وأقسام وعناوين وأرقام هواتف ومجموعات دم ، وكل ذلك في أعمدة فردية. تريد فرز الأسماء أبجديًا ولكن لا تزال تريد أن تقرأ الخلايا المجاورة العنوان الصحيح ورقم الهاتف وفصيلة الدم لهذا الشخص.

5 وظائف أساسية في Excel تجعل العمل أسهل بلا حدود 2

يمكنك المضي قدمًا واستخدام خيار الفرز من الألف إلى الياء لأن Excel سيسألك عما إذا كنت تريد توسيع التحديد لتضمين البيانات في الأعمدة المجاورة. يسمح لك هذا بفرز العمود أبجديًا والحصول على البيانات المقابلة في أعمدة أخرى تقوم بفرز نفسها. يعمل هذا التصنيف الذكي مع أي نوع من القواعد يمكنك استخدامها.

5 وظائف أساسية في Excel تجعل العمل أسهل بلا حدود 3

تحويل بيانات الصف إلى بيانات العمود

في كثير من الأحيان ، لا تكون البيانات في التخطيط الصحيح حتى يبدأ شخص ما في تحليلها. لم يتم إنشاء التنسيق الذي تم تجميعه به مع وضع أي غرض محدد في الاعتبار ، وقد تجد غالبًا أنك بحاجة إلى نقل البيانات من صف إلى عمود أو العكس. بدلاً من نسخ كل قيمة فردية ولصقها ، يمكنك استخدام وظيفة لصق خاص تسمى تبديل للقيام بذلك.

حدد العمود الذي تريد لصقه كصف وانسخه. حدد الخلية الأولى في الصف الذي تريد نسخ البيانات إليه. انقر فوق السهم الصغير الموجود أسفل الزر لصق وحدد لصق خاص. في مربع الخيارات الذي يظهر ، حدد خيار “تبديل” وانقر فوق “موافق”.

5 وظائف أساسية في Excel تجعل العمل أسهل بلا حدود 4

افصل بين الاسم الأول واسم العائلة

يحتوي Excel 2013 على ميزة تعبئة تلقائية ذكية حقًا تعمل بين الأعمدة. خذ المثال الشائع جدًا لعمود يحتوي على الاسم الأول والأخير. قد ترغب في الفصل بين الاسمين الأول والأخير والإصدارات الأقدم من Excel والتي تعني استخدام وظيفة التسلسل بطريقة ذكية / صعبة للغاية.

باستخدام Excel 2013 ، كل ما عليك فعله هو البدء في كتابة الاسم الأول في العمود التالي. افعل ذلك لأول سجلين أو ثلاثة وسيعرف Excel ما هي معايير الفصل الخاصة بك وسرد البيانات لجميع القيم المقابلة في العمود نيابة عنك. كل ما عليك فعله هو الضغط على مفتاح الإدخال. يعمل هذا مع أي نوع من البيانات تقريبًا.

5 وظائف أساسية في Excel تجعل العمل أسهل بلا حدود 5

هل تعرف خدعة Excel تستخدمها كثيرًا في العمل ، أو خدعة تزيل العمل الزائد؟ مشاركة معنا في التعليقات.