ستساعدك المقالة التالية: مؤتمرات الفيديو من المنزل: نصائح لتصبح محترفًا
أصبحت مؤتمرات الفيديو من المنزل منتشرة بشكل متزايد بسبب زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد.
سواء كنت تعمل مؤقتًا عن بعد، أو تعمل من المنزل بشكل دائم، أو تخطط لعقد مؤتمرات فيديو من أحد المكاتب، فمن المهم أن تظهر بشكل احترافي قدر الإمكان أثناء مكالمات الفيديو هذه. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من أسلوب الاتصال هذا.
عقد المؤتمرات من المنزل
هناك ثلاثة مجالات يجب معالجتها عند عقد مؤتمر من المنزل:
- المظهر الاحترافي – من أول الأشياء التي يلاحظها الناس عندما تتحدث معهم عبر الفيديو هو مظهرك. سواء أكان الأمر يتعلق بالضوء أو الصوت أو اللباس، يجب أن تبدو صورك وكأنها احترافية.
- التصرف باحتراف – مؤتمرات الفيديو هي نشاط متعلق بالعمل. لذلك، حتى لو كنت في المنزل، يجب عليك الاستعداد كما تفعل لو كنت في المكتب. تجنب القيام بمهام متعددة أو غربلة المواد حول مكتبك. إذا كنت بحاجة إلى التحدث إلى أحد أفراد العائلة أو إصدار أي ضجيج غير ذي صلة، فتأكد من استخدام ميزة كتم الصوت هذه!
- تجنب المشتتات – يمكن أن يكون عقد مؤتمرات الفيديو مع العائلة والحيوانات الأليفة ورنين جرس الباب في الخلفية أمرًا صعبًا. ومع ذلك، من المهم محاولة الحد من عوامل التشتيت هذه أثناء إجراء مكالمات مع زملائك أو عملائك.
المظهر الاحترافي في مكالمة الفيديو
المظهر الاحترافي والصوت الاحترافي في مكالمات الفيديو يعني التحكم في بيئتك. الأمر لا يتعلق فقط بمظهرك الفردي؛ يتعلق الأمر أيضًا بالحصول على أفضل مظهر وصوت في محيطك. فيما يلي بعض أهم المجالات التي يجب مراعاتها.
إضاءة
لا أحد يريد أن يبدو وكأنه يجلس في كهف. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تحسين مصدر الضوء لمكالمات الفيديو الخاصة بك.
- واجه مصدر الضوء الخاص بك: عندما يأتي الضوء من خلفك، تضيء خلفيتك ولكن يصبح وجهك مظلمًا. يريد الأشخاص المشاركون في مكالمة فيديو رؤيتك، لذا ضع نورك أمامك أو ضع الكمبيوتر المحمول أمام النافذة أو المصباح للحصول على أفضل صورة.
- تشمل أضواء متعددة: يمكن لمصدر ضوء واحد أن يخلق الكثير من الظلال، والتي قد تشتت انتباهك أثناء الاجتماع. إذا أمكن، اذهب إلى غرفة بها عدة أشخاص windows أو استخدم ضوءًا علويًا ومصباحًا حتى تحصل على الضوء من اتجاهات متعددة.
- استخدم الضوء الطبيعي عندما يكون ذلك ممكنًا: يميل ضوء الشمس إلى أن يبدو أكثر توازناً وأقل قسوة من الضوء الاصطناعي. لذا، إذا كنت ستعقد مؤتمرًا عبر الفيديو خلال النهار، فحاول العثور على مساحة بها الكثير من الاجتماعات windows للاستفادة من أفضل الضوء الطبيعي.
- النظر في الضوء الدائري: في بعض الأحيان، الضوء الطبيعي ليس خيارًا. إذا كنت تميل إلى عقد مؤتمرات عبر الفيديو في المساء أو إذا كان مكتبك المنزلي في الطابق السفلي، فقد يكون مصدر الضوء المخصص مفيدًا. يوفر الضوء الدائري أفضل تغطية متساوية أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك مباشرةً.
- اختبار الإضاءة الخاصة بك: مجرد النظر إلى نفسك أمام الكاميرا يمكن أن يساعدك في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الضوء أو أقل، أو إذا كنت بحاجة إلى تغيير الاتجاه.
ملابس
إن ارتداء الملابس الأنيقة أثناء مكالمة الفيديو لا يقل أهمية عن إجراء مكالمة شخصية، لذا تأكد من أن تبدو في أفضل حالاتك. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية ارتداء الملابس المناسبة.
- لا ترتدي الشيكات أو الخطوط المقلمة: عندما ترتدي هذه الأنماط في مكالمة فيديو، يمكن للحركة أن تخلق صورة مشتتة للمشاركين الآخرين.
- التزمي بالظلال المعتدلة: قد يكون اللون الأبيض والأسود احترافيًا عندما تكون في العمل في بيئة مكتبية، ولكن يمكن أن يؤثروا على إعدادات الإضاءة لمكالمة الفيديو الخاصة بك. إذا اكتشفت الكاميرا الكثير من اللون الأبيض الساطع، على سبيل المثال، فقد يتم ضبطها وتجعل بقية الشاشة تبدو أكثر قتامة.
- فستان عمل غير رسمي: حتى لو كنت تقضي معظم أيامك في العمل، فإن مكالمة الفيديو تتطلب بعض الاحترافية. لا ترتدي شيئًا إذا كنت لا ترغب في ارتدائه للقاء العملاء أو الزملاء شخصيًا.
- ارتدي ملابسك بالكامل: قد تميل إلى ارتداء ملابسك من الخصر إلى أعلى فقط لأنه من المحتمل أن يرى الناس ذلك الجزء الوحيد منك. ومع ذلك، فأنت لا تعرف أبدًا ما إذا كان عليك النهوض للحصول على مواد العرض التقديمي أو أي شيء آخر. التزم بارتداء ملابس العمل غير الرسمية لتكون آمنًا.
- ارتدي شيئًا يجعلك تشعر بالثقة: على الرغم من أهمية الاحتراف، إلا أنك لا تزال ترغب في الشعور بالراحة والثقة. ارتدِ العناصر التي تجعلك تشعر بالاستعداد للتواصل بحرية والتركيز على محتوى اجتماعك.
آلة تصوير
الكاميرا الخاصة بك هي ما يمكّنك من التواصل فعليًا مع المشاركين الآخرين بصريًا. استخدم هذه النصائح لضمان اتصال سلس.
- وضع الكاميرا على مستوى العين: وضع الكاميرا بالأسفل أو بالأعلى يمكنك من إنشاء زاوية غريبة للفيديو. بالإضافة إلى ذلك، من المرجح أن تنظر فعليًا إلى الكاميرا بدلاً من النظر إلى نفسك على الشاشة إذا كانت على مستوى العين.
- ابحث عن الموضع المناسب: من الناحية المثالية، يجب أن تظهر الكاميرا رأسك وكتفيك، أو ربما النصف العلوي من جذعك. قم بتجربة وضع الكمبيوتر والمقعد الخاص بك للعثور على المسافة الصحيحة.
- استخدم خلفية محايدة: يمكن أن تكون الفوضى الموجودة في خلفية مكتبك مشتتة وغير مهنية. ابحث عن مكان يبدو مرتبًا ولا يتضمن أي شيء يحتمل أن يكون حساسًا أو محرجًا.
- فكر في الخلفية الافتراضية: توفر بعض البرامج مثل Zoom خيار استخدام الخلفيات الافتراضية، بحيث يمكنك اختيار عقد اجتماعك أمام الأفق أو صورة أخرى من اختيارك. ستحتاج إلى خلفية عادية حتى تعمل هذه الميزة. ويجب عليك استخدام هذا الخيار فقط إذا كان لن يشتت انتباه المشاركين أو يبدو غير محترف.
- تأخر الحد: يمكن للكاميرا الخاصة بك أحيانًا تأخير الحركات أو التوقف إذا كان هناك ضغط كبير على اتصالك بالإنترنت. قدر الإمكان، أغلق علامات التبويب الأخرى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وافصل الأجهزة الأخرى أثناء إجراء المكالمات.
صوت
يحتاج المشاركون الآخرون أيضًا إلى أن يكونوا قادرين على سماعك عندما يحين دورك للمشاركة. يمكن أن تساعدك هذه النصائح في توصيل الرسالة بوضوح.
- احترس من تأخير الصوت: في بعض الأحيان يتأخر الصوت أثناء المكالمة، مما قد يجعل المشاركين يحاولون التحدث في نفس الوقت. تأكد من الإشارة إلى رغبتك في التحدث قبل القفز والتحدث مع شخص ما.
- فكر في شراء ميكروفون: إذا كنت تجري مكالمات فيديو بانتظام، فقد لا يرقى الصوت المدمج في جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى معايير الجودة الخاصة بك. يمكنك شراء ميكروفون منفصل وتوصيله بالكمبيوتر حتى يتمكن الأشخاص من سماعك بشكل أكثر وضوحًا.
- استخدام سماعات الرأس: عندما يأتي الصوت من سماعات الكمبيوتر، فمن الممكن أن يعود أحيانًا إلى الميكروفون الخاص بك وينشئ صدى. تجنب ذلك باستخدام سماعات الرأس.
- ابحث عن مكان هادئ: من المحتمل أن تكون بعض أجزاء منزلك أو مكتبك أكثر هدوءًا من غيرها. إن أمكن، ابحث عن مكان به باب أو بعض العزل للحد من الضوضاء الإضافية.
- تكلم بشكل واضح: عندما يحين دورك للمشاركة والتعبير والعرض حتى يتمكن الأشخاص من سماعك بوضوح، تمامًا كما تفعل أثناء الاجتماع الشخصي.
قبل الاجتماع، اختبر الكاميرا وجودة الصوت للتأكد من أن لديك اتصالاً قويًا. وهذا يمنع التأخير والارتباك أثناء المكالمة، الأمر الذي قد يبدو غير احترافي بشكل خاص.
التصرف بشكل احترافي في مكالمة الفيديو
يساعد اتباع آداب عقد مؤتمرات الفيديو المناسبة على عقد الاجتماعات بسلاسة أكبر ويضمن أنك لست وقحًا.
ضع هذه العوامل في الاعتبار عند مكالمتك التالية للحفاظ على الاحترافية والكفاءة، والاستفادة القصوى من وقت الجميع.
ركز
لا تقم بمهام متعددة أثناء المكالمة. حتى لو لم يتمكن الناس من رؤيتك، يمكنهم معرفة عدم انتباهك.
تحتوي العديد من منصات مؤتمرات الفيديو على ميزات تشير إلى عدم مشاركتك بشكل نشط، مثل عندما تتصفح نافذة أخرى. إن البقاء منتبهًا لا يُظهر الاحترام فحسب، بل يضمن أيضًا أنك تساهم بشكل فعال في المعلومات وتعالجها.
صامت
كتم الصوت ليس مجرد مجاملة، بل هو ضروري. يؤدي إسكات الميكروفون عند عدم التحدث إلى تجنب بث التعليقات غير المقصودة.
تضمن هذه الممارسة أن الضوضاء الخلفية الصادرة من بيئتك، مثل رنين الهاتف أو جرس الباب، لا تتداخل مع سير الاجتماع. من خلال كتم الصوت، فإنك تحافظ على وضوح المكالمة للجميع.
استخدم جدول الأعمال
الاجتماعات المنظمة هي اجتماعات فعالة. توفر الأجندة خريطة طريق للمناقشات، مما يسمح للمشاركين بالتحضير والمشاركة بكفاءة.
عند الاستضافة، قم بصياغة الخطوط العريضة للموضوعات الرئيسية وشاركها مسبقًا. وهذا يضمن أن يكون جميع الحاضرين مستعدين، مما يجعل الاجتماع أكثر إثمارًا ويقلل الانحرافات عن الموضوع الأساسي.
احتفظ بالمواد في مكان قريب
التوقع هو المفتاح. عند حضور اجتماع افتراضي، قم بتنظيم جميع المواد ذات الصلة وفي متناول يدك. يؤدي ذلك إلى تقليل الاضطرابات والتوقفات المؤقتة غير الملائمة أثناء البحث عن مستند معين أو شريحة عرض تقديمي معينة.
ينضح الإعداد المنظم بالاحترافية ويضمن تجربة اتصال أكثر سلاسة لجميع المشاركين.
امسح شاشتك
يمتد الإعداد إلى مساحة العمل الرقمية الخاصة بك. إذا كنت تنوي مشاركة الشاشة، فتأكد من إغلاق علامات التبويب والتطبيقات غير ذات الصلة.
قم بإيقاف تشغيل أي إشعارات منبثقة محتملة، سواء كان ذلك من تطبيقات المراسلة أو تحديثات البرامج. يضمن هذا النهج الاستباقي بقاء الاجتماع مركزًا وعدم تعرض المشاركين عن غير قصد لمعلومات سرية أو غير ذات صلة.
كن في الموعد
الالتزام بالمواعيد هو شهادة على الاحتراف. يؤدي الانضمام متأخرًا إلى اجتماع فيديو إلى إرسال رسالة غير مقصودة بعدم الاحترام أو اللامبالاة لوقت الآخرين.
تمامًا كما لا يمكنك الدخول إلى اجتماع شخصي متأخرًا، ينطبق نفس المبدأ على الاجتماعات الافتراضية. قم بإعطاء الأولوية لإدارة الوقت للتأكد من أنك سريع دائمًا.
اعتمد على لغة العيون
تطرح الاجتماعات الافتراضية تحديات فريدة من نوعها، أحدها هو الحفاظ على اتصال حقيقي. حتى في البيئة الرقمية، يلعب التواصل البصري دورًا حاسمًا.
قاوم الرغبة في مشاهدة بث الفيديو الخاص بك أو انحرف عن مسارك. إن النظر مباشرة إلى الكاميرا، خاصة عند التحدث، يعزز المشاركة والانتباه للمناقشة.
تجنب الانحرافات في مكالمة فيديو
تقدم بيئة العمل عن بعد العديد من عوامل التشتيت المحتملة التي يمكن أن تقوض كفاءة واحترافية مكالمات الفيديو. فيما يلي العديد من عوامل التشتيت والاستراتيجيات الشائعة لمواجهتها.
عائلة
قد يدخل الأطفال والأزواج إلى مكتبك أو يصدرون أصواتًا في الخارج. في حين أنه من الطبيعي أن يشعر أفراد العائلة بالفضول أو يحتاجون إلى المساعدة، فمن الضروري إيصال أهمية اجتماعاتك إليهم.
ومن خلال وضع الحدود وإبلاغها مسبقًا، يمكنك تقليل المقاطعات والحفاظ على جو احترافي.
حيوانات أليفة
يمكن لأصدقائنا ذوي الفراء أن يكونوا رفاقًا رائعين خلال يوم العمل، لكنهم قد لا يفهمون أهمية اجتماعاتك الافتراضية. قد ينبح كلب متحمس، أو قد تستعرض قطة فضولية لوحة المفاتيح في أكثر الأوقات غير المناسبة.
للتخفيف من حدة هذه الاضطرابات المحتملة، يُنصح بإيجاد مكان هادئ ومغلق لمكالماتك.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فربما يمكنك إعداد منطقة لعب أو ألعاب لتشغلها أثناء اجتماعك، أو حتى التفكير في الاستعانة بأحد أفراد العائلة لإبقائهم منخرطين في غرفة أخرى.
الضوضاء في الهواء الطلق
يمكن أن تكون الأصوات الخارجية، سواء كانت أصوات حركة المرور أو لعب الأطفال أو رنين جرس الباب المتقطع، غير متوقعة ومتطفلة.
في حين أن بعض الضوضاء خارجة عن سيطرتنا، فإن اتخاذ تدابير وقائية يمكن أن يقلل تأثيرها بشكل كبير. اكتشف موقعًا في منزلك الأقل تأثرًا بالأصوات الخارجية، سواء كانت غرفة تواجه الفناء الخلفي أو قبوًا معزولًا.
يمكن للستائر السميكة أو سدادات النوافذ أن تقلل من الضوضاء الخارجية، مما يضمن أن تظل مكالمتك احترافية ودون انقطاع.
الهواتف
في عصر الاتصال المستمر هذا، تمتلئ هواتفنا دائمًا بالإشعارات أو الرسائل النصية أو المكالمات. على الرغم من أنها ضرورية للتواصل، إلا أنها يمكن أن تكون ضارة أثناء مكالمة الفيديو، مما يؤدي إلى تشتيت انتباهك.
بالإضافة إلى ضبط هاتفك على الوضع الصامت، فكر في وضعه مقلوبًا أو في غرفة أخرى تمامًا.
الهدف هو إنشاء مساحة يمكنك من خلالها الانغماس بالكامل في مكالمة الفيديو، وإظهار الاحترام والالتزام بالمحادثة الجارية.
رسائل البريد الإلكتروني
مع تزايد التحول الرقمي في حياتنا، يمكن أن يكون وابل من إشعارات البريد الإلكتروني أو النوافذ المنبثقة أو تنبيهات الدردشة مشتتًا للانتباه مثل أي مقاطعة جسدية.
مثل هذه عوامل التشتيت لا تؤدي إلى تجزئة انتباهك فحسب، بل قد تؤدي أيضًا إلى تحويل تركيز الآخرين إذا كنت تشارك الشاشة.
قبل مكالمتك، خصص بضع دقائق لترتيب مساحة العمل الرقمية الخاصة بك. أغلق علامات التبويب والتطبيقات غير الضرورية، وإذا لزم الأمر، قم بتنشيط أوضاع “عدم الإزعاج” على أي تطبيقات قد تسبب انقطاعًا. وهذا يعزز بيئة رقمية مواتية للمناقشات المثمرة.
الزائرين
حتى في بيئة العمل عن بعد، يمكن أن تحدث زيارات غير متوقعة من الجيران أو الأصدقاء أو العائلة الممتدة. قد لا تكون هذه الزيارات حسنة النية على علم بالتزامات اجتماع الفيديو الخاصة بك.
من المفيد مشاركة روتين العمل من المنزل مع من حولك. فكر في وضع لافتة أو إشعار مهذب “ممنوع الإزعاج” على باب منزلك أثناء الاجتماعات المهمة.
ومن خلال وضع هذه الحدود، فإنك تضمن أن يتم التعامل مع ارتباطاتك المهنية بالاحترام الذي تستحقه.
محادثة غير ذات صلة
غالبًا ما تتعرض الكفاءة في الاجتماعات للخطر بسبب الاستطرادات. على الرغم من أن الطبيعة البشرية هي الانخراط في مزاح خفيف أو مشاركة الحكايات الشخصية، إلا أنه من الضروري تحقيق التوازن.
إذا كنت معتدلاً، قم بتوجيه المحادثة بلطف إلى المسار الصحيح إذا انحرفت عن الموضوع. من المفيد أيضًا تخصيص أوقات محددة للمحادثات غير الرسمية، ربما في بداية المكالمة أو نهايتها، مما يضمن عدم المساس بجدول الأعمال الأساسي مع الاستمرار في تعزيز الصداقة الحميمة بين المشاركين.
مؤتمرات الفيديو ما يجب فعله وما لا يجب فعله
قد يكون التنقل في عالم مؤتمرات الفيديو أمرًا مرهقًا بعض الشيء، خاصة مع وجود العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار.
للمساعدة في تبسيط العملية والتأكد من تقديم نفسك بأفضل صورة ممكنة، إليك جدول مقارنة يسلط الضوء على ما يجب فعله وما لا يجب فعله لإجراء مكالمة فيديو ناجحة.
سواء كنت مستخدمًا عرضيًا أو تجري مكالمات فيديو يوميًا، فإن هذا الجدول بمثابة مرجع سريع مفيد للحفاظ على تفاعلاتك الافتراضية احترافية ومثمرة:
| مظهر | ارتدي ملابس العمل غير الرسمية. | لا ترتدي مربعات أو مقلمة أو ترتدي ملابس من الخصر إلى الأعلى فقط. |
| إضاءة | استخدم الضوء الطبيعي؛ واجه مصدر الضوء الخاص بك. | لا تدع النور يأتي من خلفك. |
| آلة تصوير | ضع الكاميرا على مستوى العين؛ استخدم خلفية محايدة. | ليس لديك فوضى أو عناصر حساسة في الخلفية. |
| صوت | استخدم سماعات الرأس؛ فكر في شراء ميكروفون. | لا تعتمد فقط على صوت الكمبيوتر المدمج؛ تجنب أصداء. |
| السلوك المهني | كن في الموعد؛ اعتمد على لغة العيون؛ استخدام جدول الأعمال. | لا تقم بمهام متعددة؛ تجنب المحادثات غير ذات الصلة أثناء المكالمة. |
| إلتهاء | إخطار العائلة بالاجتماعات؛ إغلاق علامات التبويب غير ذات الصلة. | لا تترك الهواتف بصوت عالٍ؛ تجنب وجود الحيوانات الأليفة في مساحة العمل. |
خاتمة
يعد عقد المؤتمرات من المنزل باستخدام الفيديو طريقة رائعة للشركات الصغيرة وموظفيها للبقاء على اتصال أثناء العمل من المنزل.
باستخدام هذه النصائح، يمكنك أن تكون أفضل ما لديك وتبدو أكثر احترافية مع تحقيق المزيد من الإنجازات خلال كل جلسة.
