ستساعدك المقالة التالية: إتقان إدارة ميزانية المشروع: دليل شامل
أحد مفاتيح إدارة مشروع تجاري ناجح هو تمويل المشاريع ذات القيمة العالية. ومع ذلك، قد يكون تمويل هذه المشاريع أمرًا صعبًا إذا كنت بحاجة إلى معرفة كيفية إعداد ميزانيتها بشكل صحيح.
يمكن أن تساعد أداة إعداد الميزانية في الحسابات، ولكن لا يزال من الضروري فهم جميع الجوانب المختلفة لإدارة الميزانية.
والخبر السار هو أن تعلم كيفية إنشاء الميزانية والتعامل معها أمر سهل للغاية عندما تلتزم بالخطوات الصحيحة. وتخيل ماذا؟ نحن هنا لإرشادك خلال هذه الخطوات، بدءًا من الآن.
لذلك، دون مزيد من اللغط، دعونا نتعمق في الرؤى الحيوية التي تحتاجها لإتقان مجال إدارة ميزانية المشروع.
ما هي إدارة ميزانية المشروع؟
تقوم إدارة ميزانية المشروع بتطوير ميزانية لمشروع معين بناءً على عوامل مختلفة. في حين أن الميزانية الإجمالية ضرورية، فإن العناصر الفردية وتوقعات التكلفة مهمة أيضًا.
إن إدارة الميزانية تعني فهم كل مكون وسبب تكلفته مبلغًا محددًا. على الرغم من أنك قد تعمل مع تقديرات ومتغيرات غير معروفة، فإن النجاح هو الاقتراب من الرقم الصحيح قدر الإمكان.
لماذا تعتبر إدارة ميزانية المشروع مهمة؟
لنفترض أنك ستقوم بتطوير ميزانية تسويق رقمي لحملة معينة. إذا طلبت مبلغًا من المال (أي 15000 دولار)، فأنت لا تعرف بالضرورة ما إذا كان هذا المبلغ كافيًا لتحقيق الأهداف الفريدة للمشروع.
على سبيل المثال، إذا كانت الحملة التسويقية مصممة لزيادة أعداد المشتركين، فكم عدد المشتركين الجدد الذين تتوقع جذبهم بمبلغ 15000 دولار؟ ماذا لو كنت بحاجة إلى المزيد؟ ماذا لو لم يحقق مبلغ 15000 دولار أي عائد؟
تساعد إدارة ميزانية المشروع على ضمان مواءمة التكاليف مع الأهداف الصحيحة والتحقق من حصولك على عائد استثمار مناسب على الاستثمار.
بدون هذه العملية، فإنك تنفق أموالك بشكل أساسي دون أن تفهم ما إذا كان الأمر يستحق ذلك أم لا. على سبيل المثال، ماذا لو أنفقت 15000 دولار وحصلت على 100 مشترك فقط؟ ماذا لو لم يتحول أي من هؤلاء المشتركين إلى عملاء؟ هذا هو المال هباء مع عدم وجود شيء لإظهاره.
طرق إعداد ميزانية المشروع
إن معرفة قيمة إدارة ميزانية المشروع تختلف عن وضع تلك الأفكار موضع التنفيذ. بدلا من ذلك، فمن الأفضل استخدام مختلف طرق إعداد الميزانية للتأكد من حصولك على رقم دقيق.
كما أن معرفة سبب إنفاقك المال على بند معين أمر ضروري، خاصة عند عرض الميزانية على رئيسك في العمل.
فيما يلي أربع طرق لإعداد ميزانية المشروع التي يمكنك استخدامها لصياغة ميزانيات مفصلة ودقيقة لكل مشروع.
تقدير التكلفة التقليدية
ما لم يكن عملك عبارة عن شركة ناشئة ذات بيانات تاريخية قليلة، فمن المحتمل أن تستخدم تقدير التكلفة التقليدي للحصول على فكرة عما يجب أن تكون عليه ميزانيتك.
في هذه الحالة، عليك الانتباه إلى ميزانيات المشاريع السابقة ذات الأهداف أو العمليات المماثلة لمعرفة ما إذا كانت دقيقة.
إذا تجاوزت الميزانيات السابقة الحدود، فيجب عليك أن تبحث عن السبب لمعرفة كيفية تجنب نفس الأخطاء. إذا كانت المشاريع السابقة أقل من الميزانية، فأنت بحاجة إلى معرفة ما إذا كانت هناك فرص ضائعة يمكنك الاستفادة منها هذه المرة.
تشمل الأنواع الأخرى من تقدير التكلفة التقليدية ما يلي:
- تقدير من أعلى إلى أسفل – في هذه الحالة، يحدد المسؤولون الأعلى الحد الأقصى للميزانية، ويعمل مدير المشروع ضمن تلك المعلمات لتحديد مصدر التكاليف للمهام الفردية.
- تقدير من أسفل إلى أعلى – في هذه الطريقة، تبدأ بتقدير تكاليف المهام الفردية أو المكونات اللازمة لإكمال المشروع ثم تقوم بتجميع هذه التقديرات. على سبيل المثال، يمكنك الاستثمار في منتج عالي التكلفة إذا كان يحقق عائدًا أفضل.
تقدير البارامترية
تقدير البارامترية يبحث في البيانات التاريخية ويطبق تحليل التكلفة الحديث. على سبيل المثال، لنفترض أن هناك مهمة استغرقت اثنين من الموظفين 20 ساعة لكل منهما. بلغت التكلفة الإجمالية لهذه المهمة حوالي 800 دولار، بافتراض 20 دولارًا لكل ساعة لكل موظف.
إذا كنت بحاجة إلى إنجاز مهمة مماثلة أو مشابهة، فقد تفترض أن مبلغ 800 دولار هو تقدير معقول للميزانية. ومع ذلك، يجب عليك إلقاء نظرة على البيانات الحالية لتحديد ما إذا كان هذا الرقم دقيقًا. على سبيل المثال، إذا كان العمال يكسبون 25 دولارًا في الساعة، فقد يكون الحد الأدنى 1000 دولار، وليس 800 دولار.
ومع ذلك، عليك أيضًا أن تنظر إلى كفاءة المهمة. هل هناك أدوات متاحة الآن يمكنها تقليل الساعات المطلوبة؟ يمكن للموظفين استخدام مساعد الذكاء الاصطناعي للقيام بالعمل في نصف الوقت. لذلك، حتى لو كانوا يحصلون على أجر أعلى بالساعة، يمكن أن تنخفض ميزانيتك إلى 500 دولار (25 × 10 × 2).
يمكن أن تستغرق استراتيجية التقدير هذه وقتًا أطول للمعالجة (خاصة إذا لم تكن لديك بيانات دقيقة متاحة)، ولكنها يمكن أن تكون أكثر دقة. عادة، يتم استخدام التقدير البارامتري في البناء والهندسة وعلوم الحياة، ولكنه يمكن أن ينطبق أيضًا على الشركات الأخرى.
تقدير ثلاث نقاط
إذا سبق لك أن قمت بإدارة مشروع ما، فأنت تعلم أن الخطط يمكن أن تنحرف عن مسارها لعدة أسباب. ومع ذلك، في حين أن المشاكل يمكن أن تحدث، في بعض الأحيان يحدث العكس.
في بعض الأحيان، قد ينتهي بك الأمر قبل الموعد المحدد وتحت الميزانية. ماذا ستفعل أنت وفريقك بالوقت الإضافي والمال إذا حدث ذلك؟
وبما أنك تريد أن يكون ذا فائدة جيدة، فيجب أن يكون لديك خطة احتياطية لتجاوز أهداف المشروع أو لبدء العمل في مشروع آخر.
وهذا هو أساس طريقة التقدير ذات الثلاث نقاط. من ناحية، أنت تقدر السيناريو “الأسوأ”. على سبيل المثال، قد تتضخم التكاليف بسبب الحاجة إلى عدد أكبر من الأشخاص أو ارتفاع تكلفة المواد عن ذي قبل.
على الرغم من أنه من السهل التعامل مع الأرقام الإضافية، إلا أنك تريد أن تظل ميزانيتك الأسوأ دقيقة.
وعلى العكس من ذلك، لديك سيناريو “الحالة الأفضل” حيث يتم إكمال المهام مبكرًا، وكل شيء يقع في حدود الميزانية. في المنتصف، لديك سيناريو “واقعي”، والذي يمكن أن يستند إلى بيانات تاريخية أو عوامل أخرى.
تعتبر هذه الطريقة ذات قيمة لأنه يمكنك تقديم ثلاثة خيارات للمسؤولين. وبهذه الطريقة، إذا حدث الأسوأ، فإنهم يعرفون ما يمكن توقعه، على الأقل من الناحية المالية.
تحليل الاحتياطي
وبما أن التأخير والمشاكل يمكن أن تحدث، فمن الأفضل في كثير من الأحيان وضع ميزانية لها بدلاً من الأمل في عدم حدوثها. يتضمن تحليل الاحتياطي تخطيط الميزانية ثم إضافة الموارد الاحتياطية فوق ذلك. تُستخدم هذه الاحتياطيات عندما تستغرق المهمة وقتًا أطول من اللازم أو عندما تكلف بعض المواد أكثر من المتوقع.
من الضروري معرفة أن تحليل الاحتياطي ليس مثل تقدير الميزانية “الأسوأ”. يمكن لهذه الاحتياطيات أن تخفف التجاعيد، ولكنها ليست مناسبة تمامًا للسفينة الغارقة.
عادةً، يضيف مديرو المشاريع ما بين 5 إلى 10 بالمائة أخرى من إجمالي الميزانية كاحتياطي، لكن يمكنك الحصول على تفاصيل أكثر من ذلك. بدلاً من ذلك، يمكنك الاطلاع على مهام محددة من المحتمل أن تتطلب المزيد من الأشخاص أو المواد وإضافة تقديرات الاحتياطي. في معظم الحالات، من السهل معرفة أين يمكن أن يتعثر المشروع أو يتخلف عن الركب.
دور مدير المشروع في إعداد الميزانية
على الرغم من أن مدير المشروع قد لا يكون مسؤولاً بشكل مباشر عن إنشاء الميزانية، إلا أن تأثيره أمر بالغ الأهمية في ضمان الإدارة الفعالة للميزانية طوال دورة حياة المشروع.
من خلال التعاون الوثيق مع فريق إعداد الميزانية، يقدم مدير المشروع رؤى قيمة إلى الطاولة، مما يعزز دقة التقديرات والتخطيط المالي. ويمتد هذا التعاون إلى ما هو أبعد من الأرقام؛ قد يدعو مدير المشروع إلى تمويل إضافي لمهام محددة أو يقترح تحسين الموارد لتحقيق المزيد بموارد أقل.
إن دمج مدير المشروع في عملية إعداد الميزانية يزودهم بفهم شامل للقيود المالية. تمكنهم هذه الرؤية من اتخاذ قرارات مستنيرة وتعديل الاستراتيجيات وتخصيص الموارد بكفاءة للبقاء على المسار الصحيح.
علاوة على ذلك، فإن مدير المشروع ذو المعرفة والذي يكون على دراية جيدة بالتكاليف المقدرة للموارد أو المهام الفردية يتم وضعه بشكل استراتيجي لمواءمة أنشطة المشروع مع حدود الميزانية. ومن خلال تعزيز هذا التآزر بين الميزانية والتنفيذ، يلعب مدير المشروع دورًا محوريًا في الحفاظ على النجاح المالي للمشروع.
حساب ميزانية المشروع: مثال عملي
لقد تعاملنا حتى الآن مع مفاهيم مجردة، ولكن دعونا نلقي نظرة على بعض العناصر الملموسة والواقعية لفهم كيفية عمل الميزانية. فيما يلي دليل خطوة بخطوة لميزانية مشروع التسويق الرقمي.
أهداف المشروع – لزيادة العملاء المتوقعين ومعدلات التحويل. تريد الشركة الانتقال من 100 إلى 200 عميل محتمل شهريًا خلال ثلاثة أشهر. ويبلغ معدل التحويل الحالي 1.5 بالمائة، وتريد الشركة تعزيزه إلى خمسة بالمائة خلال نفس الفترة.
الجدول الزمني للمشروع – من ثلاثة إلى ستة أشهر، على الرغم من أن الإدارة ترغب في استهداف ثلاثة أشهر.
عناصر المشروع – يتطلب التسويق الرقمي نهجًا متعدد الجوانب، يتضمن عناصر مثل:
- منشورات المدونة
- مقاطع فيديو
- الرسوم البيانية
- منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
- الأوراق البيضاء والكتب الإلكترونية
- الصفحات المقصودة
- تحسين محركات البحث
- الإعلانات المدفوعة
لذلك، عند إنشاء الميزانية، سيتعين عليك تحديد سعر لكل عنصر من هذه العناصر، مثل:
- منشورات المدونة – 100 دولار لكل مشاركة
- مقاطع الفيديو – 500 دولار لكل مقطع
- الرسوم البيانية – 150 دولارًا لكل رسم بياني
- منشورات وسائل التواصل الاجتماعي – 100 دولار لعشر منشورات
- الأوراق البيضاء والكتب الإلكترونية – 250 دولارًا لكل منها
- الصفحات المقصودة – 100 دولار للصفحة الواحدة
- تحسين محركات البحث – 500 دولار شهريًا
- الإعلانات المدفوعة – 1 دولار لكل نقرة
إذا قمت بواحد فقط من كل عنصر ودفعت مقابل تحسين محركات البحث لمدة ثلاثة أشهر، فسيكون إجمالي الميزانية 2700 دولار لمدة ثلاثة أشهر، ولا يشمل ذلك أي إعلانات مدفوعة.
ومع ذلك، سيحتاج مشروعك بشكل واقعي إلى عناصر متعددة لتحقيق أهدافه. على سبيل المثال، منشور مدونة واحد في الأسبوع، ومقطعي فيديو، ومخطط معلوماتي واحد، وعشر منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي لكل يوم عمل، وكتابين إلكترونيين، وخمس صفحات مقصودة.
سيبدو تقرير الميزانية كما يلي:
- منشورات المدونة – 1,200 دولار (4 أسابيع × 3 أشهر)
- مقاطع فيديو – 3000 دولار
- الرسوم البيانية – 450 دولارًا
- منشورات وسائل التواصل الاجتماعي – 6000 دولار
- الكتب الإلكترونية – 500 دولار
- الصفحات المقصودة – 500 دولار
- تحسين محركات البحث – 1500 دولار
ستصبح الميزانية الإجمالية 13.150 دولارًا إذا فعلت كل شيء داخليًا بناءً على هذه الأرقام. يمكنك أيضًا العمل مع وكالة تسويق رقمية يمكنها تطوير كل شيء لك مقابل أجر شهري ثابت. في هذه الحالة، يجب أن تعتمد ميزانيتك على الإعلانات المدفوعة.
في معظم الحالات، يؤدي إنفاق المزيد من الأموال على الإعلانات إلى توليد عدد أقل من العملاء المحتملين أو التحويلات. وبدلاً من ذلك، يعد اختبار الإعلانات وتحسينها حتى تحصل على معدل تحويل مناسب أفضل من زيادة الميزانية. ومن المهم أيضًا تحديد الكلمات الرئيسية التي تدفع مقابلها، حيث أن بعضها أكثر تنافسية (وتتطلب أموالاً أكثر) من غيرها.
أخيرًا، أثناء عملك على المشروع وإصدار مواد تسويقية مختلفة، قد تكتشف أن بعضها يحرك الإبرة أكثر من غيرها. على سبيل المثال، قد تؤدي منشورات المدونة إلى توليد غالبية حركة المرور الخاصة بك، في حين أن الرسوم البيانية لا تفعل أي شيء. بناءً على هذه البيانات، يمكنك اقتطاع الرسوم البيانية من الميزانية واستخدام هذه الأموال لمزيد من المدونات أو الإعلانات المدفوعة (أو اقتطاعها من إجمالي ميزانيتك).
قم بترقية ميزانية مشروعك باستخدام أداة ميزانية Rock Content
كما ترون، يمكن أن تكون إدارة ميزانية المشروع معقدة، خاصة إذا كنت تعمل على متغيرات مجردة. على سبيل المثال، يمكنك معرفة متى تقوم بتعزيز معدل التحويل الخاص بك، ولكن في بعض الأحيان يكون من الواضح ما الذي يفعل ذلك، لذلك يجب عليك إجراء تخمينات مدروسة.
لحسن الحظ، يمكن أن يساعد Rock Content في تبسيط عملية إعداد الميزانية من خلال مخطط الميزانية المجاني الخاص بنا. سيقوم بحساب احتياجاتك الإجمالية لميزانية التسويق حتى تتمكن من تحقيق أهدافك.
سواء كنت شركة جديدة تمامًا أو شركة مؤسسة تتطلع إلى التوسع في أسواق جديدة، فإن هذا المخطط ذو قيمة. يمكن لفريق Rock Content أيضًا المساعدة في إنشاء المحتوى وأصول التسويق الرقمي لتعزيز حملاتك ورؤية النتائج بشكل أسرع.
قم بإلقاء نظرة على هذه الأداة وشاهد كيف يمكن أن يساعد محتوى Rock في تحسين عملك!
