ستساعدك المقالة التالية: هل يمكنك استخدام حساب بنك الأعمال للاستخدام الشخصي؟
يسأل أحد القراء:
لقد تم تعييني مؤخرًا كمحاسب لشركة تصنيع صغيرة. رئيسي ، المالك ، يستخدم الحساب البنكي التجاري للاستخدام الشخصي – وهذا يقودني إلى الجنون! يقوم بسحب الأموال باستخدام بطاقة الخصم لتغطية النفقات الشخصية.
في الأسبوع الماضي، اشترت زوجته جهاز تلفزيون بشاشة كبيرة لمنزلها باستخدام شيك على بياض وقعه من حساب الشركة. من يوم لآخر، لا أعرف أبدًا مقدار الأموال التي ستحصل عليها الشركة.
لقد أوضحت أنه من أفضل الممارسات الفصل بين الأموال التجارية والأموال الشخصية، لكنه أخبرني أن ذلك لا يهم نظرًا لأن الشركة هي شركة ذات مسؤولية محدودة وهو المالك الوحيد. من على حق؟ مديري؟ أو أنا؟ وماذا علي أن أفعل؟
– روكسان من نيويورك
لماذا لا تستخدم حساب البنك التجاري لأغراض شخصية
فيما يلي 7 أسباب مقنعة لعدم قيام أصحاب الأعمال الصغيرة باستخدام حساب مصرفي تجاري للاستخدام الشخصي. إن الخلط بين الأموال، أو الخلط بين الأموال الشخصية والتجارية، يثير المخاطر التالية:
1. يجعل إدارة التدفق النقدي أكثر صعوبة
عندما تخلط بين أموال العمل والأموال الشخصية، يمكن أن يصبح وضع التدفق النقدي للشركة مربكًا ويصعب التنبؤ به.
على سبيل المثال، قد لا يكون لدى الشركة أموال كافية عند استحقاق فاتورة عمل أساسية. يمكن أن يحدث هذا لأن المالك اختار دفع النفقات الشخصية من حساب الأعمال في نفس الوقت.
ينظر بعض أصحاب الأعمال ببساطة إلى رصيدهم البنكي، ويرون رقمًا إيجابيًا، ويعتقدون أن بإمكانهم الإنفاق بحرية. يمكن أن تؤدي هذه العقلية بسرعة إلى أزمة تدفق نقدي، مما يؤدي إلى تعطيل الاستقرار المالي للشركة.
2. يقوض حماية المسؤولية الشخصية
يمكن أن يكون مالك شركة أو شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) مسؤولاً شخصيًا عن ديون الأعمال إذا قام بخلط الأموال الشخصية والتجارية.
ينشئ العديد من المالكين شركات ذات مسؤولية محدودة أو شركات على وجه التحديد للحد من مسؤوليتهم الشخصية عن ديون الأعمال. ومع ذلك، إذا كان المالك يطمس الخطوط الفاصلة بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية، فقد تتعرض حماية المسؤولية للخطر.
وفي بعض الحالات المحاكم من المعروف أن “لاختراق حجاب الشركة”، ومحاسبة المالك عن ديون الشركة.
هذا الخطر مرتفع بشكل خاص بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات ذات المالك الواحد، والتي قد يعتقد أصحابها أن فصل الأموال لا يهم لأنهم المالك الوحيد.
قد يؤدي هذا إلى نتائج عكسية بشكل كبير، خاصة إذا تم إغلاق الشركة، مما يترك وراءها ديون الشركة التي قد يلاحق الدائن غير المدفوع المالك لاستردادها.
3. يبالغ أو يقلل من التخفيضات الضريبية
لكي يتم اعتبارها تخفيضات ضريبية تجارية، يجب أن تكون النفقات لأغراض تجارية. عندما يتم دفع الفواتير الشخصية باستخدام حساب مصرفي تجاري، فإن ذلك يؤدي إلى تعقيد تحديد نفقات العمل الفعلية.
ونتيجة لذلك، قد تفوتك الخصومات المشروعة. وبدلاً من ذلك، يمكنك تصنيف النفقات الشخصية عن طريق الخطأ على أنها نفقات متعلقة بالعمل، مما يؤدي إلى فرض عقوبات وفاتورة ضريبية باهظة من مصلحة الضرائب الأمريكية إذا تم تدقيقك.
تتصاعد خطورة هذه المشكلة عندما يهمل أصحاب الأعمال تحديث سجلاتهم المالية.
في كثير من الأحيان، ينتظر المالكون حتى وقت الضرائب لتصنيف النفقات. وعندما يحين ذلك الوقت، تتلاشى الذكريات، ويجد المالكون أنفسهم يغربلون أكوامًا من الإيصالات، ويكافحون للتمييز بين نفقات العمل والنفقات الشخصية. وهذا السيناريو جاهز لارتكاب أخطاء مكلفة.
4. يجعل المحاسبة معقدة بلا داع
5. يؤدي إلى اعتراضات من قبل أصحاب المصلحة الآخرين
يعد وجود تمييز واضح بين الشؤون المالية الشخصية والمالية أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الشفافية والثقة مع أصحاب المصلحة الآخرين.
يمكن للمساهمين والمستثمرين وشركاء الأعمال أن يشعروا بالقلق بسرعة إذا رأوا أنك تتعامل مع الشركة مثل بنكك الشخصي.
مثل هذا السلوك يمكن أن يثير تساؤلات جدية حول نزاهة الإدارة المالية للشركة ويؤدي إلى تآكل الثقة بين المستثمرين في نجاحها.
مؤسس شركة WeWork اكتشف هذا الطريق الصعب. تقدمت الشركة التي تحلق على ارتفاع عالٍ، والتي تبلغ قيمتها ذات يوم 47 مليار دولار، بطلب للاكتتاب العام في صيف عام 2019. وكشفت إفصاحات الإيداع عن التعامل الذاتي للمؤسس، بما في ذلك القروض الشخصية التي حصل عليها من الشركة بأسعار أقل من السوق.
وبعبارة أخرى، كان المؤسس يحول أموال الشركة إلى أغراض شخصية.
أجبره أكبر مستثمر في الشركة على ترك منصب الرئيس التنفيذي. وفي النهاية اضطر للاستقالة من الشركة التي أسسها!
WeWork هو مثال رفيع المستوى. تذكر، على الرغم من ذلك، حتى في الشركات الصغيرة التي ليس لديها خطط لطرح عام أولي، يمكن لأصحاب المصلحة القيام بذلك مقاضاة ل اختلاس الأموال أو الاحتيال أو الإخلال بالواجب الائتماني.
لذا، إذا كان هناك مالكون أو مستثمرون آخرون، فإن دفع النفقات الشخصية من حساب تجاري سوف يلحق بك في النهاية.
6. يمكن أن يلغي جزءًا من فائدة الفصل الفرعي S
يمكن للحسابات المختلطة أن ترمي مفتاح ربط قرد في أفضل خطة ضريبية للفصل الفرعي S.
الفصل الفرعي S هو الاختيار الذي تجريه مع مصلحة الضرائب الأمريكية للتعامل مع الضرائب باعتبارها تمريرًا وتجنب الازدواج الضريبي لكل من الشركة والمالك.
ميزة أخرى للفصل الفرعي S هي أنه يمكن أن يخفض ضرائب التوظيف (ضرائب الرعاية الطبية والضمان الاجتماعي) للمالك.
هنا كيف يعمل. يصبح المالك موظفًا في الشركة. وطالما أنه يحصل على راتب معقول، لا يتعين على المالك دفع ضرائب التوظيف على توزيعات الشركات التي تزيد عن الراتب.
ومع ذلك، إذا أخذ المالك توزيعات غير الراتب دون تتبع جيد للمبلغ الذي ينفقه، فقد يتعارض مع مصلحة الضرائب.
كيف؟ من خلال أخذ توزيعات تفوق راتبه بكثير. يتطلب قانون الضرائب ألا يكون راتب المالك منخفضًا بشكل غير معقول مقارنة بتوزيعات الأرباح.
ما يمكن أن يحدث هو أن المالك يفقد تتبع المبلغ الذي يأخذه من الشركة لأغراض شخصية. من السهل القيام بذلك عندما تخلط بين النفقات الشخصية والتجارية وليس لديك ضوابط محاسبية جيدة.
مثل يقول موقع Nolo.com“إذا خلصت مصلحة الضرائب الأمريكية إلى أن مالك شركة S قد حاول التهرب من ضرائب الرواتب عن طريق إخفاء راتب الموظف على أنه توزيعات للشركات، فيمكنه إعادة وصف التوزيعات على أنها راتب ويتطلب دفع ضرائب العمل والعقوبات التي يمكن أن تشمل غرامات ضريبية على الرواتب تصل إلى 100 % بالإضافة إلى عقوبات الإهمال.
7. يجعل الربح والنمو أكثر صعوبة
كلما كان العمل التجاري أكثر انضباطًا فيما يتعلق بالأمور المالية، كلما زادت احتمالية النجاح. إذا كنت تتعامل مع الحسابات المصرفية بشكل غير محكم، فقد يؤدي ذلك إلى افتقار عملك إلى الانضباط المالي بطرق أخرى. وهذا يضع عائقًا غير ضروري أمامك.
قد تظهر أي تقارير مالية صورة غير دقيقة عن العمل، لأنها قد تتضمن نفقات شخصية. كيف يمكنك في العالم إنشاء بيان ربح وخسارة (P&L) مفيد بدون بيانات نظيفة؟
على الأقل سيتعين عليك التوقف لتنظيف بياناتك أولاً. وهذا يحرمك من القدرة على إعداد التقارير في الوقت الحقيقي.
بشكل عام، من خلال الخلط بين الأموال الشخصية والتجارية وعدم الحفاظ على الانضباط، يصبح من الصعب إدارة الأعمال نحو الأرباح والنجاح.
أفضل الممارسات المتعلقة بالأعمال والنفقات الشخصية
من الشائع أن تبدأ الشركات الصغيرة مع المالك باستخدام الأموال الشخصية لبدء المشروع. لذا، من وجهة نظر المالك، قد يبدو من المقبول تمامًا الاستمرار في الخلط بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية.
في الواقع، كشفت دراسة استقصائية أن 27% من أصحاب الأعمال اعترفوا باستخدام نفس الحساب للأغراض الشخصية والتجارية.
ومع ذلك، فإن خلط الأموال يصبح مشكلة بمجرد أن يبدأ العمل بكامل طاقته. لذلك، للحفاظ على الوضوح المالي وتجنب المشكلات المحتملة، يوصى باتباع أفضل الممارسات الثمانية التالية:
حسابات مصرفية تجارية وشخصية منفصلة
يجب أن يكون لدى صاحب العمل الصغير دائمًا حسابان جاريان: حساب شخصي وحساب تجاري.
يصبح الأمر أسهل كثيرًا عندما تبقي عملك وحياتك الشخصية منفصلين ومنظمين جيدًا. اقرأ المزيد من خبيرة الضرائب باربرا ويلتمان حول سبب حاجتك إلى فصل الشؤون المالية لشركتك.
خذ الراتب
يجب على صاحب العمل الصغير أن يحدد راتباً ثابتاً لنفسه. إذا كان هيكل العمل عبارة عن شركة أو فرع فرعي S، فيجب أن يصبح المالك موظفًا. وهذا يخلق تدفق دخل منتظم، مما يعزز الفصل بين الأموال التجارية والأموال الشخصية.
بالنسبة للمالك الوحيد، من المفيد إجراء سحب أو تحويل منتظم كل أسبوعين إلى حساب شخصي.
يمنع هذا النهج المنظم الانغماس غير المتوقع في حسابات الأعمال لتلبية الاحتياجات الشخصية. فهو لا يعزز الانضباط المالي الجيد فحسب، بل يعزز أيضًا الشفافية المالية، وهما عاملان حاسمان لنمو الشركة المستدام وطول عمرها.
أخذ توزيعات الأرباح بمبالغ مقطوعة
غالبًا ما يحصل العديد من المالكين الفرديين وأصحاب الشركات ذات المسؤولية المحدودة على توزيعات أرباح بالإضافة إلى رواتبهم. هذه الممارسة مقبولة تمامًا ويمكن أن توفر مرونة مالية إضافية.
ومع ذلك، من المهم القيام بذلك بمسؤولية. يمكن أن تؤدي عمليات السحب غير المنتظمة أو دفع الفواتير الشخصية بشكل عشوائي من حسابات الأعمال إلى حدوث فوضى مالية. وبدلا من ذلك، ينبغي أن تؤخذ التوزيعات كمبالغ مقطوعة مخططة، إما مرة واحدة أو عدة مرات في السنة.
يمكن دمج مثل هذه الأحداث المخطط لها في التخطيط الضريبي والتقاعد وتشكل جزءًا من استراتيجية نمو الشركة.
يساعد هذا النهج في الحفاظ على وضوح الصحة المالية للشركة ويضمن استخدام الأموال بحكمة وعدم إهدارها على النفقات المتهورة.
استخدم بطاقات الائتمان المنفصلة
احتفظ بسجلات جيدة للضرائب
احتفظ بسجلاتك الضريبية محدثة طوال العام. تأثير المماطلة يمكن أن يكون مكلفا.
يساعدك حفظ السجلات الجيدة على البقاء بعيدًا عن المشاكل الضريبية. في كثير من الأحيان، ليست النية السيئة هي التي تدفع أصحاب الأعمال الصغيرة إلى الخلاف مع مصلحة الضرائب الأمريكية والسلطات الضريبية الأخرى. بل إن سوء مسك الدفاتر ونقص التوثيق يسبب مشاكل غير ضرورية. إنه خطأ قسري.
قد يؤدي سوء حفظ السجلات أيضًا إلى دفع المزيد من الضرائب.
يصبح التخطيط الضريبي الجيد صعبا عندما لا يكون لديك صورة مالية واضحة. لذلك من المحتمل أن تصل إلى الوقت الضريبي فقط لتكتشف أن هناك استراتيجيات كان بإمكانك استخدامها لخفض الضرائب.
ولكن لأنه لم يكن لديك كتب جيدة والقدرة على التطلع إلى المستقبل قبل انتهاء السنة الضريبية، فقد فاتك الفرصة.
إدارة الميزانية
في العمل، من المرجح أن تزدهر وتنجح إذا قمت بتحديد الأهداف والميزانية.
يتضمن ذلك تحديد ميزانية لتدفع لنفسك “راتبًا”.
لا تقم فقط بسحب الأموال من حسابك البنكي بكميات ضئيلة. سوف تفتقر إلى صورة واضحة عن معدل حرق النفقات الشهرية للشركة. يجب حرق معدل الحرق الخاص بك في عقلك!
كمالك، تحتاج أيضًا إلى معرفة عدد المبيعات التي يتعين عليك إجراؤها كل شهر لتغطية معدل الحرق.
من الأرجح أن تحقق أهدافك إذا كنت تعرف دائمًا بالضبط ما يلزم لتحقيق الربح كل شهر. باختصار، يجب أن تعرف دائمًا:
- مقدار ما يحتاج عملك إلى كسبه، و
- كم يمكن أن تنفق.
تأكد من تشغيل بيان الربح والخسارة الشهري والتقارير المالية الأخرى. أنها تساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
قم دائمًا بدفع الالتزامات في الوقت المناسب
يعد سداد الالتزامات في الوقت المحدد أمرًا بالغ الأهمية في إدارة الأعمال. إن إهمال الوفاء بهذه المسؤوليات المالية يمكن أن يثير علامات حمراء حول الاستخدام الشخصي لأموال الأعمال.
قد يبدو كل شيء على ما يرام حتى تبدأ الشركة في عدم سداد المدفوعات، ثم تصدر بسرعة كرة الثلج. ومن ثم، فمن القواعد الأساسية في العمل أن تدفع لكل من تدين به في الوقت المحدد.
تساعد هذه الممارسة المسؤولة على تجنب العديد من المشكلات القانونية وتعزز الثقة بين عملك وشركائه أو دائنيه. كما أنه يضمن التشغيل السلس لأعمالك، ويمنع أي انقطاع بسبب عدم دفع الخدمات أو الإمدادات الحيوية.
احترام أصحاب المصلحة الآخرين
إذا كان عملك يشمل مستثمرين أو شركاء أو مساهمين أو أعضاء شركة ذات مسؤولية محدودة، فمن الأهمية بمكان التعامل مع الأموال بأقصى قدر من النزاهة. تذكر أن أصحاب المصلحة هؤلاء لديهم مصلحة مشروعة في كيفية استخدام أموال الأعمال.
إنهم بحاجة إلى الشفافية ولهم الحق في المشاركة في القرارات المتعلقة بالمسائل المالية. ومن خلال الفصل بين نفقات العمل والنفقات الشخصية والالتزام بأفضل الممارسات، فإنك تدعم نهج عمل يتسم بالشفافية والمسؤولية.
وهذا لا يعزز ثقة أصحاب المصلحة فحسب، بل يمنع أيضًا تصور السلوك المالي غير المناسب، مما يعزز سمعة عملك.
في الختام، فإن استخدام حساب تجاري لتلبية الاحتياجات المالية الشخصية هو ممارسة غير حكيمة وخطيرة.
إنه نهج يمكن أن يقوض الصحة المالية واستقرار الأعمال ويحتمل أن يؤدي إلى تداعيات قانونية.
كن صاحب عمل أكثر ذكاءً. احتضن الانضباط المالي، وحافظ على حدود واضحة بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية، والتزم بأفضل الممارسات لإدارة أعمالك بنجاح.
فيما يلي جدول مقارنة مبسط لتلخيص المشكلات المحتملة عند استخدام الحساب البنكي التجاري للاستخدام الشخصي، وأفضل الممارسات لتجنبها:
| التدفق النقدي مربك ويصعب إدارته | الاحتفاظ بحسابات مصرفية تجارية وشخصية منفصلة |
| فقدان حماية المسؤولية الشخصية | إنشاء عمليات سحب منتظمة للرواتب لتغطية النفقات الشخصية |
| المبالغة في تقدير التخفيضات الضريبية أو التقليل منها | خذ توزيعات الأرباح بمبالغ مقطوعة، وليس عمليات سحب متفرقة |
| التعقيد غير الضروري في المحاسبة | استخدم بطاقات ائتمان منفصلة للاستخدام التجاري والشخصي |
| اعتراضات أصحاب المصلحة وفقدان الثقة | سداد الالتزامات في مواعيدها لتجنب الشك |
| القضايا القانونية بسبب سوء استخدام الأموال | احترام جميع أصحاب المصلحة، والحفاظ على الشفافية في التعامل مع الأموال |
تأتي جميع الإجابات على أسئلة القراء من هيئة تحرير Small Business Trends، التي تتمتع بخبرة تزيد عن 50 عامًا في مجال الأعمال. إذا كنت ترغب في طرح سؤال، يرجى تقديمه هنا.
