الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

COVID-19: إدارة مستندات المؤسسة تزدهر

تعمل الرقمنة على إحداث ثورة في إدارة مستندات المؤسسة ، حيث توفر الوسائل للشركات لتحويل جبال المستندات المؤرشفة إلى بيانات رقمية يمكن تخزينها على طرف صورة مصغرة.

if (typeof jQuery == 'undefined') {document.write ('') ؛ }}

رسائل ومؤتمرات صناديق التحوط للربع الأول 2020 والمزيد

يتضمن التقاط الصور الرقمية للمستندات الورقية وتخزينها واستخدام برنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لتحويل الصور الرقمية إلى مستندات نصية باستخدام كلمات رئيسية قابلة للبحث. في العديد من الصناعات ، أدت هذه الممارسة إلى العديد من الفوائد. على سبيل المثال ، شهدت صناعة الرعاية الصحية أمانًا أفضل للبيانات واتصالًا أكثر كفاءة بين الأطباء والمرضى بعد رقمنة الوثائق.

ولكن ماذا يعني هذا لعملك؟ إذا كنت جادًا بشأن التدقيق في المستقبل ، فهذا يعني سهولة الوصول إلى البيانات وإمكانية البحث عنها ، وأمانًا أفضل للبيانات ، وتخزين مستندات أكثر فعالية من حيث التكلفة.

وثيقة مسح السوق والنمو

يقول كين هيكي ، رئيس حلول عمليات الأعمال في Converga ، "إن الرقمنة الذكية مع التقاط البيانات الوصفية ذات مغزى ومكان الراحة المنطقي أو سير العمل أمر ضروري في عام 2020. لم يعد من المقبول من منظور الامتثال والعملية عدم وجود استراتيجية أتمتة رقمية . "

يضيف هيكي أيضًا ، "التحدي هو أنه في الأعمال التجارية ، نادرًا ما يكون هذا في مجال خبرتك. وهذا يجعل العمل مع شريك مثبت حاسماً لنمو الأعمال التجارية. سواء كان المسح الخلفي ، أو سير عمل المستندات ، أو الحسابات الآلية المستحقة الدفع ، أو حل البريد الرقمي الكامل ، يجب على كل شركة أن تحصل على أدوات الأتمتة الرقمية للمساعدة في مسح المستندات وإدارتها. "

شهدت فوائد الرقمنة العديد من المؤسسات ذات احتياجات تخزين المستندات المحددة التي تحرص على تبني مسح المستندات بما في ذلك:

  • المكتبات والمتاحف الراغبة في حفظ الوثائق والسجلات التاريخية.
  • الإدارات الحكومية التي تحتاج إلى تخزين كميات كبيرة من السجلات للوفاء بالتزامات الامتثال.
  • يريد المهندسون المعماريون والبنائون وشركات البناء الاحتفاظ بمخططات ورسومات كبيرة الحجم حتى الحاجة إليها.
  • تحتاج مكاتب المحاماة إلى تخزين السجلات والوثائق القانونية المهمة للرجوع إليها في المستقبل.
  • المستشفيات والمستشفيات الطبية د مع كميات كبيرة من سجلات المرضى للحفاظ عليها.

يعني النمو السريع للبيانات الضخمة أيضًا أن المنظمات التي تعتمد على تحليل البيانات لاتخاذ قراراتها تحتاج أيضًا إلى رقمنة عنصر النسخة المطبوعة من هذه البيانات.

متى يجب على عملك استخدام المسح الضوئي للمستندات؟

إذا كنت تبحث في مسح المستندات ضوئيًا كجزء من إصلاحات إدارة المستندات في مؤسستك ، ولكنك غير متأكد مما إذا كانت لديك الميزانية ، فإليك بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار:

  • كن انتقائيًا:
    ركز على تلك المستندات التي يجب الاحتفاظ بها لفترة أطول للامتثال واترك السجلات الأخرى تموت بشكل طبيعي.
  • حدد الأولويات حسب الحاجة:
    حدد المستندات التي يتم الوصول إليها في أغلب الأحيان واجعلها أولوية للمسح الضوئي.
  • إنشاء معالم:
    قم بتعيين إطار زمني قابل للتحقيق يأخذ في الاعتبار ميزانيتك والوقت الذي تقضيه في الانتقال إلى نظام رقمي جديد. (مثل رقمنة قسم واحد في كل مرة).

فوائد مسح المستندات

بصرف النظر عن الميزة الواضحة في الحفاظ على المستندات قبل أن تتلاشى وتتدهور ، فإن مسح المستندات له العديد من الفوائد الرئيسية الأخرى للمشروع.

تتمثل الأولى في زيادة الإنتاجية ، نظرًا للحقيقة البسيطة التي مفادها أن موظفيك سيتمكنون من الوصول إلى مستند ببضع ضغطات مفاتيح ، بدلاً من قضاء ساعات طويلة في غرف التخزين التي تفتش في خزائن الملفات والصناديق.

كما سيحرر الموظفين الرئيسيين من هذه المهام غير الإنتاجية ويسمح لهم بالتركيز على كسب المال لعملك. إن تأثير التدفق من مكاسب الإنتاجية هذه هو تحسين خدمة العملاء ، حيث يمكن التعامل مع استفسارات وشكاوى العملاء بسرعة وكفاءة.

تسمح الوثائق الرقمية أيضًا بتحسين الاتصال والتعاون بين أصحاب المصلحة ، مع إمكانية توزيع المستندات الممسوحة ضوئيًا على العديد من المستلمين بلمسة زر واحدة. إذا تم تحميل المستندات على السحابة ، فيمكن الوصول إليها من قبل أي من أصحاب المصلحة المعتمدين في أي مكان وفي أي وقت وعلى أي جهاز محمول.

كما أن المسح الضوئي للمستندات يقلل بشكل كبير من التكاليف المرتبطة بإدارة المستندات الورقية. وتشمل شراء الورق والقرطاسية وتكلفة الطباعة والنسخ. كل ذلك يمكن أن يتراكم مع الوقت.

ستجعل السجلات الرقمية أيضًا مدققي حساباتك أكثر سعادة ، مما يعني سرعة الدخول والخروج وتعطيل أقل لأعمالك. ستكون المستندات المفقودة أو غير الصحيحة شيئًا من الماضي.

ميزة أخرى كبيرة لمسح المستندات هي تقليل مساحة التخزين التي تسمح بها. يمكن لمؤسستك التخلص من مرافق التخزين الباهظة التكلفة وإعادة تخصيص مساحة المكتب أو حتى تقليص المباني إذا تم تخزين مستنداتك الورقية في الموقع.

يعمل فحص المستندات أيضًا على تحسين الأمان والتخفيف من حدة الكوارث ، حيث لم تعد المستندات المؤرشفة مخزنة في المستودعات المعرضة للحرائق والسرقة والكوارث الطبيعية ، ولكن تم الاحتفاظ بنسخة احتياطية منها والاحتفاظ بها على خوادم آمنة للغاية بدلاً من ذلك.

تلخيص لما سبق

من الواضح أن إجراء التغيير من النظام الورقي إلى نظام جديد مبسط مع مسح المستندات والتصوير يوفر مزايا يجب ألا تفوتها مؤسستك.

وعلى الرغم من أن مسح المستندات له ثمن خاص به ، فإن كل ميزة من المزايا المذكورة هنا تتضمن توفيرًا كبيرًا في التكاليف للمنظمة ؛ إشارة واضحة إلى أن الرقمنة توفر عائدًا ممتازًا على الاستثمار.

.fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe {عرض: 100٪! مهمة ؛ }}

تم نشر منشور COVID-19: Enterprise Document Management Is Booming لأول مرة على ValueWalk.