ستساعدك المقالة التالية: 6 نصائح لتنظيم الشركة أثناء تأسيسها في 2023
هل أنت رجل أعمال ناشئ وتكافح من أجل الحفاظ على تنظيم عملك الجديد؟
لا تقلق؛ يعد تنظيم الشركة مشكلة شائعة يمكن حلها بالنهج الصحيح. إن إنشاء شركتك الخاصة وإدارتها ليس بالأمر السهل، ولكن ليس من الضروري أن يكون الأمر فوضويًا أيضًا.
من خلال بعض النصائح والحيل البسيطة، يمكنك تحويل الفوضى إلى نظام، مما يجعل العمل أكثر كفاءة وأقل إرهاقًا. في منشور المدونة هذا، سنشارك ستة نصائح للشركات الناشئة لتنظيم نفسها بشكل أفضل.
استعد لتولي مسؤولية شركتك الناشئة!
1. تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة
في أي منظمة، من الضروري أن يكون لديك فهم واضح لمن المسؤول عن ماذا. يمكن أن يساعد ذلك في تجنب سوء الفهم والصراع، والتأكد من أن الجميع على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم.
عند إنشاء شركة، من المهم بشكل خاص تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة منذ البداية. سيساعد هذا على ضمان عمل الشركة بسلاسة وكفاءة وأن الجميع يعرفون ما يتعين عليهم القيام به.
هناك بعض الأمور الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند تحديد الأدوار والمسؤوليات:
تقسيم العمل
تأكد من وجود تقسيم واضح للعمل. يجب أن يعرف الجميع ما هو المسؤول عنه، ويجب ألا يكون هناك تداخل بين الأدوار المختلفة.
سلطة صنع القرار
كن واضحًا بشأن من يملك سلطة اتخاذ القرار. يجب أن يكون واضحًا من يمكنه اتخاذ القرارات بشأن الجوانب المختلفة للعمل، ومن يحتاج إلى التوقيع على تلك القرارات.
تواصل مفتوح
إبقاء قنوات الاتصال مفتوحة. تأكد من أن الجميع يعرفون كيف يمكنهم التواصل مع بعضهم البعض، وأنه لا توجد عوائق أمام التواصل.
مرونة النمو
كن مرنًا مع نمو الشركة. مع نمو الشركة وتغيرها، تتغير أيضًا أدوار ومسؤوليات موظفيها. كن مستعدًا للتكيف حسب الضرورة.
2. وضع خطة الاتصال
عند تنظيم شركة، من الضروري وضع خطة اتصال. يجب أن تتضمن هذه الخطة كيفية تواصل الشركة مع:
- أعضاء الفريق
- عملاء
- أصحاب المصلحة الآخرين
لتنظيم التواصل بين هذه المجموعات، قم بإعداد اجتماعات أسبوعية/شهرية مع الفريق، وقم بإنشاء فرق خدمة العملاء لتلقي التعليقات الميدانية، وتوفير سبل التواصل مع أصحاب المصلحة. بالإضافة إلى ذلك، قم بإعداد قواعد وبروتوكولات للاتصال عبر الإنترنت مثل قنوات محددة لتواصل الفريق ونقاط الاتصال الموحدة لخدمة العملاء.
يمكن للشركات أيضًا الاستفادة من أدوات الاتصال مثل Slack أو Zoom أو التقويم المشترك عبر الإنترنت لتنسيق الأهداف والمهام داخليًا وخارجيًا. بالإضافة إلى ذلك، يجب على الشركات أن تسعى جاهدة لإبقاء موظفيها على اطلاع بأي تغييرات وأهداف.
وأخيرًا، يعد التواصل المفتوح والصادق هو مفتاح النجاح لأي مؤسسة، لذا تأكد من تعزيز العلاقات مع الموظفين والعملاء وأن تكون واضحًا وشفافًا ومستجيبًا لجميع الطلبات.
3. استخدم أدوات إدارة المشاريع
هناك بعض الأشياء الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام أدوات إدارة المشاريع لتنظيم شركتك الناشئة بشكل أفضل. تذكر أن التنظيم هو المفتاح لأي مشروع، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا. إن وجود خطة والقدرة على تتبع التقدم أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الأمور في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
تأكد من أن جميع المشاركين في المشروع لديهم إمكانية الوصول إلى نفس أداة إدارة المشروع. وهذا سيسمح لسهولة التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق.
استفد من جميع الميزات التي توفرها أداة إدارة المشروع التي اخترتها. استخدم قوائم المهام والتقويمات ومخططات جانت والميزات الأخرى لمساعدتك في تخطيط مشروعك وتتبعه من البداية إلى النهاية.
الاستفادة من التقويمات
التقويمات مفيدة عند تنظيم الشركة. إن تحديد أوقات لجوانب معينة من العمل، مثل اجتماعات الفريق ومواعيد العملاء وأنشطة المبيعات، يسمح بالتنفيذ الناجح للواجبات التي تجعل العمل بأكمله يسير بشكل أكثر سلاسة.
بالإضافة إلى ذلك، يساعد هذا أيضًا في الرعاية الذاتية يسمح لفترات الراحة المقررة طوال اليوم، مما يمكن أن يساعد في منع الإرهاق وزيادة الإنتاجية. يساعد استخدام التقويم ووضع الحدود المحددة جميع المشاركين في بدء التشغيل على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق الإنتاجية.
الاستفادة من مخططات جانت
مخططات جانت هي أدوات مرئية تستخدم لإدارة المشاريع. أنها توفر خطة واضحة ومنظمة لإدارة المهام والموارد والمواعيد النهائية والأهداف. علاوة على ذلك، تساعد مخططات جانت على توصيل الجداول الزمنية والمهام المجدولة لكل من الزملاء والعملاء من خلال توفير جدول زمني يتضمن المعالم والملخصات.
بالإضافة إلى ذلك، توفر مخططات جانت طريقة لتحديد مناطق الصراع أو “الاختناقات” التي تحتاج إلى إدارتها لتجنب أي انتكاسات للمشروع. تعد مخططات جانت أداة رائعة لتنظيم المهام بشكل أفضل وإبقاء كل فرد في المشروع على المسار الصحيح والتأكد من إنجازه في الوقت المحدد.
4. إنشاء نظام لمشاركة الملفات والتعاون
لإنشاء نظام لمشاركة الملفات والتعاون، من المهم أن تفهم أولاً احتياجات فريقك. ما نوع الملفات التي يحتاجون إلى مشاركتها؟ كم مرة يحتاجون لمشاركتها؟ ما نوع أدوات التعاون التي يحتاجونها؟
بمجرد أن يكون لديك فهم جيد لاحتياجات فريقك، يمكنك بعد ذلك البدء في البحث عن الحل المناسب لمشاركة الملفات والتعاون. هناك العديد من الخيارات المختلفة المتاحة، لذلك من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لمقارنتها.
تتضمن بعض الأشياء التي قد ترغب في أخذها في الاعتبار ما يلي:
- سمات
- سهولة الاستعمال
- سعر
- حماية
- قابلية التوسع
ومن المهم أيضًا التأكد من أن الحل الذي تختاره يتكامل بشكل جيد مع الأدوات والأنظمة الأخرى التي يستخدمها فريقك. بمجرد تحديد أ تبادل الملفات والتعاون الحل، من المهم التفكير في كيفية طرحه لفريقك.
هل ستوفر التدريب؟ هل سيكون هناك حفل إطلاق؟ كيف ستضمن أن الجميع يعرف كيفية استخدام النظام الجديد؟
من خلال تخصيص الوقت لإنشاء نظام لمشاركة الملفات والتعاون، يمكنك جعل الحياة أسهل بكثير لفريقك. ومن خلال وجود جميع ملفاتهم في مكان واحد والقدرة على التعاون عليها بسهولة، سيكونون قادرين على العمل بكفاءة وفعالية أكبر.
5. بناء ثقافة المساءلة
عندما يتعلق الأمر ببناء ثقافة المساءلة، فمن المهم أن نبدأ من الأعلى إلى الأسفل. كقائد، عليك أن تحدد أسلوب عمل فريقك وأن تكون مسؤولاً عن أفعالك. ومن هناك، يمكنك إنشاء بيئة يكون فيها الجميع مسؤولين عن أدائهم.
هناك بعض الأشياء الأساسية التي يمكنك القيام بها لبناء ثقافة المساءلة:
حدد توقعات واضحة
عندما يعرف الجميع ما هو متوقع منهم، فمن المرجح أن يحققوا تلك التوقعات. تأكد من أن فريقك يعرف معاييرك وما تتوقعه منهم يوميًا.
سيساعد هذا الجميع على العمل معًا بكفاءة أكبر وسيوفر هدفًا نسعى لتحقيقه. أخبرهم بموعد استحقاق المهام وكن متاحًا للإجابة على أي أسئلة.
عندما يعرف الجميع ما هي المعايير والتوقعات، سيكونون قادرين على العمل بسلاسة أكبر لتحقيق هدف مشترك. ومن خلال وضع توقعات واضحة، يصبح لدى الجميع فهم أفضل لدورهم وكيف يمكنهم المساهمة في النجاح.
حاسب نفسك
إذا كنت تريد أن يتحمل فريقك المسؤولية، فعليك أن تكون قدوة يحتذى بها. أظهر لهم أنك على استعداد لتحمل مسؤولية أفعالك وأخطائك.
القيادة الجيدة تبدأ من الأعلى. يحتاج مالك أو مدير الشركة إلى إظهار المساءلة لخلق بيئة من المساءلة لأعضاء فريقهم. وهذا يعني أن القائد يجب أن يكون على استعداد لتحمل المسؤولية عن الأخطاء وإخضاع كل فرد آخر في الفريق لنفس المعايير.
تشجيع ردود الفعل
لكي تنجح المساءلة، يجب أن يكون هناك تواصل في الاتجاهين. شجع أعضاء فريقك على تقديم تعليقات حول أدائهم وكذلك أداء زملائهم. سيساعد ذلك في تحديد المجالات التي يحتاج فيها الأشخاص إلى التحسين ومحاسبة بعضهم البعض.
يجب تحديد ثقافة المساءلة في الشركة بوضوح منذ البداية عند بدء عمل تجاري. ومع تطبيق هذه التدابير، ينبغي أن يكون لدى الشركات نظام أفضل لتنظيم عملياتها وتحقيق أهدافها.
6. الاستثمار في برامج إدارة الموظفين
عند تنظيم شركة، من المهم الاستثمار في برامج إدارة الموظفين. باستخدام هذا البرنامج، يمكن للشركات تتبع بيانات الموظفين بشكل أكثر فعالية، مثل:
- استعراضات الأداء
- حضور
- جدولة
علاوة على ذلك، يمكنه أيضًا تتبع مشاركة الموظفين في برامج التدريب والتطوير، مما يساعد الشركة على بناء فرق أفضل. بالإضافة إلى ذلك، هناك برامج الرواتب المجانية التي يمكن أن تساعد في أتمتة أنشطة كشوف المرتبات والمساعدة في إنشاء ميزانية مناسبة للشركة.
باستخدام برنامج إدارة الموظفين، يمكن للشركات أيضًا الوصول بسهولة إلى التقارير المتعلقة بأداء الموظفين وإدارة إدارة العمليات بشكل فعال. وأخيرًا، يمكن أن يساعد الاستثمار في برامج إدارة الموظفين المديرين على الاستجابة بسرعة أكبر لاستفسارات العملاء لأنه يساعد على مركزية بيانات العملاء.
بشكل عام، يعد الاستثمار في برامج إدارة الموظفين جزءًا مهمًا من تنظيم الشركة لتحقيق النجاح على المدى الطويل.
يتطلب إنشاء شركة مهارات تنظيمية
يعد تنظيم الشركة أثناء البدء طريقة رائعة لبناء النجاح وإحداث تأثير إيجابي. يتطلب امتلاك مهارات تنظيمية بالإضافة إلى بعض المخاطرة. وهذا يعني وجود خطة واضحة حول كيفية إدارة أعباء العمل والموارد والموظفين. إن أخذ الوقت الكافي للتخطيط والتنظيم يمكن أن يساعد في تحقيق عمل تجاري ناجح.
