الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

7 أمثلة على تنسيق البريد الإلكتروني للشركات

ستساعدك المقالة التالية: 7 أمثلة على تنسيق البريد الإلكتروني للشركات

عندما يتعلق الأمر بإدارة عمل تجاري ناجح، فإن التواصل هو المفتاح. لا يتطلب التواصل التجاري الفعال الوضوح فحسب، بل يتطلب أيضًا استخدام تنسيقات البريد الإلكتروني وآداب السلوك المناسبة.

في هذه المقالة، سنفحص 7 أمثلة مختلفة لتنسيقات البريد الإلكتروني للشركات لمساعدتك على البدء في إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية تحقق نتائج في كل مرة. هيا بنا نبدأ!

ما أهمية تنسيق البريد الإلكتروني المناسب؟

في العصر الرقمي الحالي، تلعب رسائل البريد الإلكتروني المهنية دورًا محوريًا في اتصالاتنا اليومية، خاصة في عالم الأعمال. إن استخدام تنسيق البريد الإلكتروني المناسب لا يضمن فقط تقديم نفسك على أنك مختص وجدير بالثقة، ولكنه أيضًا يترك انطباعًا أوليًا إيجابيًا.

إن أخذ الوقت الكافي لتنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل صحيح يتحدث كثيرًا عن اهتمامك بالتفاصيل واحترامك للمستلم. عندما تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك منظمة بشكل جيد وواضحة، فإنها تعزز التواصل الفعال، مما يضمن فهم رسالتك على النحو المنشود.

بالإضافة إلى ذلك، من خلال الحفاظ على تنسيق متسق ومناسب، فإنك تقلل من خطر التفسيرات الخاطئة، مما يضمن أن يظل جوهر محادثتك شفافًا وفعالًا.

كيف يختلف تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي عن تنسيق البريد الإلكتروني غير الرسمي؟

غالبًا ما يكمن التمييز بين تنسيقات البريد الإلكتروني الرسمية وغير الرسمية في اللهجة واللغة والبنية المستخدمة. في حين أن البريد الإلكتروني الرسمي يلتزم عادةً بقواعد احترافية صارمة، فإن البريد الإلكتروني غير الرسمي يسمح بنهج أكثر استرخاءً وشخصية.

في رسالة البريد الإلكتروني الرسمية، من المهم الحفاظ على نبرة محايدة، والابتعاد عن اللغة غير الرسمية أو الاختصارات أو العامية، وإعطاء الأولوية للوضوح والدقة. يوصى أيضًا بتجنب أي عناصر مرحة مثل الرموز التعبيرية أو صور GIF أو الخطوط الملونة بشكل مفرط.

من ناحية أخرى، يمكن أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية على نبرة محادثة أكثر، وتشتمل على مصطلحات عامية، وحتى تتضمن عناصر خفيفة لجعل التفاعل أكثر جاذبية وجاذبية.

تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي وغير الرسمي

يعد فهم الاختلافات بين تنسيقات البريد الإلكتروني الرسمية وغير الرسمية أمرًا أساسيًا للتواصل الفعال. فيما يلي جدول مقارن لتسليط الضوء على الفروق:

ميزة البريد الإلكتروني الرسمي البريد الإلكتروني غير الرسمي
نغمةاحترافيغير رسمي
استخدام الانقباضاتتم تجنبهشائع
استخدام العاميةتم تجنبهمسموح
الرموز الانفعاليةتجنب عموماأكثر تواترا

ما هو تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للأعمال؟

تتبع كتابة البريد الإلكتروني للأعمال مجموعة معينة من الأعراف التي تميزها عن أنواع الكتابة الأخرى. باتباع هذه التقاليد، فإنك تخلق انطباعًا مصقولًا واحترافيًا سيحظى بتقدير المتلقين.

دعونا نلقي نظرة على تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للعمل وبعض النصائح لضمان أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مكتوبة بشكل جيد وفعالة.

  • عنوان البريد الإلكتروني المهني
  • سطر الموضوع
  • فتح البريد الإلكتروني
  • هيئة البريد الإلكتروني
  • خاتمة البريد الإلكتروني
  • تسجيل الخروج بالبريد الإلكتروني
  • توقيع البريد الإلكتروني

1. عنوان البريد الإلكتروني المهني

في عالم الأعمال اليوم، غالبًا ما تبدأ الانطباعات الأولى بعنوان بريدك الإلكتروني. إنه بمثابة معرف رقمي، لذا فإن الحصول على معرف احترافي أمر بالغ الأهمية. امتنع عن استخدام ألقاب غريبة أو أرقام ليس لها أهمية خاصة أو معرفات غامضة.

من الناحية المثالية، يجب أن يكون بريدك الإلكتروني مزيجًا من اسمك الأول واسم العائلة أو صيغة مرتبطة بشكل وثيق بهويتك.

بالنسبة للشركات، من المفيد دائمًا أن يكون لديك عنوان بريد إلكتروني مرتبط بنطاق الشركة. لا يبدو هذا أكثر احترافية فحسب، بل يعزز أيضًا التعرف على العلامة التجارية ويبني الثقة بين المتلقين.

2. سطر الموضوع

يعمل سطر الموضوع كبوابة إلى بريدك الإلكتروني، حيث يقدم للمستلم لمحة عن المحتوى الموجود بداخله.

ولذلك، ينبغي أن تكون دقيقة، وجذابة للانتباه، وذات صلة. يمكن أن يؤدي دمج الأفعال أو العبارات المقنعة مثل “تحديث الاجتماع” أو “التعليقات مطلوبة” إلى تحفيز الإلحاح ومطالبة المستلم بفتح البريد الإلكتروني.

ومن المهم أيضًا الامتناع عن استخدام سطور موضوع غامضة أو مضللة. يجب أن يعرف المستلم ما يمكن توقعه عندما يتعمق في البريد الإلكتروني.

أيضًا، كن حذرًا دائمًا وتجنب استخدام الكلمات التي قد تؤدي إلى تشغيل عوامل تصفية البريد العشوائي، والتي قد ترسل بريدك الإلكتروني مباشرة إلى مجلد البريد غير المرغوب فيه، مما يقلل من فرص قراءته.

3. فتح البريد الإلكتروني

إن بدء إرسال بريد إلكتروني بالطريقة الصحيحة يضبط نغمة الاتصال بأكمله. تلعب تحيتك دورًا حاسمًا في إقامة العلاقة ونقل الاحترام. من خلال الافتتاحية بـ “عزيزي” أو حتى “مرحبًا”، فإنك تنقل على الفور مستوى من الاحترافية.

إن التأكد من استخدام الاسم واللقب الصحيحين للمستلم يعزز اهتمامك بالتفاصيل. إذا لم تكن متأكدًا من جنس الشخص أو لقبه، فمن الآمن استخدام اسمه الكامل.

بعد التحية، يمكنك إدراج سطر تمهيدي يظهر حسن النية، مثل “أنا على ثقة من أن هذه الرسالة تجدك في حالة معنوية جيدة” لإنشاء اتصال بمهارة.

4. نص البريد الإلكتروني

هذا هو المكان الذي يكمن فيه جوهر رسالتك. يجب أن يكون المحتوى هنا منظمًا ومركّزًا بشكل جيد. يؤدي تقسيم المحتوى إلى فقرات منطقية وقصيرة إلى تعزيز سهولة القراءة ويضمن إبراز كل جزء أو فكرة.

من الحكمة أن تبقي جملك واضحة، مستخدمًا الأفعال النشطة واللغة المباشرة. وهذا يعزز الوضوح والحسم في المحتوى الخاص بك. ابتعد عن العبارات والمصطلحات الغامضة ما لم تكن معيارًا صناعيًا.

للحصول على بريد إلكتروني مفهوم عالميًا، من الضروري أيضًا تجنب العامية والاختصارات ما لم يتم تعريفها مسبقًا أو التعرف عليها على نطاق واسع.

5. خاتمة البريد الإلكتروني

يعد إنهاء بريدك الإلكتروني بشكل فعال أمرًا محوريًا في تعزيز رسالتك وتوجيه المستلم نحو الإجراء المطلوب.

هذا هو الجزء الذي تقوم فيه باختصار بتركيز التركيز الأساسي لبريدك الإلكتروني والتعبير عن الامتنان لوقت المستلم واهتمامه.

مطالبات العرض مثل “هل تحتاج إلى مزيد من المعلومات” أو “أنا في انتظار تعليقاتك” لتشجيع الحوار.

تذكر أن الاستنتاج المدروس جيدًا لا يلخص فحسب، بل يضع أيضًا الأساس للتواصل المستمر أو الخطوات التالية في العملية.

6. تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني

الطريقة التي تنهي بها بريدك الإلكتروني يمكن أن تترك ذكرى دائمة في ذهن القارئ. يمكن أن تعكس هذه اللفتة الصغيرة احترامك واحترافيتك والعلاقة التي تشاركها مع المتلقي.

إن استخدام العبارات الختامية القياسية والمقبولة عالميًا مثل “مع تحياتي” أو “تفضلوا بقبول فائق الاحترام” لا يمكن أن يحدث خطأ على الإطلاق. اعتمادًا على العلاقة والسياق، يمكنك أيضًا استخدام مصطلحات أكثر ودية مثل “اعتن بنفسك” أو “في صحتك”.

من الضروري التأكد من توافق أسلوب تسجيل الخروج مع محتوى بريدك الإلكتروني، وتحديد التوقعات الصحيحة لأي تفاعلات لاحقة.

7. توقيع البريد الإلكتروني

فكر في توقيع بريدك الإلكتروني باعتباره بطاقة عمل إلكترونية – موجزة وغنية بالمعلومات ومهنية. يجب أن تعرض هذه المساحة بوضوح اسمك الكامل ووظيفتك والشركة التي تمثلها.

قد يكون من المفيد تضمين معلومات الاتصال مثل رقم الهاتف المباشر أو رابط موقع الويب أو حتى الملف الشخصي على LinkedIn.

بالنسبة لأولئك الذين يريدون ترك انطباع أكثر وضوحًا، فإن إضافة شعار الشركة أو صورة احترافية يمكن أن يزيد من تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

ومع ذلك، فمن الضروري الحفاظ على التوازن – في حين أن إضافة العناصر يمكن أن تجعل توقيعك بارزًا، إلا أن الإفراط في الفوضى قد يؤدي إلى نتائج عكسية. تهدف إلى تصميم أنيق ومنظم وفعال.

نصائح احترافية لتنسيق البريد الإلكتروني

يجب أن تتبع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل تنسيقًا قياسيًا واحترافيًا للبريد الإلكتروني للتأكد من أن رسائلك واضحة ومنظمة. فيما يلي بعض النصائح الإضافية لإنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة للأعمال:

ابدأ بسطر موضوع جذاب وذو صلة

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي، يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا وموجزًا ​​للتأكد من أن المستلم يعرف الغرض من البريد الإلكتروني. قد يكون من المفيد أيضًا استخدام كلمات العمل في سطر الموضوع الخاص بك لجذب الانتباه.

إضفاء الطابع الشخصي على البريد الإلكتروني الخاص بك

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي، فإن تخصيص بريدك الإلكتروني باستخدام اسم المستلم أو المسمى الوظيفي أو اسم الشركة يمكن أن يساعد في إنشاء اتصال أكثر فائدة مع المستلم. وينطبق هذا بشكل خاص على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى عدة أشخاص.

اجعل رسائل البريد الإلكتروني موجزة وفي صلب الموضوع

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل موجزة وفي صلب الموضوع. تجنب استخدام الكلمات أو العبارات الطويلة، وتجنب التفاصيل غير الضرورية التي قد تربك القارئ. يجب عليك أيضًا أن تجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة إن أمكن، بحيث لا تزيد عن فقرتين أو ثلاث فقرات.

اجعل بريدك الإلكتروني سهل القراءة

عند كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل، استخدم اللغة النشطة والجمل القصيرة. يجب عليك أيضًا تقسيم المحتوى إلى فقرات لتسهيل على القارئ تصفحه. تجنب استخدام المصطلحات أو المصطلحات الفنية، واستخدم النقاط النقطية لتسهيل على القارئ العثور على النقاط الرئيسية بسرعة.

الامتناع عن استخدام العامية أو الاختصارات أو الرموز التعبيرية

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل احترافية، وعلى هذا النحو، فإن اللغة العامية والاختصارات والرموز التعبيرية ليست مناسبة بشكل عام. تجنب استخدامها إلا إذا كنت متأكدًا من أنه لن يساء فهمها من قبل المستلم.

تجنب استخدام اللغات العامية مثل LOL، واستخدم الرموز التعبيرية باعتدال. تشمل العبارات التي يجب تجنبها “لا أستطيع” و”لا أريد” و”لا ينبغي”.

كن على علم بالنغمة

يجب أن تعكس نبرة بريدك الإلكتروني نوع المحادثة التي ستجريها شخصيًا. اختر كلماتك بعناية وتجنب الظهور بمظهر غاضب أو عدواني أو ساخر. من المهم أن تكون مهذبًا ومهنيًا، حتى لو كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات سلبية.

كن لطيفًا ومهذبًا وشاكرًا

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دائمًا مهذبة وودية. استخدم كلمات مثل “من فضلك” و”شكرًا لك” و”لطفًا” في رسائلك لإظهار الاحترام. يجب أيضًا أن تقدر وقت الشخص وجهده، خاصة إذا كان يساعدك في شيء ما.

كن منفتحًا وحيويًا ومحبوبًا

عند كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل، من المهم أن تكون منفتحًا وحيويًا. استخدم الكلمات الإيجابية التي تنقل الحماس، وتأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن المتلقي من المتابعة معك بسهولة.

اذكر نقاطًا من محادثتك السابقة

إذا كانت رسالتك الإلكترونية عبارة عن رد على شيء قاله أو طلبه المستلم مسبقًا، فتأكد من تضمين نقاط محددة من محادثتك السابقة. سيساعد هذا في إظهار أنك قد اهتمت بأفكاره واهتماماته.

سيساعد ذلك أيضًا على تحديث ذاكرة المستلم ويسهل عليه فهم ما تقوله.

اختتم بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

عند الانتهاء من بريدك الإلكتروني المهني، تأكد من تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. قد يكون هذا بمثابة مطالبة المستلم بإبداء رأيه أو مدخلاته أو تعليقاته على شيء ذكرته في بريدك الإلكتروني. ويمكن أيضًا أن يدعوهم إلى اتخاذ إجراء محدد.

مهما كان الأمر، تأكد من أن العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء واضحة وسهلة بحيث يفهمها المتلقي.

استخدم توقيع بريد إلكتروني احترافيًا

كما ذكرنا سابقًا، يجب أن يتضمن توقيع بريدك الإلكتروني اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال بالإضافة إلى صورة الرأس أو الشعار إذا أردت. سيساعد هذا في خلق انطباع أكثر احترافية لدى المستلم، وهو أمر مهم عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك التفكير في تضمين إخلاء المسؤولية المهنية في توقيع بريدك الإلكتروني لأغراض الخصوصية والأغراض القانونية. سيساعد هذا في حمايتك أنت والمستلم.

قم بإرفاق خطاب تقديمي أو أي ملف آخر ذي صلة

إذا كانت لديك المستندات ذات الصلة التي تريد تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مثل خطاب تقديمي أو سيرة ذاتية، فتأكد من إرفاقها. سيساعد هذا في إظهار أنك تأخذ زمام المبادرة وأنك استباقي. فقط تذكر أن تتأكد من أن مرفقاتك خالية من الفيروسات قبل إرسالها.

قم بتدقيق رسائل البريد الإلكتروني بعناية قبل إرسالها

قبل إرسال بريد إلكتروني خاص بالعمل، من الجيد أن تقوم بتدقيقه بحثًا عن الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم. انتبه بشكل خاص لأية تعليمات أو طلبات تقوم بتضمينها في البريد الإلكتروني، حيث من المهم أن تكون دقيقة وواضحة.

من المفيد أحيانًا قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ لنفسك قبل إرساله، حيث يمكن أن يساعدك ذلك في اكتشاف أي أخطاء.

الرد بسرعة على جميع رسائل البريد الإلكتروني

على الرغم من أنه ليس من الضروري أن يتم ذلك في غضون دقائق، إلا أنه يجب عليك بذل قصارى جهدك للرد بسرعة على جميع رسائل البريد الإلكتروني. يُظهر هذا للمستلم أنك تحترم وقته وتقدر مدخلاته.

سيساعد القيام بذلك أيضًا على تطوير علاقات عمل قوية مع زملائك وعملائك.

النقاط الرئيسية لتنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي:

نغمة البريد الإلكتروني واللغة:

  • الحفاظ على لهجة المهنية.
  • تجنب العامية، والتقلصات، والرموز المفرطة.
  • نقل الحماس والإيجابية.

المحتوى والهيكل:

  • صياغة سطور الموضوع واضحة وموجزة.
  • قم بتخصيص البريد الإلكتروني بتفاصيل المستلم.
  • قم بتلخيص المحادثات السابقة عند الاقتضاء.
  • اختتم بدعوة واضحة للعمل.

الآداب والاحتراف:

  • التعبير عن الامتنان والمجاملة.
  • قم بتضمين توقيع بريد إلكتروني احترافي.
  • الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المناسب.

عرض تقديمي:

  • تأكد من أن البريد الإلكتروني سهل القراءة.
  • قسم المحتوى إلى فقرات سهلة الهضم.
  • تدقيق الأخطاء قبل الإرسال.

المرفقات والمعلومات الإضافية:

  • إرفاق الملفات ذات الصلة عند الحاجة.
  • التأكد من أن المرفقات آمنة وخالية من الفيروسات.

كيف تبدأ بريدًا إلكترونيًا احترافيًا؟

يجب أن يكون للبريد الإلكتروني الاحترافي غرض واضح وأن يكون خاليًا من أي أخطاء نحوية أو إملائية.

الخطوة الأولى هي تحديد الغرض من البريد الإلكتروني. هل تحاول ترتيب اجتماع، أو تقديم نفسك لعميل محتمل، أو شكر شخص ما على أعماله؟

بمجرد أن تعرف الغرض من البريد الإلكتروني، يمكنك البدء في صياغة رسالتك. حافظ على لغتك موجزة وواضحة، وتجنب أي لغة عامية أو غير رسمية.

من المهم أيضًا تدقيق بريدك الإلكتروني قبل إرساله لتجنب أي أخطاء إملائية أو أخطاء. إذا أخذت الوقت الكافي لصياغة بريدك الإلكتروني المهني بعناية، فمن المؤكد أنك ستترك انطباعًا رائعًا.

ما هي الأجزاء الأربعة للبريد الإلكتروني الرسمي؟

الأجزاء الأربعة للبريد الإلكتروني الرسمي هي سطر الموضوع، والتحية، ونص الرسالة، والتوقيع.

يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ​​وفي صلب الموضوع. ينبغي أن يعطي القارئ فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني.

يجب أن تخاطب التحية أو التحية القارئ باسمه أو مسمى وظيفته. نص الرسالة هو المكان الذي ستكتب فيه بريدك الإلكتروني. تأكد من تدقيق رسالتك قبل إرسالها.

التوقيع هو اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال. يتيح ذلك للمستلم معرفة من يتحدث معه وكيف يمكنه الاتصال بك.