أفضل خدمة الرد على الهاتف للشركات الصغيرة في الولايات المتحدة

ستساعدك المقالة التالية: أفضل خدمة الرد على الهاتف للشركات الصغيرة في الولايات المتحدة

تتضمن إدارة الأعمال ارتداء العديد من القبعات ، ولكن لا يجب أن يكون الرد على الهواتف واحدًا منهم.

يمكن أن يؤدي الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف إلى تحسين خدمة العملاء وزيادة الإنتاجية و وفر وقتك للتركيز على مهامك الأساسية.

في هذه المقالة ، سأستكشف مزايا خدمات الرد على الهاتف ، ناقش الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند تعيين واحدة ، وقدم لك بعضًا من أفضل مقدمي الخدمة في الولايات المتحدة.

احصل على دورة تدريبية مصغرة مجانية حول كيفية بدء متجر تجارة إلكترونية ناجح

إذا كنت مهتمًا ببدء عمل تجاري إلكتروني ، فقد أعددت ملف حزمة شاملة من الموارد هذا سوف يساعدك إطلاق متجرك الإلكتروني من الصفر. تأكد من الاستيلاء عليها قبل أن تغادر!

ما هي خدمة الرد على الهاتف؟

خدمة الرد على الهاتف هي شركة توظف فريقًا من المتخصصين في خدمة العملاء الرد على المكالمات الهاتفية نيابة عن شركة أخرى.

مقدمو خدمة الرد على الهاتف التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة واستفسارات العملاء خلال ساعات الذروة أو خارج ساعات العمل العادية. تستأجر بعض الشركات خدمات الرد على الهاتف بدلاً من وجود فريق خدمة عملاء داخلي خاص بها.

يمكن للممثلين التعامل مع مهام متعددة ، بما في ذلك الرد على الاستفسارات العامة وتلقي الرسائل وجدولة المواعيد وتحويل المكالمات إلى الشخص أو القسم المناسب.

من السهل معرفة السبب في أن خدمة الرد على الهاتف يمكن أن تكون طريقة فعالة من حيث التكلفة ومريحة لضمان عدم تفويت المكالمات أو الفرص المهمة.

من يستخدم خدمات الرد على الهاتف؟

خدمات الرد على الهاتف يمكن استخدامها من قبل أي فرد أو شركة يتلقى عددًا كبيرًا من المكالمات الواردة ويريد تقديم تجربة احترافية ومتسقة للمتصلين بهم.

يمكن للشركات الصغيرة والممارسات الطبية والمتاجر عبر الإنترنت وشركات المحاماة والوكالات العقارية وشركات تكنولوجيا المعلومات وغيرها من الصناعات القائمة على الخدمات التي تتلقى عددًا كبيرًا من المكالمات الاستفادة من خدمات الرد على الهاتف.

خدمات الرد على الهاتف يمكن أن يفيد أيضًا رواد الأعمال المشغولون أو المستقلون الذين يريدون الحفاظ على صورة احترافية.

إذا كنت تفكر في الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف ، فإليك ثلاثة من أفضل مقدمي الخدمات في الولايات المتحدة الآن.

أفضل خدمات الرد على الهاتف في الولايات المتحدة

ثلاثة من أفضل خدمات الرد على الهاتف في الولايات المتحدة هي VoiceNation و Answer Connect و Abby Connect. دعنا نلقي نظرة فاحصة على خطط تسعير كل مزود وإيجابياته وسلبياته.

فويس نيشن

VoiceNation هو مزود خدمة للرد على الهاتف يقدم خدمات استقبال افتراضية مثل 24/7 الرد المباشر ، معالجة الطلبات وتصحيح المكالمات وحلول الاتصالات الأخرى للشركات.

VoiceNation يسمح لك تفعيل خدمتهم على الفور بعد التسجيل ، بينما يستغرق الإعداد المتبقي حوالي يوم عمل واحد حتى يكتمل.

التسعير

عروض VoiceNation ثماني خطط خدمة تغطي الشركات من جميع الأحجام ، سواء كنت بحاجة إلى تغطية لمدة 20 دقيقة في الشهر أو 1000 دقيقة أو أكثر.

فيما يلي ملخص عن كل خطة تسعير:

تشمل جميع خطط VoiceNation الرد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، والبرمجة النصية المخصصة ، والمستخدمين غير المحدودين ، والمشغلين بلغتين ، ومعالجة الطلبات ، والتقارير.

الفرق الوحيد بين الخطط هو أن تختلف تكلفة الدقائق الإضافية لكل دقيقة.

على سبيل المثال ، في خطتهم التي تبلغ مدتها 20 دقيقة ، والتي تتضمن ما يقرب من 12 إلى 15 مكالمة شهريًا ، تبلغ قيمة كل دقيقة إضافية 2.19 دولارًا. ومع ذلك ، في خطتهم البالغة 500 دقيقة ، الدقائق الإضافية 1.99 دولار فقط.

الايجابيات

• لا توجد رسوم الإعداد: لا تحتوي أي من الخطط على رسوم إعداد للحسابات الجديدة.
• عوامل تشغيل ثنائية اللغة: تشمل جميع خطط VoiceNation مشغلي الهاتف ثنائي اللغة.
• لا توجد رسوم إضافية: لا تفرض VoiceNation رسومًا إضافية على أيام العطلات أو المكالمات بعد الساعة.
• التعافي من الكوارث: لدى VoiceNation خطة لاستمرارية الأعمال للحفاظ على استمرار العمل في حالة وقوع كوارث طبيعية.

سلبيات

• مدير النجاح: مدير نجاح مخصص يقتصر على الخطط العليا.
• المكالمات الصادرة: VoiceNation تتقاضى 10 سنتات للدقيقة للمكالمات الصادرة.

إجابة

AnswerConnect هي خدمة رد يزود الشركات بموظفي استقبال افتراضي مباشر للتعامل مع المكالمات والرسائل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

على عكس خدمات الرد على الهاتف الأخرى المدرجة في قائمتنا ، تبدأ حزمة دخول AnswerConnect من 325 دولارًا شهريًا لمدة 200 دقيقة ، مما يجعل AnswerConnect أقل ملاءمة للشركات الصغيرة لا تحتاج إلى عدة دقائق من التغطية.

التسعير

AnswerConnect لديها ثلاث خطط خدمة أساسية تتراوح ما بين 325 دولارًا إلى 475 دولارًا في الشهر.

من هناك ، يعلنون عن 13 خطة إضافية ، والتي يشار إليها باسم “خطط أكبر” على موقع الويب الخاص بهم. الخطط الأكبر تغطي ما يصل إلى 100،000 دقيقة تغطية في الشهر.

فيما يلي ملخص عن كل خطة تسعير:

تشمل جميع الخطط البرمجة النصية المخصصة ، والرد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، ودعم الدردشة الحية ، وجدولة المواعيد ، وتكامل التقويم وإدارة علاقات العملاء.

الايجابيات

• تكاملات: يتكامل AnswerConnect مع CRMs المشهورين مثل Salesforce و Zoho و Slack و Google Analytics و HubSpot.
• مكالمات الفيديو: يدعم AnswerConnect مكالمات الفيديو عبر Teleport في الخطط الأعلى.
• غرس الأشجار: إجابة قم بتوصيل نباتات شجرة واحدة لكل عميل شهريًا.

سلبيات

• رسوم الإعداد: على عكس VoiceNation ، تفرض AnswerConnect رسوم إعداد لمرة واحدة قدرها 49.99 دولارًا على جميع الخطط باستثناء خطة Growth.
• 60 ثانية فاتورة: تم تقريب جميع المكالمات إلى أقرب دقيقة. على سبيل المثال ، إذا استمرت المكالمة لمدة دقيقة وثانيتين ، فسيتم محاسبتك على دقيقتين.
• رسوم الخدمات: رسوم AnswerConnect للدعم ثنائي اللغة ، والترحيل اللفظي المباشر ، والمطالبات الصوتية.

آبي كونيكت

آبي كونيكت هو برنامج خدمة الرد على الهاتف في لاس فيغاس يوفر فريقًا مخصصًا من موظفي الاستقبال الظاهريين للرد على مكالماتك ورسائل الدردشة الحية.

تتضمن بعض ميزات Abby Connect تحديثات بيانات العميل والإيقاعات المخصصة وجدولة المواعيد. يحتوي Abby Connect أيضًا على ميزة “التحويل المباشر” حيث يزودك موظف الاستقبال بجميع التفاصيل قبل تحويل المكالمة إلى عميلك.

التسعير

عروض آبي كونيكت ثلاث خطط شهرية من 299 دولارًا إلى 1199 دولارًا. فيما يلي ملخص لكل خطة:

• خطة موظف الاستقبال 1: 100 دقيقة موظف استقبال مقابل 299 دولارًا في الشهر.
• خطة الاستقبال 2200 دقيقة موظف استقبال مقابل 549 دولار في الشهر.
• خطة الاستقبال 3: 300 دقيقة موظف استقبال مقابل 1199 دولارًا في الشهر.
• خطة الدردشة الحية 1: 10 محادثات تفاعلية مقابل 129 دولارًا في الشهر.
• خطة الدردشة الحية 2: 30 محادثة تفاعلية مقابل 299 دولارًا في الشهر.
• خطة الدردشة الحية 3: 50 محادثة تفاعلية مقابل 469 دولارًا في الشهر.
• باقة آبي 10 المجمعة 1: خطة موظف الاستقبال الخاصة بك + 10 محادثات مباشرة مقابل 99 دولارًا. يمكنك توفير 30 دولارًا في الشهر.
• خطة Abby 30 المجمعة 2: خطة موظف الاستقبال الخاصة بك + 30 دردشة مباشرة مقابل 249 دولارًا. يمكنك توفير 50 ​​دولارًا في الشهر.
• خطة Abby 50 المجمعة 3: خطة موظف الاستقبال الخاصة بك + 10 محادثات مباشرة مقابل 399 دولارًا. يمكنك توفير 70 دولارًا في الشهر.

الايجابيات

• تجربة مجانية: لدى Abby Connect خطة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا.
• بريد صوتي مخصص: تقدم Abby Connect حلول بريد صوتي مخصصة لأولئك الذين يفضلونها على الرسائل المكتوبة.
• خاصية تسجيل المكالمات: لديك خيار إضافة تسجيل المكالمات إلى حسابك.
• مدير نجاح مخصص: يتم دعم جميع الخطط من قبل مدير حساب مخصص وفريق من خمسة إلى سبعة موظفين استقبال افتراضيين.
• حظر المكالمات: يمكنك حظر المتصلين غير المرغوب فيهم ومرسلي البريد العشوائي لتوفير الدقائق.

سلبيات

• رسوم إضافية لخدمة 24/7: تفرض Abby Connect رسومًا إضافية على استخدام خدماتها خارج أوقات الدوام الرسمي.
• زيادة 30 ثانية: إذا استمرت المكالمة لمدة دقيقة و 10 ثوانٍ ، فستتم محاسبتك على دقيقة واحدة و 30 ثانية.
• لا نداء البارجة: لا يسمح لك Abby Connect بالاستماع إلى المكالمات الحية بين وكيل خدمة الرد على الهاتف والعميل.

هل تختلف خدمة الرد على الهاتف عن مركز الاتصال؟

التركيز الرئيسي لخدمة الرد على الهاتف هو توفير لمسة إنسانية لعملاء الهاتف ، بما في ذلك توجيه المكالمات وأخذ الرسائل. من ناحية أخرى ، قد تقدم مراكز الاتصال دعمًا إضافيًا للعملاء.

بشكل عام ، تتعامل مراكز الاتصال مع احتياجات خدمة العملاء الأكثر تعقيدًا ، مثل معالجة الطلبات والدعم الفني وحل الشكاوى. يمكنهم أيضا استخدام ملفات أدوات وبرامج متقدمة لإدارة تفاعلات العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة الحية.

فيما يلي بعض الاختلافات الأخرى بين خدمة الرد على الهاتف ومركز الاتصال:

• نصوص: غالبًا ما تعتمد مراكز الاتصال على البرامج النصية المعقدة التي يمكن أن تجعل ممثلي خدمة العملاء لديهم صوتًا مكتوبًا ، بينما تستخدم خدمات الرد على الهاتف نصوصًا بسيطة لضمان إجراء محادثات طبيعية مع العملاء.
• مدة المكالمة: تركز مراكز الاتصال على التعامل مع المكالمات المعقدة التي تتطلب الكثير من الاهتمام بفترات مكالمات طويلة. تعطي خدمات الرد على الهاتف الأولوية للتعامل مع عدد كبير من المكالمات القصيرة التي تتراوح مدتها من دقيقة إلى دقيقتين.
• توجيه المكالمات: تقوم خدمات الرد على الهاتف بتوجيه المكالمات إلى الشخص المناسب للتعامل مع الاستفسار. في المقابل ، تستقبل مراكز الاتصال المكالمات من خلال الإجابة على جميع أسئلة العملاء والتعامل مع الطلبات بأنفسهم.

كيف تعمل خدمات الرد على الهاتف؟

تعمل خدمات الرد على الهاتف من خلال توفير فرد أو فريق من المشغلين المدربين من يرد على المكالمات بدلاً من شركتك.

إليك كيفية عمل العملية عادةً:

1. خطوط الهاتف إلى الأمام: تقوم بإعادة توجيه خطوط هاتفك إلى رقم هاتف خدمة الرد على الهاتف.
2. الرد على المكالمات: عند ورود مكالمة ، يجيب عامل الهاتف على المكالمة باستخدام اسمك أو اسم شركتك ويتبع مجموعة من الإرشادات التي قدمتها لك.
3. شاشة المكالمات: يقوم المشغل بفحص المكالمة لتحديد أهميتها والتأكد من توجيهها إلى الشخص المناسب.
4. تحويل المكالمات: إذا كانت المكالمة عاجلة أو تتطلب اهتمامًا فوريًا ، يقوم المشغل بتحويل المكالمة إلى الشخص أو القسم المناسب داخل شركتك.
5. متابعة: خدمة الرد على الهاتف تتابع المتصلين للتأكد من تلبية احتياجاتهم والإجابة على أسئلتهم.

لنفترض أنك تدير متجرًا على الإنترنت لبيع المجوهرات المصنوعة يدويًا. أنت عملية لشخص واحد ، إذن أنت مسؤول عن كل شيء بدءًا من صنع المجوهرات وحتى طلبات التغليف والشحن. أنت أيضًا الشخص الذي يجيب على استفسارات العملاء ، بما في ذلك المكالمات الهاتفية.

تجد أن الرد على المكالمات الهاتفية يستغرق الكثير من وقتك و يصرفك عن المهام الهامة الأخرى. أنت قلق أيضًا بشأن فقد المكالمات عندما تكون مشغولاً أو في استراحة.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه خدمة الرد على الهاتف. يتيح لك التركيز على عملك دون القلق بشأن فقد المكالمات المهمة أو المقاطعة من قبل المكالمات غير العاجلة.

مشغلي خدمة الرد تلقي الرسائل ، وإعادة توجيه الاستفسارات العاجلة إليك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية ، وتقديم معلومات العمل الأساسية ، مثل ساعات عمل المتجر وسياسات الإرجاع.

هذا لا يوفر لك الوقت فقط ولكن أيضًا يساعدك في الحفاظ على صورة احترافية لعملك.

كما ترى ، توفر خدمة الرد على الهاتف طريقة فعالة لإدارة مكالماتك الواردة مع تجنب تكاليف خدمة العملاء التي تأتي معها تعيين موظفين إضافيين أو الاستثمار في أنظمة الهاتف باهظة الثمن.

أسباب استخدام خدمة الرد على الهاتف

خدمة الرد على الهاتف يمكن أن توفر معالجة متسقة ومهنية للمكالمات ، وتوفر الوقت والمال ، وتحسين تجربة العملاء خارج ساعات العمل.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تفعل ذلك فكر في استخدام خدمة الرد على الهاتف:

يتم الرد على كل مكالمة

تتمثل الميزة الرئيسية لاستخدام خدمة الرد على الهاتف في ذلك يتم الرد على جميع المكالمات، بغض النظر عن الوقت أو حجم المكالمة.

هذا يساعد على بناء الولاء والثقة مع العملاء الذين يقدرون راحة القدرة على التحدث إلى عامل تشغيل مباشر في أي وقت.

خدماتهم متاحة 24/7 ، وهو مثالي للشركات التي لديها قاعدة عملاء دولية ، حيث يمكن للعملاء الاتصال من مناطق زمنية مختلفة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد أيضًا وجود شخص مباشر متاح للتعامل مع المكالمات الواردة منع فرص البيع الضائعة ، حيث يمكن للعملاء الذين لا يستطيعون الوصول إلى متجرك الاتصال بمنافس بدلاً من ذلك.

يوفر الوقت والمال

عند الاستعانة بمصادر خارجية للرد على المكالمات إلى فريق متخصص ، يمكنك ذلك حرر موظفيك للتركيز على المهام الأساسية الأخرى ، مثل تنفيذ الطلبات والتسويق.

هذا مهم بشكل خاص ل شركات التجارة الإلكترونية الصغيرة ذات الموارد المحدودة.

تفرض بعض الخدمات رسومًا شهرية ثابتة ، بينما يتقاضى البعض الآخر رسومًا لكل مكالمة أو دقيقة ، لذا يمكنك ذلك اختر خطة تناسب ميزانيتك ومتطلبات الاستخدام.

يساعدك على توسيع نطاق عملك

يمكن أن تساعدك الاستعانة بمصادر خارجية للرد على مكالمتك على خدمة الرد على الهاتف توسيع نطاق متجرك عبر الإنترنت بينما تركز على تنمية الأعمال التجارية.

وفقًا لدراسة أجراها Usabilla ، يفضل معظم العملاء وجود إنسان حقيقي يرد على مكالماتهم بدلاً من الروبوتات أو الردود الآلية.

بغض النظر عن مدى سرعة نمو عملك ، يمكنك تقديم مستوى من الخدمة الشخصية التي يمكن أن تساعدك بناء ولاء العملاء وثقتهم.

يجب تجنب الأخطاء عند الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف

عند الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف ، يجب تجنب الأخطاء الشائعة مثل التعاقد مع خدمة خبرة صناعة قليلة أو معدومة ، ساعات عمل محدودة ونقص في الوكلاء ثنائي اللغة.

قلة الخبرة في صناعة التجارة الإلكترونية

قد لا يتمكن مزود خدمة الرد على الهاتف من تقديم مستوى الدعم الذي تحتاجه ، مما يؤدي إلى تجربة العملاء السيئة.

على سبيل المثال ، إذا اتصل أحد العملاء بمتجر أزياء عبر الإنترنت ولم يكن المشغل على دراية بمصطلحات الصناعة ، قد يفقد العميل الثقة في عملك.

قد يؤدي ذلك إلى إلغاء الشراء وبدلاً من ذلك أخذ أعمالهم إلى مكان آخر.

لهذا السبب من الأهمية بمكان حدد خدمة الرد على الهاتف ذات الخبرة في المجال والتي تتفهم متطلباتك المحددة ويمكن أن توفر دعم عملاء من الدرجة الأولى.

عدم وجود وكلاء ثنائي اللغة

الاستعانة بخدمة الرد على المكالمات الهاتفية بدون وكلاء يجيدون لغتين يمكن أن يكون خطأ مكلفًا إذا كان لديك قاعدة عملاء متنوعة.

في السوق العالمية اليوم ، من المهم أن يكون لديك وكلاء يتحدثون بأكثر من لغة واحدة تلبي احتياجات العملاء الذين يفضلون التواصل بلغتهم الأم. يمكن أن يؤدي عدم وجود وكلاء ثنائي اللغة إلى سوء التواصل والإحباط وفقدان الأعمال.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع منتجات تجميل للعملاء في كندا ، فقد يؤدي توظيف وكلاء يتحدثون الإنجليزية فقط المبيعات الفائتة من العملاء الناطقين بالفرنسية.

وبالمثل ، يجب على المتاجر عبر الإنترنت في الولايات المتحدة ابحث عن مقدمي خدمات يتقنون اللغتين الإنجليزية والإسبانية.

عدم وجود توقعات واقعية

من المهم أن لديك توقعات واقعية حول ما يمكن لوكلاء خدمة الرد على الهاتف فعله وما لا يمكنهم فعله.

يتوقع بعض أصحاب الأعمال أن تتعامل الخدمة بشكل كامل مع جميع استفسارات العملاء ، والتي قد لا تكون مجدية اعتمادًا على مدى تعقيد الأسئلة.

يجب توصيل توقعاتك مع الخدمة مزود والعمل معًا لوضع خطة تلبي احتياجاتك.

على سبيل المثال ، قد ترغب في أن تتعامل الخدمة مع الاستفسارات الأساسية مثل أوقات الشحن ، ولكن للأسئلة المعقدة أو الدعم الفني ، تحويل المكالمة إلى متخصص في شركتك قد يكون الخيار الأفضل.

افكار اخيرة

يمكن اختيار خدمة الرد على الهاتف الصحيحة تقليل عبء العمل بشكل كبير وتحسين جودة خدمة العملاء.

هناك العديد من خدمات الرد على الهاتف للاختيار من بينها ، ولكل منها نقاط قوتها وضعفها. اختر مزود خدمة يمكنه تلبية احتياجاتك ، سواء كنت تبحث عن دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع أو وكلاء ثنائي اللغة أو خبرة في مجال معين.

مع خدمة الرد على الهاتف المناسبة بجانبك ، يمكنك ذلك وجه انتباهك نحو توسيع نطاق عملك مع ضمان رعاية عملائك جيدًا.

هل أنت مستعد لتكون جادًا بشأن بدء عمل تجاري عبر الإنترنت؟

إذا كنت تفكر حقًا في بدء نشاطك التجاري عبر الإنترنت ، فعليك التحقق من الدورة التدريبية المصغرة المجانية الخاصة بي كيفية إنشاء متجر متخصص على الإنترنت في 5 خطوات سهلة.

في هذه الدورة التدريبية المصغرة لمدة 6 أيام ، أكشف عن الخطوات التي اتخذتها أنا وزوجتي لكسبها 100 ألف دولار في غضون عام واحد فقط. أفضل ما في الأمر أنه مجاني وستتلقى نصائح واستراتيجيات أسبوعية للتجارة الإلكترونية!

الوظائف ذات الصلة في دعم العملاء

عن ستيف تشو

ستيف تشو هو مؤثر معروف للغاية في مجال التجارة الإلكترونية وقام بالتدريس آلاف الطلاب كيفية بيع المنتجات المادية بفعالية عبر الإنترنت في ProfitableOnlineStore.com.

مدونته ، MyWifeQuitHerJob.com، وقد تم عرضه في Forbes، Inc، The New York Times، Entrepreneur و MSNBC.

إنه أيضًا أ مؤلف مساهم لـ BigCommerce و Klaviyo و ManyChat و Printful و Privy و CXL و Ecommerce Fuel و GlockApps و Privy و Social Media Examiner و Web Designer Depot و Sumo وغيرها من المنشورات التجارية الرائدة.

بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يدير شعبية بودكاست التجارة الإلكترونيةزوجتي تركت وظيفتها وهي أ أفضل 25 عرضًا تسويقيًا على الإطلاق Apple المدونة الصوتية.

للبقاء على اطلاع دائم بأحدث اتجاهات التجارة الإلكترونية ، يدير Steve ملف 7 الرقم متجر التجارة الإلكترونية، BumblebeeLinens.com مع زوجته ويضع على مؤتمر التجارة الإلكترونية السنوي مُسَمًّى قمة البائعين.

ستيف حاصل على درجة البكالوريوس والماجستير في الهندسة الكهربائية من جامعة ستانفورد. على الرغم من تخصصه في الهندسة الكهربائية ، فقد أمضى جزءًا كبيرًا من تعليمه في الدراسات العليا في دراسة ريادة الأعمال وآليات إدارة الأعمال الصغيرة.