ستساعدك المقالة التالية: 7 من أشهر منهجيات إدارة المشاريع أصبحت بسيطة
مجال إدارة المشاريع واسع ومعقد، مع مجموعة واسعة من المنهجيات والأساليب للاختيار من بينها.
في حين أن هذا التنوع يمكن أن يوفر المرونة والقدرة على التكيف، فإنه قد يكون أيضًا أمرًا مربكًا لأولئك الجدد في إدارة المشاريع، أو الذين يتطلعون إلى تقديم منهجية جديدة في مؤسستهم. لقد كنا هناك!
إذا كانت هذه مشكلة تحاول معالجتها، فأنت لست وحدك! في الواقع في الآونة الأخيرة تقرير من ولنجتون على حالة إدارة المشروع، فقط 61% من المنظمات استخدم دائمًا تقريبًا أ منهجية المشروع المحددة، مما يوضح أنه من الواضح أن هذا مجال تعاني منه العديد من الشركات.
في هذه المقالة، سنقدم مقدمة بسيطة وموجزة لمنهجيات إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا، بما في ذلك رشيق, سكروم, شلال, نحيف، و كانبان. من المحتمل أنك سمعت عن واحدة أو أكثر من هذه المنهجيات.
سنشرح المبادئ والممارسات الأساسية لكل منها، وسنقدم إرشادات حول كيفية اختيار المبدأ المناسب لمشروعك وفريقك.
سواء كنت مدير مشروع متمرسًا أو بدأت للتو، ستوفر لك هذه المقالة جميع المعلومات التي تحتاجها لفهم وتطبيق منهجيات إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا في عملك.
ما هي منهجيات إدارة المشاريع؟
منهجيات إدارة المشاريع هي الأطر التي توفر الهيكل والتوجيه لتخطيط المشروع وتنفيذه.
وهي مصممة لمساعدة مديري المشاريع وفرقهم على تخطيط المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها بشكل فعال من أجل تحقيق أهداف وغايات محددة.
تُستخدم هذه المنهجيات في مجموعة واسعة من الصناعات ويمكن تطبيقها على المشاريع بجميع أحجامها، بدءًا من المهام الصغيرة التي تتم لمرة واحدة وحتى المبادرات الكبيرة والمعقدة التي تتضمن فرقًا وأصحاب مصلحة متعددين.
لماذا من المهم إدارة المشاريع
إن تحديد أهداف واضحة وتحديد المخاطر وإدارتها ومراقبة التقدم خلال دورة حياة المشروع يضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح. باستخدام تقنيات إدارة المشاريع، يمكن للمؤسسات زيادة احتمالية نجاح المشروع، مما قد يؤدي إلى تحسين الأداء، ونتائج أفضل، وميزة تنافسية.
إحدى الفوائد الرئيسية لإدارة المشاريع هي أنها تساعد على ضمان سلامة المشاريع الانتهاء في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية.
ومن خلال وضع أهداف واضحة ووضع خطة لتحقيقها، يمكن لمديري المشاريع تحديد وإدارة المخاطر والتحديات المحتملة، والتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل احتمالية التأخير أو تجاوز التكاليف وتحسين فرص نجاح المشروع.
فائدة أخرى للنهج القوي لإدارة المشروع هي أنه يساعد على ضمان أن المشروع يحقق النتائج المرجوة – و يلبي احتياجات أصحاب المصلحة.
ومن خلال وضع متطلبات واضحة والعمل بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن المشروع يتماشى مع أهداف المنظمة وغاياتها. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين جودة المشروع، والتأكد من أنه يقدم قيمة للمنظمة وأصحاب المصلحة فيها.
بعض منهجيات إدارة المشاريع الشعبية
هناك العديد من منهجيات إدارة المشاريع المختلفة التي يمكن استخدامها لتنظيم المشروع والتحكم فيه. تتضمن بعض المنهجيات الأكثر شيوعًا ما يلي:
1. رشيقة
رشيق هو مرنة ومتكررة نهج لإدارة المشاريع. ذلك يؤكد تعاون, القدرة على التكيف، و تحسن مستمر. وعلى النقيض من الأساليب التقليدية الخطية لإدارة المشاريع، مثل شلالتركز Agile على تقديم أجزاء صغيرة ومتزايدة من المشروع، تُعرف باسم “التكرارات” أو “السباقات السريعة”، مع إعادة تقييم المشروع وتكييفه بشكل متكرر بناءً على تعليقات أصحاب المصلحة.
هذا النمط من إدارة المشاريع مناسب تمامًا للمشاريع الديناميكية للغاية والتي تتطلب تغييرات متكررة، مثل مشاريع تطوير البرمجيات. فهو يسمح للفرق بالاستجابة بسرعة للمتطلبات والأولويات المتغيرة، ودمج التعليقات الواردة من أصحاب المصلحة في جميع أنحاء المشروع.
2. سكروم
سكروم هو إطار للتنفيذ إدارة المشاريع رشيقة. إنها مجموعة من القواعد والممارسات التي توفر نهج منظم لإدارة المشاريع باستخدام منهجية Agile. وهو يختلف عن المنهجيات الرشيقة الأخرى في بعض النواحي الرئيسية:
- فرق سكروم هي التنظيم الذاتي والإدارة الذاتية. الفريق مسؤول عن تحديد أفضل السبل لتحقيق أهداف المشروع.
- وهو يقوم على فكرة التطوير التكراري، مع دورات قصيرة تسمى “سباقات السرعة” حيث يعمل الفريق على تقديم زيادة المنتجات القابلة للشحن. في بداية كل سباق، يختار الفريق مجموعة من عناصر العمل ذات الأولوية من قائمة تسمى “تراكم المنتج“.
- يعقد الفريق اجتماعًا يوميًا يسمى “”سكروم يومي“لمناقشة التقدم وتحديد أي عوائق.
- ويجري الفريق “مراجعة العدو” في نهاية كل سباق لتوضيح العمل المكتمل وجمع التعليقات.
يتم استخدامه على نطاق واسع في صناعات مثل تطوير البرمجيات والتسويق وتصميم المنتجات، وهو أداة قيمة للمؤسسات التي تتطلع إلى زيادة سرعة ومرونة عمليات إدارة المشاريع الخاصة بها.
3. الشلال
في نموذج الشلال، ينقسم المشروع إلى سلسلة من مراحل متميزة، ولكل منها خاصتها الأهداف, مهام، و الإنجازات. وتشمل المراحل عادة تخطيط, تحليل, تصميم, تطبيق, اختبارات، و تعيين.
يجب إكمال كل مرحلة بالكامل قبل أن تبدأ المرحلة التالية، ولا يُسمح عمومًا بإجراء تغييرات على نطاق المشروع بمجرد اكتمال المرحلة.
وهذا مناسب تمامًا للمشاريع ذات المتطلبات المحددة جيدًا والنطاق الثابت. إنه نهج يمكن التنبؤ به ومنظم يمكن أن يساعد في ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
4. العجاف
Lean هي منهجية لإدارة المشاريع تعتمد على مبادئ التصنيع الخالي من الهدر، والتي تهدف إلى القضاء على النفايات و تعظيم القيمة في عملية الإنتاج. تم تطويره في البداية لإدارة مصانع إنتاج السيارات، ولكن منذ طرحه بدأت العديد من الصناعات الأخرى في استخدامه أيضًا.
الهدف هو تسليم القيمة القصوى للعميل مع أقل قدر من الموارد. ويتم تحقيق ذلك من خلال تحديد وإزالة الهدر في عملية المشروع، مثل الخطوات غير الضرورية والتأخير والعيوب والإفراط في الإنتاج.
تتضمن بعض المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع اللينة ما يلي:
- تحديد القيمة التي يبحث عنها العميل
- رسم خريطة لتدفق القيمة وتحديد مناطق النفايات
- خلق التدفق في العملية عن طريق القضاء على النفايات وتقليل التباين
- التحسين المستمر للعملية لزيادة الكفاءة والفعالية
5. كانبان
كانبان هي منهجية إدارة المشاريع المرئية التي تستخدم لوحة كانبان لتتبع وإدارة تدفق العمل. لأنه يقوم على مبادئ الإنتاج في الوقت المناسب ويؤكد على أهمية التحسين المستمر للعمليات، وتحقيق التوازن بين الطلب والقدرة.
في كانبان، ينقسم المشروع إلى سلسلة من مهام، والتي يمثلها بطاقات على لوحة. تحتوي اللوحة عادةً على أعمدة تمثل المراحل المختلفة للمشروع، مثل “لكى يفعل“،”في تَقَدم“، و “منتهي“.
عند اكتمال المهام، يتم نقل البطاقات من عمود إلى آخر، مما يوفر تمثيل مرئي لتقدم المشروع.
6. ستة سيجما
ستة سيجما هي أ تعتمد على البيانات نهج لإدارة المشاريع يركز على تحسين جودة العمليات والمنتجات من خلال تحديدها وإزالتها عيوب. وغالبًا ما يستخدم أدوات وتقنيات محددة، مثل تحليل البيانات ورسم خرائط العمليات، لتحديد المشكلات وحلها.
في ستة سيجما، يتم تقسيم المشروع إلى سلسلة من المراحل، المعروفة باسم دميك (يُعرِّف, يقيس, تحليل, يحسن, يتحكم). ولكل مرحلة أهداف وأنشطة محددة، وهي مصممة لمساعدة الفريق على فهم العملية قيد الدراسة وتحسينها.
وفيما يلي نبذة مختصرة عن كل مرحلة:
- يُعرِّف: الهدف من هذه المرحلة هو تحديد مشكلة المشروع وأهدافه بوضوح. تشمل الأنشطة في هذه المرحلة تحديد العميل واحتياجاته، وتحديد نطاق المشروع، وإنشاء فريق المشروع.
- يقيس: هذه المرحلة مخصصة لجمع البيانات وقياس الأداء الحالي للعملية. تشمل الأنشطة في هذه المرحلة جمع البيانات، ووضع خطوط الأساس، وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
- تحليل: في هذه المرحلة، يحاول الفريق فهم الأسباب الجذرية للمشكلة وتحديد الحلول المحتملة. تشمل الأنشطة في هذه المرحلة استخدام الأدوات الإحصائية لتحليل البيانات وتحديد الأنماط والاتجاهات ووضع فرضية حول السبب الجذري للمشكلة.
- يحسن: الهدف من هذه المرحلة هو تنفيذ واختبار الحلول المحتملة. تشمل الأنشطة في هذه المرحلة تصميم الحل وتنفيذه واختباره للتأكد من فعاليته وتوثيق النتائج.
- يتحكم: وتتمثل المرحلة الأخيرة في ضمان استدامة الحل على المدى الطويل. تشمل الأنشطة في هذه المرحلة إنشاء أنظمة التحكم ومراقبة العملية وإجراء أي تعديلات ضرورية لضمان فعالية الحل على المدى الطويل.
7. الأمير2
PRINCE2 هو اختصار لـ العلاقات العامةكائنات في جتم التحكم فيه هnvironments. وهو نهج منظم ومرن يعتمد على مبادئ الممارسة الجيدة في إدارة المشاريع.
ويؤكد على أهمية تحديد أدوار ومسؤوليات فريق المشروع بوضوح، وإنشاء مجموعة من ضوابط و العمليات التي يمكن استخدامها لمراقبة وإدارة المشروع.
فهو يقسم المشروع إلى سلسلة من المراحل التي يمكن التحكم فيها والتحكم فيها. ولكل مرحلة أهدافها الخاصة وتسليماتها وضوابطها الإدارية، ويتم إدارة المشروع والتحكم فيه من قبل فريق من الأفراد ذوي أدوار ومسؤوليات محددة.
على سبيل المثال، يبدأ المشروع عادةً بتحديد الحاجة إلى منتج أو خدمة جديدة، ويتم تجميع فريق المشروع الذي يقوم بإجراء دراسة جدوى لتحديد ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق ووضع خطة رفيعة المستوى. وتشرف عليها لجنة توجيهية مسؤولة عن توفير التوجيه الاستراتيجي واتخاذ القرارات الرئيسية.
في المرحلة التالية، يقوم فريق المشروع بتطوير خطة أكثر تفصيلاً، بما في ذلك النطاق التفصيلي والجدول الزمني والميزانية وتقييم المخاطر – ثم يقوم بمراجعتها والموافقة عليها من قبل اللجنة التوجيهية.
يتم بعد ذلك تقسيم المشروع إلى عدة مراحل، ويدير كل مرحلة مدير المرحلة. يقوم مدير المرحلة بمراقبة التقدم والتحكم في الموارد لضمان اكتمال المرحلة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
وفي نهاية كل مرحلة، يقوم مدير المرحلة بمراجعة التقدم المحرز والمنتجات التي تم تسليمها. عندما يتم تسليم جميع منتجات المشروع وقبولها، يتم إغلاق المشروع. يتم إجراء المراجعة لتحديد أي دروس مستفادة وتقديم توصيات للمشاريع المستقبلية.
تعد منهجية إدارة المشروع هذه مناسبة بشكل أفضل للفرق الكبيرة التي تعمل مع البنية التحتية الحيوية حيث يكون للانحراف الطفيف عن الشروط المتفق عليها تأثير كبير. قد يؤدي استخدامه في المشاريع الصغيرة إلى إنشاء عملية أطول وأكثر تعقيدًا من اللازم.
كيف تختار المنهجية المناسبة لفريقك؟
كل من منهجيات إدارة المشاريع هذه لها نقاط القوة والضعف الخاصة بها، وأفضلها لمشروع معين سيعتمد على مجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك طبيعة المشروع، ومهارات الفريق وخبراته، وثقافة المنظمة وأهدافها.
هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتحديد منهجية إدارة المشروع المناسبة لفريقك:
- تحديد أهداف وغايات المشروع: الخطوة الأولى في اختيار منهجية إدارة المشروع هي تحديد أهداف وغايات المشروع بوضوح. سيساعدك هذا على فهم التحديات والمتطلبات المحددة للمشروع، وسيوجه عملية اتخاذ القرار أثناء تقييم المنهجيات المختلفة.
- النظر في حجم وتعقيد المشروع: ستعتمد المنهجية المناسبة لإدارة المشروع على حجم المشروع وتعقيده. على سبيل المثال، قد يتطلب مشروع كبير ومعقد يضم فرقًا وأصحاب مصلحة متعددين منهجية أكثر شمولاً، مثل Agile أو Scrum، في حين أن المشروع الأصغر والأقل تعقيدًا قد يكون أكثر ملاءمة لنهج أبسط، مثل Lean أو Kanban.
- تقييم نقاط القوة والقيود في المنهجيات المختلفة: بمجرد أن يكون لديك فهم واضح لأهداف ومتطلبات المشروع، يمكنك تقييم نقاط القوة والقيود في منهجيات إدارة المشروع المختلفة لتحديد أي منها يناسب احتياجاتك بشكل أفضل. على سبيل المثال، يعد Agile مناسبًا تمامًا للمشاريع الديناميكية للغاية والتي تتطلب تغييرات متكررة، في حين أن Waterfall مناسب بشكل أفضل للمشاريع ذات المتطلبات المحددة جيدًا ونطاق ثابت.
- التشاور مع فريقك وأصحاب المصلحة: قبل اتخاذ القرار النهائي، من المهم التشاور مع فريقك وأصحاب المصلحة للحصول على مدخلاتهم وتعليقاتهم. سيساعد ذلك على ضمان توافق المنهجية المختارة مع احتياجات المشروع وأهدافه، وأن الجميع ملتزمون بإنجاحه.
- كن على استعداد للتكيف والارتجال: لا توجد منهجية لإدارة المشاريع مثالية، ومن المهم أن تكون على استعداد للتكيف والتكيف حسب الحاجة. مع تقدم المشروع، قد تجد أن المنهجية المختارة لا تعمل كما كنت تأمل، أو أنها تحتاج إلى تعديل لتلبية احتياجات المشروع بشكل أفضل. كن مستعدًا لإجراء التغييرات والتعديلات حسب الضرورة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق النتائج المرجوة.
افكار اخيرة
إن إدارة المشاريع تمثل بالفعل تحديًا كافيًا؛ من الصعب إدارة المهام والأشخاص والموارد المتعددة. يمكن لمنهجية إدارة المشروع الفعالة أن تقلل العبء على المدير دون إبطاء إنتاجية الفريق.
على الرغم من أهمية فهم المبادئ والممارسات الأساسية لكل منهجية من أجل اختيار المنهجية المناسبة لفريقك، إلا أن الوصول إلى الأدوات المناسبة يجعل العملية أسهل.
أتاريم هي منصة مركزية لإدارة جميع عملائك ومشاريعك وفريقك ومهامك، قم بالتسجيل للحصول على خطة مجانية للأبد لنرى كيف يمكن تحسين سير العمل الخاص بك.
