Microsoft Planner سهل الاستخدام للغاية ، ولكن بعض ميزاته المفيدة ليست في المقدمة والوسط. إذا كنت تقوم فقط بإنشاء المهام ونقلها ، فإليك ست طرق للحصول على المزيد من مخطط Planner. إليك كل ما تحتاج إلى معرفته.
احصل على إشعارات حول المهام
إذا كنت قد قمت بالفعل بتوصيل Planner بـ Outlook ، فستتلقى بالفعل إشعارات حول تواريخ الاستحقاق. ولكن إذا لم تكن – أو إذا كنت تريد أن تعرف متى تم تخصيص العناصر لك – فهناك ميزة إشعار إضافية.
انقر على ترس الإعدادات في أعلى يمين مخطط مايكروسوفت ثم حدد خيار "الإخطارات".
سيؤدي ذلك إلى فتح لوحة خيارات الإخطار. اختر أحد تفضيلات الإخطار ثم حدد زر "حفظ".
إذا اخترت "قام شخص ما بتعيين مهمة لي" ، فسيقوم هذا بتنبيهك عبر البريد الإلكتروني ، Microsoft Teams (إذا كان لديك Teams) ، ومع إشعارات الدفع عبر الهاتف المحمول (إذا قمت بتثبيت تطبيق جوال، والذي سنعرضه لك لاحقًا في هذه المقالة). هذه الميزة مفيدة جدًا عندما تعمل في فريق ، حتى لو كنت أنت وشريكك فقط تستخدمان Planner في ترتيب الأعمال.
إذا لم تكن قد قمت بالفعل بتوصيل Planner بـ Outlook الخاص بك ، فإن خيار "المهمة المعينة إلي متأخرة أو مستحقة اليوم أو مستحقة في الأيام السبعة المقبلة" سوف ينبهك عبر البريد الإلكتروني إذا كنت متأخراً بمهامك. تعمل هذه الميزة بشكل جيد حقًا ، ولكنها مستمرة في إخبارك بأن المهمة متأخرة. قد يكون هذا أمرًا رائعًا إذا كنت تكافح من أجل تحديد المواعيد النهائية وتحتاج إلى تذكيرات ، ولكن قد يكون كثيرًا أيضًا إذا جعلك تشعر بالحزن.
نحن من محبي الأنظمة التي تساعدك في إنجاز المهام ، لذلك نفضل الخيار الأخير ، لكن هذا الاختيار هو بالتأكيد تفضيل شخصي.
أضف خطة إلى المفضلة لديك
عندما تبدأ في استخدام Planner ، ستظهر خططك في قسم "الخطط الأخيرة" من الشريط الجانبي.
إذا كان لديك خطة واحدة أو خطتان فقط ، فهذا جيد ، ولكن إذا كانت لديك خطط متعددة – وخاصة إذا كنت في بيئة شركة حيث قد يضيفك الأشخاص إلى الخطط بشكل غير متوقع – يمكن أن يصبح قسم "الخطط الأخيرة" غير عملي بسرعة .
يمكنك إضافة خطط إلى قسم "المفضلة" من الشريط الجانبي بدلاً من ذلك. يمنحك هذا التحكم في الخطط التي تراها ، مما يجعل العثور على خططك المهمة أسهل بكثير.
لنقل خطة إلى قسم المفضلة ، انقر على أيقونة النجمة بجوار اسم الخطة.
سيؤدي ذلك إلى نقل خطتك على الفور إلى قسم المفضلة في الشريط الجانبي.
لإزالة خطة من المفضلة ، انقر فوق رمز النجمة مرة أخرى ، وستعود الخطة إلى قسم الخطط الأخيرة.
تغيير مجموعات المهام
بشكل افتراضي ، يتم تجميع مهامك في المجموعات التي تستخدمها: المهام والمهام قيد التنفيذ والمنجز وأي مجموعات أخرى قمت بإنشائها. هذه ليست الطريقة الوحيدة لتجميع المهام الخاصة بك ، لذلك يمنحك Planner خيار تجميع المهام بناءً على خصائصها ، مثل تاريخ الاستحقاق ، والمعين ، والأولوية ، والمزيد.
لتغيير مجموعات المهام الخاصة بك ، انقر فوق الزر "Group By Bucket" في الجزء العلوي الأيمن من الواجهة.
اختر خاصية مختلفة لتجميع المهام حسبها ، وستتم إعادة ترتيبها تلقائيًا. على سبيل المثال ، إذا اخترت "الأولوية" ، فسيتم تجميع مهامك في مجموعات أولوية جديدة.
للعودة إلى عرض مهامك في المجموعات الأصلية ، ما عليك سوى النقر فوق "تجميع حسب" واختيار "مجموعة".
هذه الميزة مفيدة حقًا لرؤية المهام بترتيب التاريخ ، أو ، إذا كنت تعمل في فريق ، من قبل المحال إليه ، حتى تتمكن من معرفة من هو فوق طاقته ومن ليس لديه عمل كافٍ. إذا كنت تستخدم نظام وضع العلامات الملون لتتبع مشروع ، فيمكن أن يوضح لك هذا جميع المهام الخاصة بهذا المشروع بمجرد اختيار التجميع حسب التصنيفات.
تصفية المهام حسب خصائص محددة
يعد التجميع إحدى طرق تنظيم المهام الخاصة بك ، ولكن يمكنك أيضًا تصفيتها لعرض المهام التي تريد رؤيتها فقط. من المفيد في خطة الفريق أن ترى فقط المهام التي تم تعيينها لك أو فقط المهام الخاصة بتسمية معينة.
لتصفية المهام ، انقر فوق "تصفية" في الجزء العلوي الأيمن.
انقر على أحد أسماء الخصائص لاختيار قيمة للتصفية عليها. سنقوم بتصفية القيمة "العاجلة" في خاصية الأولوية.
ستظهر الخطة الآن فقط تلك المهام التي لها أولوية "عاجل".
يمكنك تطبيق العديد من الفلاتر كما تريد في نفس الوقت ، بحيث يمكنك التصفية للمهام العاجلة مع تسمية صفراء مخصصة لجين ومستحق الأسبوع المقبل ، على سبيل المثال.
إذا لم تكن الخصائص محددة بما فيه الكفاية ، يمكنك أيضًا التصفية حسب الكلمات الرئيسية ضمن المهام.
سيعرض هذا أي مهمة تحتوي على الكلمة الرئيسية في أي مكان في العنوان. لمسح عامل التصفية ، انقر فوق "تصفية" مرة أخرى ، ثم حدد زر "مسح".
كلما زادت المهام في مخططك ، أصبحت التصفية أكثر فائدة.
إنشاء إحصائيات حول خطتك
إذا كنت مديرًا بحاجة إلى الإبلاغ عن عمل فريقك ، فستعرف أهمية الإحصائيات. يوفر Planner بعض الرسوم البيانية الأساسية لمساعدتك على فهم الحالة الحالية لخطتك بطريقة تجعل من السهل الإبلاغ.
للوصول إلى مخططات المخطط ، انقر فوق المخططات في الجزء العلوي من الخطة.
يمنحك هذا بعض العروض المرئية للخطة كما هي حاليًا.
كما يمنحك تفصيلًا للمهام استنادًا إلى الأولوية والمعين إليه في أسفل الصفحة. هذه المخططات مفيدة إلى حد ما ، لكنها ليست مفصلة بشكل خاص أو قابلة للتخصيص. لذلك ، تحتاج إلى تصدير خطتك إلى Excel ، حيث يمكنك القيام بالرسومات بنفسك ، أو توصيل جدول البيانات بأداة مثل الطاقة BI لرسم احصائيات لك.
لتصدير الخطة ، انقر على النقاط الثلاث في أعلى الخطة ثم حدد "تصدير الخطة إلى Excel".
سيؤدي هذا إلى إنشاء جدول بيانات يحتوي على لقطة للبيانات حول الخطة والمهام ، والتي يمكنك استخدامها لإنشاء تمثيلات مرئية لخطتك باستخدام أي أداة تريدها.
قم بتثبيت تطبيق Planner Mobile
إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على التحقق من خططك أثناء التنقل ، فستحتاج إلى تطبيق جوال مخطط. لقد جعلت Microsoft من السهل جدًا الحصول عليه دون الحاجة إلى الذهاب إلى متجر التطبيقات الخاص بك ؛ ما عليك سوى النقر على رابط "الحصول على تطبيق المخطط" أسفل الشريط الجانبي.
سيؤدي هذا إلى فتح لوحة حيث يمكنك إدخال رقم هاتفك. سترسل Microsoft بعد ذلك رابط تنزيل إلى متجر التطبيقات المناسب. إذا كنت لا ترغب في استخدام رقم هاتفك – أو أنه جهاز لوحي لا يحتوي على رقم هاتف – يمكنك تقديم عنوان بريد إلكتروني بدلاً من ذلك.
قم بتثبيت التطبيق كالمعتاد ، وستكون الآن قادرًا على مراقبة عملك دون الحاجة إلى سحب جهاز كمبيوتر محمول معك.
