ستساعدك المقالة التالية: كيفية استئجار محاسب
تحتاج الشركات الصغيرة إلى تجميع أجزاء مختلفة من اللغز المالي. يجب أن تكون الإيرادات والنفقات متوازنة مع اللوائح الضريبية والرواتب والنمو.
يمكن لمحاسب الحسابات أن ينسج كل تلك الاحتياجات المالية وغيرها معًا. سترشدك هذه المدونة إلى سبب احتياج كل شركة صغيرة إلى واحدة. سوف تتعلم كيفية العثور على واحد منهم، وماذا يفعلون، وكل شيء آخر تحتاج إلى معرفته.
لماذا يجب على كل شركة صغيرة توظيف محاسب
هناك العديد من الأسباب الوجيهة لاستخدام محاسب. وفقًا لإدارة الأعمال الصغيرة (SBA)، فإن الشركات الصغيرة التي لديها سجلات مالية دقيقة من المرجح أن تظل قادرة على سداد ديونها بنسبة 50%.
- تحتاج الشركات إلى مسك الدفاتر المناسب لإدارة تدفقاتها النقدية وتجنب الإفلاس.
- يمكن أن تؤدي السجلات السيئة إلى عقوبات ضريبية ومشكلات قانونية وعمليات تدقيق.
أفاد بنك الاحتياطي الفيدرالي أن الشركات التي لديها سجلات مالية جيدة لديها فرصة أكبر بكثير لتأمين التمويل للتوسع.
دور المحاسب في تبسيط المعاملات المالية
| تسجيل المعاملات | إدخال جميع المعاملات التجارية بدقة في برامج المحاسبة | كويك بوكس، زيرو | يضمن وجود سجلات مالية دقيقة، ضرورية لأغراض الضرائب والامتثال |
| إدارة الفاتورة | إنشاء وإرسال وتتبع الفواتير | FreshBooks، الفاتورة | يحسن التدفق النقدي من خلال ضمان المدفوعات في الوقت المناسب |
| تتبع النفقات | مراقبة جميع نفقات الأعمال وتصنيفها بشكل صحيح | إكسبنسيفي، كويكبوكس | يساعد في وضع الميزانية واستراتيجيات خفض التكاليف |
| التسويات المصرفية | مطابقة البيانات المصرفية مع المعاملات المسجلة لتحديد أي اختلافات | حكيم، زيرو | يزيل الأخطاء ويمنع الأنشطة الاحتيالية |
| تجهيز كشوف المرتبات | إدارة كشوف المرتبات، والتأكد من دفع رواتب جميع الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد | أدپ، بايتشكس | يعزز معنويات الموظفين ويتجنب المشاكل القانونية |
| تقرير مالى | إنشاء بيانات الدخل والميزانية العمومية وبيانات التدفق النقدي | مايكروسوفت إكسل، جداول بيانات جوجل | يقدم لمحة عامة عن الصحة المالية، مفيدة لاتخاذ القرار |
| إعداد الضرائب | احتفظ بالسجلات منظمة ومتاحة بسهولة لموسم الضرائب | TurboTax Business، H&R Block | يجعل تقديم الضرائب أسهل وأكثر دقة، مما يقلل من مخاطر العقوبات |
| إدارة النقود | مراقبة الاحتياطيات النقدية والتنبؤ بالاحتياجات النقدية للشركة | إكسل، كويك بوكس | يمنع النقص النقدي ويساعد في التخطيط للتوسعات أو النفقات الكبيرة |
| الحسابات الدائنة والمدينة | تتبع المبالغ المستحقة للبائعين والمبالغ المستحقة على العملاء | فريش بوكس، كتب زوهو | يساعد في الحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين والعملاء من خلال ضمان الدفع في الوقت المناسب |
| الامتثال والتدقيق | التأكد من أن جميع المعاملات المالية تتوافق مع المتطلبات القانونية والاستعداد لعمليات التدقيق الداخلية أو الخارجية | برامج التدقيق مثل AuditFile | يقلل من مخاطر المشكلات القانونية ويعد الأعمال لعمليات التدقيق المستقبلية المحتملة |
فيما يلي بعض المسؤوليات والمهام التي يتولىها المحاسب. إن فهم الوصف الوظيفي لمحاسب الحسابات يمكن أن يساعد الشركات على ضمان توظيف المرشح المناسب لهذا الدور.
إعداد التقارير المالية
يقوم هؤلاء الخبراء بجمع البيانات من مصادر مختلفة مثل البيانات المصرفية والفواتير والإيصالات. أنها تنتج البيانات المالية مثل الميزانيات العمومية وبيانات الدخل.
إدارة المعاملات المالية
يقوم المحاسبون بإدخال البيانات في نظام المحاسبة وتصنيفها. يتأكدون من أن كل شيء يتوافق مع اللوائح والمعايير المحاسبية.
مراقبة الدقة والامتثال
يظل هؤلاء المحترفون على اطلاع دائم باللوائح والمعايير المحاسبية. يقومون بتتبع الأداء المالي مقابل الميزانيات وتقديم توصيات للتحسين. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية عند تصميم نموذج خطة التدريب لضمان الامتثال والدقة.
تعزيز التدفق النقدي الإيجابي
يقوم المحاسبون بمراقبة المشكلات ضمن التدفق النقدي. إنهم يتخذون تدابير لزيادة هذا المقياس المهم.
كيف يمكن لمحاسبي الحسابات المحترفين تعزيز الشؤون المالية للأعمال
يعد المحاسب المحترف شريكًا استراتيجيًا يمكنه تحسين العمليات المالية للشركات الصغيرة. إليك الطريقة:
- إنهم يضمنون الدقة من خلال التوفيق بين الأرقام الموجودة في الدفاتر والحسابات المصرفية. يمكنهم أيضًا المساعدة في تقليل التحيز في التوظيف من خلال تقديم تقارير مالية غير متحيزة.
- إنهم يعتنون بالامتثال من خلال البقاء على اطلاع بأحدث اللوائح الضريبية الفيدرالية والولائية والمحلية.
يمكنهم أيضًا تقديم رؤى حول أشياء مثل التحكم في التكاليف من خلال إجراء تحليل مالي مفصل. يمكن لمحاسب الحسابات تحديد الإنفاق الزائد وأوجه القصور الأخرى عن طريق الفرز من خلال الحسابات المستحقة القبض.
محاسب مستقل مقابل. محاسب في المنزل أو شركة
إن تعيين محاسب يأتي في ثلاثة خيارات. هناك مزايا وعيوب للموظفين المستقلين، وشخص من شركة مخصصة، والمرشحين الداخليين. إنه سؤال قد تفكر فيه: هل يجب أن أقوم بتعيين أحد أفراد العائلة لهذا الدور؟
ما يمكن توقعه من محاسب مستقل
يمكن استخدام المستقلين خلال مواسم الذروة. فهي مرنة عندما يكون هناك حجم كبير من العمل. أنها توفر خدمات شخصية تتضمن معرفة مالية فريدة. غالبًا ما يتم العثور عليهم على منصات العمل المختلفة، مما يجعل توظيفهم سهلًا نسبيًا.
لا توجد أي من النفقات الثابتة المرتبطة بالموظفين بدوام كامل. هناك وفورات محتملة أخرى في التكاليف عند استخدام موظف مستقل أو التعاقد مع محاسب بدوام جزئي.
استخدام خدمات مسك الدفاتر المعمول بها
إليك ما يجب أن تتوقعه عند استئجار شركة راسخة.
يمكنهم التعامل مع كميات كبيرة من البيانات
تمتلك أفضل الشركات أدوات يمكنها أتمتة إعداد التقارير المالية والتسوية وحتى إدخال البيانات. يمكن للبرنامج تقليل أي أخطاء مرتبطة بالإدخال اليدوي.
لديهم فريق من الخبراء
الشركات القائمة لديها محترفين ذوي جودة عالية. سيكونون قادرين على مساعدة شركتك الصغيرة فيما يتعلق باحتياجات الضرائب والتمويل والمحاسبة.
يستخدمون أدوات متقدمة
تستثمر شركات مسك الدفاتر في أدوات المحاسبة الرائدة في الصناعة برمجة.
مزايا محاسب داخلي
يتمتع محاسب الحسابات الداخلي بمزايا مثل الرؤى المالية في الوقت الفعلي نظرًا لأنه يمكنه الوصول إلى البيانات فور رؤيتها. ويمكنهم أيضًا الانغماس في ثقافة شركتك حتى يتمكنوا من فهم الأهداف والتحديات والاحتياجات المحددة. وقد تكون مفيدة أيضًا في ابتكار طرق غير معتادة لتعزيز فرص العمل داخل الإدارة المالية.
الخطوات الأساسية لتوظيف محاسب
يساعد اتباع خطوات محددة عند تعيين أحد هؤلاء المحترفين على التأكد من امتثالك ودقة أرقامك. غالبًا ما تبدأ هذه الخطوات بإرسال خطاب رفض المقابلة إلى المرشحين غير الناجحين قبل الانتقال إلى إنهاء عملية التوظيف التي اخترتها.
تحديد احتياجات عملك
يمكن للشركات الصغيرة استخدام محاسب لحساب الرواتب والفواتير. تحتاج المؤسسات المتوسطة إلى الكبيرة إلى واحدة لوضع الميزانية والتنبؤ. الصناعات مثل الرعاية الصحية لديها لوائح معينة. تحتاج بعض الشركات إلى خبراء يتمتعون بمهارات إدارة التدفق النقدي.
التحقق من شهادات مسك الدفاتر
تضمن الشهادات أن المحاسبين يستخدمون ممارسات موثوقة.
- المحاسبون العامون المعتمدون (CPB): تغطي هذه الشهادة المعايير الأخلاقية والمبادئ المحاسبية.
- محاسب معتمد (CB): المحاسب الحاصل على هذه الشهادة أتقن المهارات المحاسبية الأساسية.
- شهادات مهنية أخرى في مجال مسك الدفاتر: هناك شهادات أخرى تشمل شهادة المحاسب الإداري المعتمد (CMA). هذا يركز على المحاسبة الإدارية. تسلط شهادة QuickBooks عبر الإنترنت الضوء على الكفاءة في استخدام هذا البرنامج.
إجراء المقابلات والتحقق من المراجع
ستمنحك مكالمات الفيديو والمقابلات وجهًا لوجه فكرة عن مهارات التعامل مع الآخرين لدى المرشح. إن التحقق من تجارب عملهم السابقة سيخبرك بمدى براعتهم في حل المشكلات. خلال هذه العملية، من الضروري فهم كيفية تأهيل الموظفين الجدد بشكل فعال.
أضف ما يلي.
ناقش الشروط والرسوم والتوقعات
التواصل مهم عند مناقشة هذه المصطلحات الثلاثة. كن متقبلاً للتعليقات ومرنًا لضبط الأرقام.
يجب توضيح كل شيء بوضوح في عقد مكتوب، لذا فإن توثيق التوقعات والرسوم والشروط أمر مهم.
وضع اللمسات النهائية على الاتفاقية
تأكد من أن الاتفاقية تحتوي على:
- نطاق خدمات محدد بوضوح.
- تم الاتفاق على شروط الدفع وهياكل الرسوم.
- قسم مفصل عن أمن البيانات والسرية.
برامج مسك الدفاتر مقابل الخبرة البشرية
هناك بعض الاختلافات بين استخدام محاسب افتراضي والخدمة. الشيء نفسه ينطبق على مسك الدفاتر مقابل برامج المحاسبة.
- تعد خدمة مسك الدفاتر الاحترافية هي الأفضل للاهتمام الشخصي والاحتياجات المالية المعقدة.
- إذا كان لديك عمل عن بعد، فإن البرامج أو المحاسب الافتراضي يعمل بشكل جيد. الأمر نفسه ينطبق على الشركات الصغيرة ذات الميزانية الصغيرة.
يمكنك استخدام الخيار الافتراضي أو الخدمة الاحترافية للحصول على رؤى في الوقت المناسب واستجابات سريعة للمسائل العاجلة.
الأسئلة الشائعة: كيفية استئجار محاسب
فيما يلي بعض الأسئلة والأجوبة الشائعة. هذه مفيدة لاتخاذ قرارات التوظيف.
هل المحاسب المستقل أرخص من خدمات مسك الدفاتر؟
بشكل عام، المحاسبين المستقلين أرخص. شركة مسك الدفاتر الأكبر لديها تكاليف عامة. كلاهما يمكن أن يقدم بيانات مالية دقيقة.
هل تحتاج الشركات الصغيرة إلى محاسب بالإضافة إلى محاسب؟
وكلاهما مفيد للشركات الصغيرة. يعتني أصحاب الحسابات بالمعاملات اليومية. ينظر المحاسبون إلى الصورة الأكبر والميزانية والتنبؤ والإيداع الضريبي.
كيف يمكن لمحاسب الحسابات تحسين التدفق النقدي في الأعمال التجارية الصغيرة؟
يمكن لمحترفي مسك الدفاتر إجراء مراجعة منتظمة للنفقات ومتابعة الدفعات المتأخرة.
