ستساعدك المقالة التالية: فريق كبير جدًا بالنسبة إلى اللاعبين الفرديين المنتظمين؟ جرب استراتيجيات الاتصال الـ 11 هذه بدلاً من ذلك
عندما تبدأ شركتك في النمو بشكل مطرد، قد يصبح من المستحيل تقريبًا بالنسبة لك كقائد أن تجد وقتًا للقاء الموظفين بشكل فردي بشكل منتظم. بدلاً من ذلك، فكر في استراتيجيات اتصال بديلة لتوفير الوقت مع ضمان بقاءك أنت وفريقك على نفس الصفحة.
ولمساعدتك على القيام بذلك، أجاب 11 عضوًا في مجلس رواد الأعمال الشباب (YEC) على السؤال التالي:
“عندما تبدأ شركتك في النمو بشكل كبير جدًا بحيث لا يمكنها استيعاب الاجتماعات الأسبوعية الفردية مع كل موظف، ما هو النظام أو الأداة التي توصي الشركات بتجربتها من أجل الحفاظ على التواصل الشفاف؟ لماذا؟”
فيما يلي أهم الطرق التي يوصون بها.
1. احتفظ بلوحة معلومات تحتوي على بيانات الموظف
“قد تكون الاجتماعات الفردية مملة ومتكررة بالنسبة للشركات النامية. لذا، لضمان مواكبة الجميع للتسليمات المحددة، فمن الأفضل أن تقوم بتتبع المقاييس الرئيسية والحفاظ على لوحة معلومات تعرض البيانات في الوقت الفعلي. من الأفضل دائمًا السماح للبيانات بالتحدث بدلاً من جعل الأفراد يعرضون أدائهم. الأرقام لا تكذب أبدًا وتساعدك على الحفاظ على الشفافية في جميع المجالات. ~ كريس كلوسوفسكي, تنزيلات رقمية سهلة
2. قم بتغيير الاقتران الفردي
“إن وجود ثقافة الشركة حيث يتم تشجيع الجميع على مشاركة القضايا أمر حيوي. على الرغم من أن شركتك قد تجاوزت الاجتماعات الأسبوعية الفردية مع جميع الموظفين، إلا أنه لا يزال بإمكانك الاحتفاظ باجتماعات فردية أسبوعية بين الرئيس التنفيذي وقادة الأقسام. بعد ذلك، يمكن لقادة القسم إجراء لقاءات أسبوعية فردية مع مرؤوسيهم المباشرين. لا يزال هذا يحافظ على التواصل ولكن يتم توسيع نطاقه ليعكس واقعك الجديد. ~ نيك وينفيلد، الخامسة إلى الستين
3. اضبط الغرض من المحادثات الفردية
“Switch يجب أن تكون المحادثات الفردية حول النمو والتقدم الشخصي، والتي لا ينبغي أن تتطلب تسجيلات أسبوعية. يجب مناقشة كل شيء آخر في اجتماع الفريق. يكرر معظم المديرين كلامهم عدة مرات أمام مرؤوسيهم المباشرين في الاجتماعات الفردية. نريد أن يتم دمج كل شيء في اجتماع مع جميع الأشخاص الذين يحتاجون إلى سماعه كله مرة واحدة. ~ مارجوري آدامز, فورلين
4. قم باستضافة مراجعات العمل الأسبوعية مع فرق بأكملها
“نحن نتبع EOS (نظام تشغيل ريادة الأعمال) ونستضيف WARs (مراجعات الإجراءات الأسبوعية) الأسبوعية داخل وعبر فرق متعددة. يتيح لنا ذلك الاجتماع أسبوعيًا ومناقشة المشاريع والاختناقات الحالية. من الممكن أن يواجه أعضاء الفريق نفس المشكلات، لذلك يسمح لك بمعالجتها مرة واحدة بدلاً من معالجتها بشكل فردي. يمكنك أيضًا مشاركة نفس المعلومات مرة واحدة بدلاً من عدة مرات. ~ نيك فريدمان, الكتل الجامعية تنقل النفايات وتتحرك
5. استخدم التكنولوجيا التعاونية مثل Asana
“قد لا يكون من الممكن عقد اجتماعات فردية منتظمة عندما يبدأ فريقك في النمو، ولكن التواصل الشفاف مهم لتحقيق النجاح الشامل للفريق. إذا لم تتمكن من عقد اجتماعات فردية، فيمكنك استخدام الأدوات التعاونية التي تبقي الجميع على اطلاع. Asana هي إحدى هذه الأدوات التي يمكن أن تساعدك على القيام بذلك. يمكنك تعيين المهام وإضافة المتعاونين وتحديد تاريخ التسليم وغير ذلك الكثير. ~ جوش كولباخ, جناح الجملة
6. توثيق سير العمل باستخدام تطبيقات مثل Slack
“إن النظام أو الأداة الجيدة التي يمكنك تجربتها عندما لا تتمكن من عقد اجتماعات أسبوعية فردية مع كل موظف هي منصة اتصال مثل Slack. يعد هذا أمرًا مهمًا لأنه يساعد في إبقاء الجميع على اطلاع من خلال السماح لهم بالتواصل بسهولة وسرعة مع بعضهم البعض. نحن نستخدمها لتوثيق الأنشطة وسير العمل ولإعلام الجميع بالأشياء المهمة – وهي ناجحة!” ~ سيد بلخي, WPBeginner
7. إنشاء المعلومات Hub
“الحل البسيط هو إنشاء “مركز” للمعلومات. يمكن أن يكون هذا موقع WordPress بسيطًا أو مستند Evernote أو مجرد ورقة Google. الهدف هو أن يكون لديك كل ما يحتاج الشخص إلى معرفته في مكان واحد يسهل الوصول إليه ويتم تحديثه بانتظام. وهذا أمر مهم لأنه يساعد على تقليل الارتباك ويضمن أن الجميع على نفس الصفحة. ~ بلير ويليامز, عضو الصحافة
8. استضافة قاعات المدينة الشهرية
“إذا أصبح عملك كبيرًا جدًا بحيث لا يمكنك استضافة اجتماعات فردية مع كل فرد في فريقك، فقد ترغب في التفكير في استضافة اجتماع شهري في قاعة المدينة. لقد اضطررت إلى التحول إلى هذا النهج منذ بضع سنوات عندما أدركت أنه ليس لدي الوقت الكافي للقاء كل فرد في فريقنا كل أسبوع. أستخدم مجلس مدينتنا لمراجعة التحديثات الأساسية، والثناء على أصحاب الأداء العالي وإعلام الجميع بما يمكن توقعه بعد ذلك. ~ جون تورنر, سيد برود ذ م م
9. إنشاء جداول أعمال اجتماع موحدة
“يجب على كل فريق إجراء اجتماع أسبوعي واحد باتباع تنسيق موحد حيث تناقش بدقة مؤشرات الأداء الرئيسية. اجعل هذا الاجتماع محددًا بوقت وخصص فترات زمنية محددة لكل حاضر. امتنع عن الخوض في المناقشات وركز فقط على المهام المكتملة والمهام التي تركت غير مكتملة والعقبات التي واجهتها. وهذا يساعد في الحفاظ على التواصل الشفاف في الشركات النامية.” ~ جاريد أتشيسون, نماذج الفسفور الأبيض
10. قم بوقفات الوقوف اليومية
“تعد المواقف اليومية وسيلة ممتازة للحفاظ على التواصل الشفاف في جميع المجالات. يمكن للشركة أن تطلب من موظفيها ملء الاستبيانات بشكل منتظم باستخدام تطبيق اتصال مثل Slack. وهذا يسهل التدفق الشفاف للمعلومات بينما تظل مطلعًا على التقدم المحرز في التسليمات اليومية وتصبح على علم بالعوائق التي تواجهها للتوصية بأفضل مسار للعمل. ~ ستيفاني ويلز, أشكال هائلة
11. إرسال مذكرات الشركة
“تُعد مذكرة الشركة حلاً ممتازًا إذا كنت تريد الحفاظ على تواصل مستمر مع فريقك، حتى لو لم تتمكن من عقد اجتماعات فردية. نقوم بإنشاء مذكرة أسبوعية لفريقنا تتناول تغييرات المنتج وتحديثاته بالإضافة إلى أخبار الشركة على نطاق أوسع. تساعد هذه الإشعارات في إبقاء الجميع على نفس الصفحة دون التضحية بساعات لا حصر لها للاجتماعات. ~ كريس كريستوف, MonsterInsights
