ستساعدك المقالة التالية: هل يجب عليك فرض “رسوم متأخرة” على دفعات الفواتير؟
تعد مطاردة المدفوعات أحد الجوانب الأقل بريقًا في إدارة وكالة تصميم الويب. في الحقيقة، صغير تقضي الشركات 15 يومًا كل عام مطاردة دفع الفواتير المتأخرة.
لهذا 17% من وكالات التصميم تتطلب شكلاً من أشكال الإيداع أو الدفع الكامل قبل أن يبدأوا العمل.
لسوء الحظ، يعد حل مشكلات الدفع بمثابة طقوس مرور لوكالات تصميم الويب. الخبر السار هو يمكنك حلها من خلال سياسة الرسوم المتأخرة والتواصل المسبق الجيد.
في هذا الدليل، نشارك بالضبط كيفية تحصيل الرسوم المتأخرة ومنع المدفوعات المفقودة.
ما هي سياسة الرسوم المتأخرة؟
سياسة الرسوم المتأخرة هي أ مجموعة من الإرشادات التي تحدد العقوبات التي سيواجهها العميل إذا لم يدفع فواتيره في الوقت المحدد.
فكر في الأمر كشركة بطاقات ائتمان تفرض فائدة عندما لا تقوم بسداد دفعات شهرية.
تأكد من تضمين سياسة الرسوم المتأخرة دائمًا، والمبلغ الذي سيتم تحصيله، وأي فترة سماح منصوص عليها في اتفاقية العميل الأصلية.
يمكنك اختيار الشحن إما:
- أ نسبة مئوية من الرصيد المتأخر
- أ مُثَبَّت كمية.
ما هي رسوم الرسوم المتأخرة القياسية؟
لا توجد رسوم ثابتة قياسية واحدة. ومع ذلك، فإن العديد من وكالات تصميم المواقع تتقاضى ما بين 1 إلى 2٪ فائدة شهريةلذا فإن البقاء بالقرب من هذا النطاق سيكون هو النهج الأمثل.
لنفترض أن العميل تأخر في مشروع بقيمة 1000 دولار. ستكون الدفعة المتأخرة الأولى 20 دولارًا (على أساس معدل شهري 2٪)، بينما ستكون الدفعة الثانية 40 دولارًا، وهكذا. في الأساس، كل شهر تتأخر فيه دفعتك، تدفع 2% إضافية من المبلغ الأصلي.
كيفية منع عدم الحصول على أموال في المقام الأول؟
عدم الحصول على المال يمكن أن يترك طعمًا حامضًا في فمك. لا أحد يحب أن يُؤخذ على محمل الجد، أو أن يُساء معاملته. إنه عمل سيء ويمكن أن يقلل من ثقتك بنفسك.
إذا كنت تريد منع عدم الحصول على أموالك في المقام الأول، فإليك ما يمكنك فعله.
خذ الدفعات المقدمة
أفضل طريقة للتخلص من عدم الحصول على الأموال هي إجبار العملاء على تحمل كل المخاطر عن طريق سداد دفعات كاملة ومقدمة للمشروع.
في هذه الحالة، يدفع لك العميل 100% من الرسوم المتفق عليها قبل البدء بأي عمل.
فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في الحصول على دفعة مقدمة كاملة.
من المهم أن يكون لديك نطاق ثابت يقوم العملاء بتسجيل الدخول عليه، حتى تعرف أنت وعملاؤك ما يمكن توقعه. إذا كان عملاؤك غير مرتاحين لدفع المبلغ كاملاً قبل بدء المشروع، فيمكنك ذلك الاتفاق على إيداع 50٪ مقدمًا، مستحق عند توقيع العقد.
عادة يجب أن ينص العقد الخاص بك على أن لديك الحق في الاحتفاظ بالعمل حتى يتم دفع الرصيد.
قم بتقسيم رسوم المشروع إلى دفعات رئيسية
قد يكون كسب الثقة أمرًا صعبًا، خاصة في المراحل الأولى من العلاقة مع العميل. يمكنك أن تأخذ هذه الخطوة إلى الأمام من خلال طلب دفعات هامة.
يعد هذا فعالاً للمشاريع الأطول مثل إعادة بناء موقع الويب بالكامل والتي قد تستغرق ما يصل إلى ستة أشهر.
يمكنك التفاوض على إيداع أولي، وتقسيم الدفعات المتبقية عند مراحل معينة محددة مسبقًا.
قم بإعداد الدفع التلقائي أو سجل بطاقتهم في الملف
لقد سألنا عددًا من المتخصصين ذوي الخبرة العملية في الصناعة حول كيفية منع الحصول على مدفوعات متأخرة، أو عدم الحصول على أموال على الإطلاق.
واقترح أغلبهم ترتيب الدفع التلقائي هو الحل الأفضل.
من المهم لك الحصول على بطاقة في الملف عند توقيع الاتفاقية. بعد ذلك، وافق على شحن بطاقتهم بما يتماشى مع الإنجازات أو الإنجازات. هذه طريقة عادلة لضمان حصولك على المال.
وفي حالة رفض البطاقة يمكنك تأجيل تسليم المشروع أو الموقع لحين السداد.
يتمتع العديد من موفري خدمات الدفع، مثل Stripe، بميزة Save Card التي تتيح لك ذلك تخزين معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بعميلك لاستخدامها في المستقبل.
بالطبع، لمنع أي تسرب للبيانات والحفاظ على أمان معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بعميلك، يجب أن تضع في اعتبارك القوانين المحلية المتعلقة بالامتثال للبيانات ودعمها الامتثال لمعايير أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS)..
يعد هذا الأسلوب بالتأكيد أكثر ملاءمة من انتظار العميل لإرسال المدفوعات يدويًا من جانبه.
كيفية تحصيل الرسوم المتأخرة
82% من الشركات الصغيرة لديهم مشاكل في التدفق النقدي. إنه سبب رئيسي لفشل الشركات.
يمكنك حل هذه المشكلة ببساطة عن طريق فرض رسوم متأخرة، مما يضمن حصولك على الدفع في الوقت المحدد دائمًا. فيما يلي نصائح أساسية حول كيفية تحصيل الرسوم المتأخرة بأفضل طريقة ممكنة وأكثرها فعالية.
رقم 1: قم بالبحث الخاص بك
في حين أن الرسوم المتأخرة قد لا تبدو مشكلة كبيرة، إلا أنها يمكن أن تكون لها تأثير تأثير إيجابي للغاية على عملك.
تميل الوكالات إلى الحصول على أموالها بسرعة أكبر عندما يتم تضمين سياسة الرسوم المتأخرة في عقدهم. كما أنه يُظهر أنك شركة محترفة تأخذ عملك على محمل الجد.
ومع ذلك، لا يمكنك فرض رسوم متأخرة كما تريد…
هناك قوانين معمول بها قد تضع حدًا أقصى للمبلغ الذي يمكنك تحصيله مقابل الرسوم المتأخرة.
لا يوجد لدى العديد من الولايات في الولايات المتحدة أي حد أقصى للرسوم المتأخرة أو فترات السماح. ولكن من المهم التحقق منذ ذلك الحين يختلف حسب الدولة.
فيما يلي بعض الدول البارزة التي يجب أن تكون على دراية بها:
- العاصمة – 5% شهرياً وفترة سماح 5 أيام
- فلوريدا – بحد أقصى 5% وفترة سماح 15 يومًا
- نيويورك – 50 دولارًا أو 5٪ شهريًا كحد أقصى لرسوم التأخير وفترة سماح مدتها 5 أيام
- ولاية أوريغون – الحد الأقصى 5% شهرياً
- تينيسي – الحد الأقصى 30 دولارًا أو 10٪ شهريًا وفترة سماح مدتها 5 أيام
ينص القانون في المملكة المتحدة على أنه بالنسبة للمعاملات التجارية بين الشركات، يمكنك تحصيل فائدة قانونية، وهي 8% بالإضافة إلى السعر الأساسي لبنك إنجلترا. لذا، إذا كنت مستحقًا بمبلغ 1000 جنيه إسترليني، وكان سعر الفائدة الأساسي لدى بنك إنجلترا هو 0.5%، فستحسب الفائدة على أنها 1000 جنيه إسترليني × (8% + 0.5%)، أي 85 جنيهًا إسترلينيًا. ستحتاج بعد ذلك إلى تقسيم هذا المبلغ على 365 لحساب المعدل اليومي للفائدة القانونية.
#2: أضف سياسة التأخير الخاصة بك إلى شروط دفع فاتورتك
يعد تضمين سياسة الرسوم المتأخرة في شروط دفع الفاتورة أمرًا ضروريًا. وبدون ذلك، لا يمكنك قانونًا فرض أي رسوم متأخرة. يمنحك هذا السلطة القانونية لمتابعة دفع الفواتير وإضافة الرسوم.
أفضل طريقة لقول ذلك هي اجعلها بسيطة وسهلة القراءة، مما يزيل أي ارتباك.
إليك كيف يمكنك صياغتها:
إذا تأخر العميل في دفع الفاتورة، فيمكنك المتابعة برسالة رسوم متأخرة. يجب أن تكون هذه الرسالة مهذبة ودقيقة ومفيدة. وينبغي أيضًا أن يستند بدقة إلى الشروط المضمنة في الفاتورة الأصلية.
تأكد من استشارة المحامي الخاص بك حتى تتوافق عقود عميلك مع اللوائح المحلية والقطرية. وهذا يحميك في حالة النزاعات التي قد تحدث في المستقبل.
#3: إخطار العملاء مسبقًا
بالنسبة للعملاء الحاليين، يتعين عليك إبقائهم على اطلاع بأي تغييرات أجريتها على الشروط. لا تتجاهل عميلك أبدًا برسوم لم يتم ذكرها مسبقًا.
بدلاً من ذلك، أخبرهم بالتغيير حتى لا يتفاجأوا.
ناقش سياسة الرسوم المتأخرة مع جميع العملاء قبل توقيع العقد للتأكد من فهمهم لتداعيات التأخر في الدفع.
#4: إرسال الفواتير على الفور
من الجيد دائمًا إرسال فواتيرك على الفور، بالإضافة إلى العمل النهائي. إن إرسالها عندما يكون المشروع جديدًا في أذهانهم يزيد من احتمال قيام عميلك بمعالجة الدفع على الفور – ولكن لا تترك هذا أبدًا للصدفة.
يجب أن تتم عملية إعداد الفواتير تلقائيًا باستخدام برامج المحاسبة السحابية.
كما أن إرسال الفاتورة على الفور يمنح عملائك وقتًا كافيًا للدفع. عند إرسال فواتيرك، تأكد من توضيح ما يدفع العملاء مقابله، مثل:
- ساعات مقضية (اذا كان ضروري)
- أرقام المشروع المميزة للتسليمات مثل (X صفحات الويب، الخ.)
- تكلفة المواد
- وقت التشاور
#5: المتابعة الفورية للمدفوعات المتأخرة
يمكن للعديد من أدوات برامج الفواتير إرسال رسائل تذكير بموعد الاستحقاق.
ومع ذلك، في بعض الأحيان يتم تجاهل هذه الأمور بسرعة. في هذه الحالة، يمكنك اكتب رسالة تذكير شخصية ومهذبة عبر البريد الإلكتروني مع الإشارة إلى أنه ربما ضاعت فاتورتك أثناء الخلط.
وينبغي أن يكون ذلك كافيا لتنشيط ذاكرتهم؛ ومع ذلك، يجب عليك أيضًا تضمين رقم الفاتورة مع تفاصيل المشروع.
إليك النموذج الذي يمكنك استخدامه لتذكيرات الدفع:
#6: إرسال فاتورة منقحة
عندما يفشل عميلك في الدفع في الوقت المحدد، فمن الأفضل أن ترسل له فاتورة منقحة. بعد كل شهر، يمكنك إنشاء فاتورة محدثة تتضمن جميع الرسوم المتأخرة المضافة إلى الإجمالي.
يمكنك تضمين ملاحظة لتذكير العملاء بأن الدفعة متأخرة.
سطر الموضوع: [Company Name – Invoice Number] فيما يتعلق بالدفعة المتأخرة
عزيزي [Name],
أرسل إليك هذه الرسالة الإلكترونية لأنني لاحظت مشكلة في الدفع المتأخر.
وفقًا لسجلاتي، تم دفع الفاتورة رقم . [Invoice Number] هو X أيام متأخرة. كان الدفع مستحقًا في [Date]. هل يمكن أن تخبرني متى أتوقع إثبات الدفع مقابل ذلك؟
أطيب التحيات،
[Name]
…وحذرهم من أنه سيتم إضافة رسوم تأخير أخرى إذا لم يدفعوا خلال الإطار الزمني المحدد.
رقم 7: قم بتصعيد المشكلة إذا لزم الأمر
54% من العاملين من المستقلين يشكون أن الأمر يستغرق وقتا طويلا للحصول على أموال.
إذا طالت المشكلة ولم يبدو أن هناك أي رغبة لدى العميل لحل مشكلة الدفع هذه، فقد يكون الوقت قد حان لطلب المساعدة القانونية.
إذا كان هذا هو الحال، فيمكنك ذلك أرسل خطاب طلب، والذي يكون بمثابة وثيقة رسمية تطلب الدفع.
عزيزي [Mr/Ms Surname of Debtor],
يؤسفنا أن نلاحظ أنه على الرغم من الرسائل السابقة، فإن الرصيد المذكور أعلاه لا يزال مستحقًا. ما لم تتصل بنا خلال 48 للموافقة على الدفع:
- سنبدأ إجراءات تحصيل الديون القانونية ضدك وسنضع الأمر في أيدي محامينا لإصدار إجراءات قانونية ضدك لكامل المبلغ المتأخر، بما في ذلك الفوائد والتكاليف القانونية.
- وفي حالة صدور حكم ضدك في تلك الإجراءات، فسوف نقوم بتسجيل الحكم ونشره في جميع المجلات التجارية ذات الصلة.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
بالنسبة لبعض العملاء، يعد هذا أمرًا خطيرًا بدرجة كافية لتحفيزهم على إجراء الدفع. ومع ذلك، هناك بعض الخيارات لاتخاذ مزيد من الإجراءات إذا تجاهلوا حتى هذه الرسالة:
- استئجار محام. يمكن للمحامي رفع دعوى قضائية نيابة عنك لاسترداد المبلغ المدفوع والرسوم القانونية والأضرار الأخرى التي تكبدتها الوكالة.
- تسليم القضية إلى وكالة التحصيل. ستساعدك وكالات التحصيل في استعادة أموالك والحصول على جزء صغير من الفواتير التي استردتها بنجاح.
- محكمة المطالبات الصغيرة. هذا مكان مصمم لمساعدة الشركات على حل أي نزاعات حول مبالغ صغيرة من المال، ومع ذلك، لا يمكن القيام بذلك إلا للعملاء المحليين.
الخلاصة – فكر في استخدام سياسة الرسوم المتأخرة لصالحك
وجود تدفق إيرادات غير مستقر بسبب يمكن أن يكون للفواتير غير المدفوعة تأثير ضار على عملك – في بعض الحالات القصوى قد يؤدي إلى الإفلاس. لهذا السبب من الضروري حماية نفسك والتأكد من أن عملائك وعملائك يدفعون لك في الوقت المحدد.
إحدى الطرق لتحقيق ذلك هي الاستفادة من سياسة الرسوم المتأخرة وإضافتها إلى فواتيرك.
سيشجع ذلك عملائك على الدفع لك في الوقت المحدد، حيث سيتم فرض رسوم إضافية عليهم مقابل عدم دفع الفاتورة أو تأخيرها.
الشيء الآخر الذي يمكن أن يساعد هو استخدام أداة إدارة المشروع مثل Wix.
أتاريم هي منصة التعاون البصري الرائدة موثوق به من قبل أكثر من 13000 وكالة (تطوير الويب والتصميم وما بعده) تدعم تسليم المشاريع في جميع أنحاء العالم لأكثر من 1,200,000 عميل. نحن نساعدك على إعادة تعريف كيفية عملك مع عملائك وفريقك لتحقيق ذلك تخلص من تأخيرات العميل واستمتع بتسليم المشاريع في أسابيع بدلاً من أشهر.
تستخدم الوكالات والمطورون ومديرو المشاريع Wix من أجل التوقف عن الاعتماد على التخمين والتعاون مع العملاء مباشرة, حتى يتمكنوا من رؤية ما يحدث طوال الوقت. يساعد هذا عملائك على رؤية كل العمل الشاق الذي يبذله فريقك في مشروعهم – مما يشجعهم على الدفع لك مقابل جهودك.
جرب Wix مجانًا، وحافظ على فريقك وعملائك على نفس الصفحة، وامنع الفواتير المتأخرة أو غير المدفوعة.
