ستساعدك المقالة التالية: أفضل 9 ممارسات لاستضافة حدث افتراضي في عام 2023
على الرغم من أن الأحداث الافتراضية لم تعد الخيار الوحيد للعلامات التجارية عندما يتعلق الأمر بجمع الأشخاص معًا ، إلا أنها لا تزال تشكل عددًا كبيرًا من أحداث B2B في عام 2023 ومن المرجح أن تستمر إلى أجل غير مسمى.
بعد كل شيء ، تقدم الأحداث الافتراضية العديد من الفوائد لـ B2B.
يمكن تسجيلها ومشاركتها وإعادة تجربتها بواسطة جماهير جديدة ، مما يمنحهم عمرًا أطول من الأحداث الشخصية التي يمكن أن تعزز عائد الاستثمار لأشهر على الطريق.
إنها تسمح للعلامات التجارية بالوصول إلى ما هو أبعد من الجغرافيا إلى مناطق جديدة أو بعيدة.
ويمكن أن تسمح ببعض إمكانيات الوسائط المتعددة التي قد لا تكون ممكنة أثناء حدث شخصي.
دعنا نتعمق في أفضل الممارسات لاستضافة الأحداث الافتراضية في عام 2023.
تأكد من أن التنسيق الافتراضي مناسب لحدثك.
تأكد من أن التنسيق الافتراضي مناسب لحدثك.
قبل البدء في التخطيط ، اسأل نفسك لماذا تختار تنسيقًا افتراضيًا لحدثك.
إذا كان ذلك بسبب الضرورة بسبب قيود COVID أو التوزيع الجغرافي ، فمن الواضح أنه لا يوجد بديل.
ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى التأكد من أن الشكل الظاهري هو أفضل تنسيق لحدثك ، وليس تنسيقًا واحدًا اخترته فقط ، لأننا اعتدنا جميعًا على القيام بالأشياء افتراضيًا.
إذا كنت ترغب في الوصول إلى عدد كبير وموزع على نطاق واسع من الأشخاص ، أو أن مكبرات الصوت لديك غير قادرة على السفر ، أو هناك بعض المكونات التقنية التي تعمل ببساطة بشكل أفضل افتراضيًا ، فمن المحتمل أن يكون الخيار الافتراضي هو الخيار الصحيح. إذا بدأت في التفكير في أنه ربما ليس الخيار الصحيح ، مع ذلك ، ففكر في كيفية ترجمة الحدث إلى شخصي أو مختلط.
حدد أهدافك لحدثك الافتراضي.
كما هو الحال مع أي حدث ، يجب أن تعرف أهدافك لمعرفة ما إذا كان الحدث الخاص بك قد نجح.
هل تبيع منتجا؟ إدارة سمعة علامتك التجارية؟ تعزيز ولاء العملاء؟ الوصول إلى عملاء جدد؟
مهما كانت أهدافك ، قم بتدوينها وتأكد من انضمام فريقك بالكامل. هذه الأهداف هي التي ستوجه مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك والتحليل بعد الحدث.
ابحث عن النظام الأساسي والتقنيات المناسبة.
عندما يكون الحدث الخاص بك افتراضيًا ، يمكن للنظام الأساسي الذي تستخدمه إنشاءه أو كسره.
يمكن أن تؤثر مشكلة التقنية أو فقدان الاتصال أو واجهة المستخدم غير السارة أو الصعبة بشكل كبير على الحضور وتجربة المستخدم. بالإضافة إلى ذلك ، تريد معدات التسجيل التي تستخدمها لتقديم موجزات صوت وفيديو عالية الجودة للمشاركين. تذكر أنه من الأسهل بكثير على الحضور تسجيل الخروج من الحدث الافتراضي الخاص بك بدلاً من الوقوف ، وشق طريقهم عبر أعضاء الجمهور الآخرين ، والخروج من الباب.
للعثور على النظام الأساسي وتقنيات التسجيل المناسبة ، اقرأ المراجعات الشاملة واسأل الزملاء عن تجاربهم في استخدامها. وتحقق من أن النظام الأساسي الذي تستخدمه سيسمح للحاضرين بالتفاعل معك بالطريقة التي تريدها لهم.
اسأل المتحدثين والمنسقين المحتملين عما إذا كان لديهم خبرة في الأحداث الافتراضية.
قد يكون المتحدث ممتازًا شخصيًا ولكنه صلب أو غير ملهم على الكاميرا. تأكد من التحدث مع أي متحدثين محتملين عن تجربتهم أمام الكاميرا قبل حجزهم ، وشاهد مقاطع فيديو لأحداثهم السابقة إن أمكن.
سيحتاج المنسقون أيضًا إلى مجموعة مختلفة من المهارات لإدارة حدث افتراضي مقارنة بالحدث الشخصي. سيحتاجون إلى أن يكونوا أكثر ذكاءً من الناحية التقنية ، لشيء واحد ، وأن يكونوا قادرين على تدوير الأسئلة بسرعة عند طرحها. سيحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على إبقاء الحشد منشغلًا والحكم دون رؤية الناس عندما تتضاءل الطاقة.
ضع جدول أعمال – والتزم به.
الأجندات ضرورية لأي حدث ، والأجندات الافتراضية ليست استثناء.
من المرجح أن يأتي الأشخاص ويذهبون أثناء الأحداث الافتراضية ، لذا فإن وجود جدول زمني دقيق سيجعل من السهل على الحضور حضور الأجزاء التي لا يريدون تفويتها. كما أنه يزيد من احتمالية عودتهم للقبض على مكبر صوت أو لوحة إذا قاموا بتسجيل الخروج مسبقًا.
في كل عام ، يبث مهرجان كواتشيلا الموسيقي في كاليفورنيا بثًا مباشرًا لمعظم عروض فنانيها YouTube. للاحتفاظ بالمشاهدين في جميع أنحاء العالم ، يجب عليهم الالتزام بجداولهم اليومية والحفاظ على بث كل بث مباشر في الوقت المحدد. يساعد هذا الاهتمام بالتفاصيل الحاضرين الافتراضيين على التقاط الفنانين المفضلين لديهم دون القلق بشأن فقدان عروضهم.
قم بالترويج والمشاركة في الأسابيع التي تسبق الحدث.
الوقت الأكثر أهمية لأي حدث افتراضي ليس الحدث نفسه ؛ إنها الأشهر والأسابيع التي سبقتها.
أثبتت Squarespace ذلك مؤخرًا من خلال إعلان Super Bowl الذي ظهر فيه Zendaya. بدلاً من تركيز كل انتباههم على الإعلان الفعلي – وهو مكان مدته 67 ثانية – استخدموا الإعلان لزيادة الوعي في الأسابيع التي سبقت Super Bowl. أعطتهم هذه الإستراتيجية 10 أضعاف عائد الاستثمار الذي كانوا سيحصلون عليه من الإعلان وحده.
بالنسبة للحدث الافتراضي ، فإن الترويج هو كل شيء. تريد إنشاء محتوى حوله ، وتطوير إستراتيجية إعلانات مدفوعة ، ونشره على موقع الويب الخاص بك ، ونشره بانتظام على الشبكات الاجتماعية. شارك قائمة المتحدثين وروابط التسجيل والمقابلات مع المتحدثين وأي صحافة حصلت عليها واطلب من متابعيك المشاركة فيها من خلال الاستطلاعات واستطلاعات الرأي وغيرها من الطرق.
استثمر في حملة علاقات عامة.
إذا كنت قادرًا على ذلك ، فقم بتطوير حملة علاقات عامة مخصصة حول الحدث الخاص بك. هذا يتضمن:
- مقابلات مع قيادتك
- اقتباسات في مقالات الصناعة
- مشاركات ضيف على مواقع الصناعة والمنشورات الرئيسية
- مقابلات مع المتحدثين والمشرفين
من المحتمل أن يقوم المتحدثون أيضًا بإجراء توعية للعلاقات العامة بأنفسهم ، لذلك قد يكون من المفيد الإشارة إلى جهودهم مع جهودك. من خلال العمل الجماعي والتواصل مع كل من جمهورهم وجمهورك ، سيكون لديك المزيد من الزوايا الممكنة للمراسلين لتغطيتها ، مما يعزز فرصك في التغطية الصحفية ويزيد من تأثيرك.
استخدم التسويق عبر البريد الإلكتروني قبل الحدث وبعده لإشراك الحضور.
يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني B2B أمرًا لا بد منه قبل الحدث الافتراضي وبعده.
قبل البدء في الترويج للحدث ، قم بإنشاء حملة رعاية للأشخاص المسجلين. ستحتاج (على الأقل):
- رسالة شكر بالبريد الإلكتروني التي يتلقونها عند التسجيل
- تذكير بالحدث بعد أسبوع أو بضعة أيام ، مع معلومات حول كيفية الوصول وعلامة التصنيف الخاصة بالحدث وحساباتك الاجتماعية
- بريد إلكتروني يخرج في يوم الحدث ، بالإضافة إلى معلومات الوصول
بمجرد انتهاء الحدث ، اشكر الحاضرين مرة أخرى واطلب التعليقات في رسالة بريد إلكتروني واحدة. اعتمادًا على حجم قائمة المدعوين ومواردك ، قد ترغب في إنشاء استبيان يخرج إلى جميع الحاضرين أو ببساطة اطلب من الأشخاص الرد على بريدك الإلكتروني مع التعليقات.
دمج العناصر التفاعلية في الحدث الخاص بك.
لا يريد الحاضرون أن يشعروا وكأنهم يحدقون في شاشات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم طوال اليوم: فهم يريدون أن يشعروا بأنهم منغمسون تمامًا في الحدث الذي قمت بإنشائه. يمكن أن يؤدي دمج العناصر التفاعلية إلى قطع شوط طويل في إشراك المشاركين.
أثناء الحدث ، قم بتنفيذ جلسات أسئلة وأجوبة ممتعة مع مكبرات الصوت الخاصة بك ، وتقديم استطلاعات الرأي والاختبارات المنبثقة ، وإضافة فرص الشبكات الافتراضية إلى المزيج. مؤتمر TNW ، وهو حدث افتراضي يتمحور حول الجمع بين قادة عالميين في مجال التكنولوجيا ، قام بدمج ميزات دردشة متكاملة في برنامجهم. ساعدهم هذا التركيز على الشبكات الافتراضية في الوصول إلى إجمالي 25000 مشارك في عامي 2020 و 2021.
يمكنك حتى تحويل الحدث الخاص بك عن طريق نسج لوحة النتائج أو البحث عن الزبال في كل جزء من جدول أعمالك. إن منح جائزة خاصة أو فرصة للشراكة مع علامتك التجارية يمكن أن يخلق حافزًا ممتعًا للمشاركين للبقاء مشاركين.
قدم محتوى قيمًا للمشاركين لترك الحدث معهم.
تريد أن تترك انطباعًا دائمًا لدى المشاركين. للحفاظ على صخبهم حول الحدث الخاص بك لفترة طويلة بعد انتهائه ، قدم لهم محتوى قيمًا لتنزيله والاستفادة منه في حياتهم المهنية. يمكن أن تشمل هذه الإرشادات خطوة بخطوة وعروض المتحدثين والأدلة الرقمية التي تسلط الضوء على جميع الشركات والجهات الراعية المعنية.
إن تزويد المشاركين بهذه المعلومات المفيدة سيضع شركتك كرائدة فكرية في مجال عملك. سيشعرون أيضًا أن هذا الحدث الخاص بك كان يستحق وقتهم ومالهم.
عيِّن المقاييس الرئيسية مبكرًا واضبطها حسب الضرورة.
يجب إنشاء المقاييس الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية في وقت مبكر ومشاركتها مع فريقك بأكمله ، حتى يعرفوا التحليلات التي يجب التركيز عليها.
يعد الحضور والمشاركة ومبيعات المنتجات والاحتفاظ بالحضور والتسجيل ووسائل التواصل الاجتماعي أمثلة على مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص في التتبع.
إذا تغيرت أهدافك مع تطور الحدث ، فما عليك سوى تعديل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك لتتناسب.
قد يكون من الصعب تنفيذ الأحداث الافتراضية ، ولكن باتباع أفضل الممارسات هذه ، سيكون من الأرجح أن تنشئ حدثًا يستمتع به الحاضرون ويتفاعلون معه ويتذكرونه – وهذا مفيد لعلامتك التجارية وخطتك النهائية.
بحاجة الى مساعدة في الحدث الخاص بك المقبل؟ اتصل بفريقنا!
