ستساعدك المقالة التالية: الأهمية المتزايدة لدقة مخزون التجارة الإلكترونية
إذا كنت تعمل في تجارة التجزئة أو التجارة الإلكترونية ، فإن المخزون هو شريان الحياة لشركتك. أنت أيضًا تختار بعناية أفضل الأشخاص وتوظف أفضل المواهب لضمان أن مجالات مثل تنفيذ الطلبات تعمل بسلاسة قدر الإمكان.
لسوء الحظ ، جزء من كونك إنسانًا هو ارتكاب الأخطاء. حتى موظفي النخبة سوف يخطئون أحيانًا في حساب المخزون أو يخطئون أو يتلفون أثناء واجبات العمل العادية ، مما يؤدي إلى خسارة كبيرة في الوقت والمال.
مع ارتفاع تكاليف التشغيل وتطور الأسواق ، تحتاج إلى كل ميزة تنافسية لتنمو. هذا هو المكان الذي تأتي فيه زيادة دقة المخزون ، كوسيلة لتحسين الكفاءة وكمصدر غير مستغل للنمو التنظيمي.
ما هي دقة المخزون؟
سيكون لأي عمل تجاري إلكتروني مقياسين مهمين عند التعامل مع المخزون. هذه الأرقام هي إجماليات المخزون المسجلة ومستويات المخزون من العد المادي. تمثل دقة المخزون المحاذاة أو المسافة بين الاثنين.
يتم الحصول على دقة المخزون من المعادلة التالية:
تحسب الشركات دقة المخزون لتحديد الخسارة من خلال الانكماش وعوامل أخرى مثل أخطاء إدخال البيانات. تساعد دقة المخزون أيضًا في تحديد ممارسات إدارة المخزون والتحكم الحالية في مؤسستك.
بينما يكاد يكون من المستحيل تحقيق الدقة بنسبة 100٪ ، فإن تتبع النسبة المئوية لدقة المخزون يمنحك أساسًا لقياس فعالية تحسينات العملية.
تم استخدام دقة الجرد ليتم تجميعها عن طريق التعداد وجداول البيانات المكتوبة. اليوم ، عادةً ما يتم تحديث مقياس إدارة المخزون الحيوي هذا في الوقت الفعلي باستخدام برنامج إدارة المخزون.
لماذا أهمية دقة المخزون
في الأعمال التجارية ، تريد أن تكون التقارير النقدية والأصول دقيقة قدر الإمكان. إنها مجرد ضرورة بسيطة للمحاسبة المناسبة. ومع ذلك ، هناك العديد من الأسباب الأخرى التي تجعل دقة المخزون العالية ضرورية لأي عمل تجاري.
1. تعزيز رضا العملاء وولائهم
تساعد دقة المخزون المحسّنة في تقليل الخطأ البشري الناتج عن إدخال البيانات وإساءة فحص العناصر. على سبيل المثال ، مع حل إدارة المخزون ، سيتوافق متجرك عبر الإنترنت بشكل أفضل مع مخزونك الفعلي. لذلك عندما يصدر أحد العملاء طلبًا ، يستمر الوفاء دون تأخير أو خيبة أمل.
تساعد عملية الإيفاء السلسة والإيجابية على ضمان سرعة الشحن وتسليم المشتريات. سوف ينبهر عملاؤك ويكافئك على ولائهم من خلال العودة إلى متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك في المستقبل.
2. تحسين الكفاءة التشغيلية
تعتمد دقة المخزون على عدة عناصر ، بما في ذلك المستودع المنظم لتحقيق الكفاءة. على سبيل المثال ، ستحتفظ الصناديق والمنصات الموحدة بالعناصر المتطابقة معًا. يساعد ذلك في ضمان تقسيم أقسام المستودعات وفقًا للأولوية والحاجة حتى يتمكن الملتقطون من الوصول بسرعة إلى أفضل البائعين لديك.
بالإضافة إلى ذلك ، تعمل ماسحات الباركود وأنظمة تحديد التردد اللاسلكي (RFID) على القضاء على الأخطاء البشرية أثناء معالجة عمليات التسليم وأوامر الانتقاء. هذا يعني أن فريقك يوفر الوقت من الاضطرار إلى التراجع بسبب الأخطاء.
الحق تطبيق المحاسبة أو يمكن أن تكون أداة إدارة المخزون أيضًا أحد الأصول الرائعة ، لأنها تتيح لفرقك إدارة المخزون أثناء التنقل. كما أنها تسمح لك بإنشاء أوامر الشراء والتعامل مع الفواتير أثناء التنفيذ. مع كفاءة تشغيلية أفضل لعمليات مثل التخزين والاستيفاء ، يمكن لفريقك التركيز على مجالات أكثر أهمية.
3. الحد من النفايات
تعد Stockouts عدوًا لتجربة العملاء الإيجابية. في حين أن الإفراط في التخزين هو عدو أرباحك النهائية. تساعد حلول دقة المخزون على منع تخزين المنتجات منتهية الصلاحية والتي عفا عليها الزمن والأقل شيوعًا.
عندما تجلس العناصر في الأعماق المظلمة من المستودع الخاص بك ، فإنها تشغل مساحة ثمينة وتضخم بصمتك التشغيلية. ناهيك عن أنه مع حلول مثل التوزيع الخارجي والخدمات اللوجستية للجهات الخارجية (3PL) ، تتسبب المخزونات الزائدة في زيادة تكاليف النقل بشكل كبير.
ستقوم أدوات دقة المخزون بإخطار الإدارة بالمخزونات الزائدة المحتملة والمنتجات ذات العمر الافتراضي القصير. مسلحًا بالبصيرة ، يمكن لفريق التسويق الخاص بك استخدام العروض الترويجية والخصومات لنقل الأسهم واسترداد أكبر قدر ممكن من المال.
4. الامتثال التنظيمي
اعتمادًا على نموذج عملك ، ستحتاج إلى تلبية متطلبات الامتثال المختلفة. سيحتاج كل عمل إلى الامتثال الكامل للوائح إعداد التقارير المالية لأغراض التقييم والضرائب. مع دقة المخزون المحسّنة ، ستكون تقارير المحاسبة ربع السنوية والسنوية أكثر دقة وقوة بما يكفي للوقوف في وجه أعنف عمليات التدقيق.
تساعد عناصر التحكم في إدارة المخزون مثل مسح الرمز الشريطي في تحسين إمكانية تتبع منتجاتك.
تتيح لك حلول المخزون هذه تتبع كل منتج في الوقت الفعلي ، من المورد إلى العميل. تعد التحديثات المباشرة حول مكان وجود الأسهم الخاصة بك رائعة لتحقيق الكفاءة التشغيلية. علاوة على ذلك ، بالنسبة للصناعات مثل الأغذية أو المشروبات أو الأدوية أو قطع غيار السيارات ، فإن التتبع إلزامي للامتثال التنظيمي.
سيساعد تتبع المخزون أيضًا عملك على الامتثال لمتطلبات الاستيراد والتصدير ومراقبة الجودة والصحة والسلامة.
5. يعلم اتخاذ القرار
بفضل دقة المخزون الأفضل ، ستتمتع بإمكانيات نمذجة يمكن الاعتماد عليها تُعلم صانعي القرار بما يجب تغييره ومتى يجب إعادة التخزين. لا داعي للقلق بشأن الفشل في تلبية الطلبات الموسمية أو فقدان العملاء بسبب نفاد مخزون منتجاتك الأكثر سخونة.
تساعد حلول دقة المخزون أيضًا في رسم فهم واضح لكيفية عمل عملك. من خلال تتبع المخزون ، يمكنك تحديد أوجه القصور والاختناقات بشكل أفضل في عملياتك اللوجستية وعمليات المستودعات.
استراتيجيات لتحقيق دقة المخزون والمحافظة عليها
باستخدام التكتيكات الصحيحة ، يمكن تحسين دقة المخزون وإدارتها بسهولة.
تطوير المهارات وتثقيف الموظفين.
مع سوء التصرف في المخزون وسوء الإدارة ، فإن أول مكان يجب أن ننظر فيه هو في المرآة. ما هي السياسات والتدريبات المعمول بها حاليًا لزيادة دقة المخزون إلى أقصى حد؟
اعتمادًا على عملياتك ، سيتولى العديد من المسميات الوظيفية ومستويات الموظفين التعامل مع المخزون في وقت أو آخر. الإصلاح البسيط هو تحديد الأشخاص المسموح لهم بالتعامل مع المخزون أولاً. الحد من الخدمات اللوجستية والأدوار الضرورية فقط يقلل من الأخطاء والأخطاء.
على سبيل المثال ، يجب أن يُسمح فقط للموظفين الحاصلين على شهادة رافعة شوكية بإزالة المنصات أو وضعها في المستودع وعلى الشاحنات. يمكن فقط للمدربين في عملية مسح العنصر وإزالته اختيار تلبية الطلب.
إلى جانب التحكم في من يمكنه الوصول إلى عمليات المخزون ، يجب عليك تدريب موظفيك على القيام بالمهمة على النحو المطلوب. وهذا يعني موارد الإعداد والتعلم لأي أنظمة أساسية لإدارة المخزون بالإضافة إلى إجراءات مثل توثيق العناصر التالفة أو المفقودة.
تساعد تحسين مهارات فرق المستودعات والتنفيذ في تحسين دقة جرد المخزون. سيساعد أيضًا في تعزيز كفاءة وأداء فريقك.
تطبيق ممارسات قوية لمراقبة المخزون.
هناك العديد من أساليب مراقبة المخزون التي يمكن أن تضيفها أي شركة إلى عملياتها اللوجستية.
1. تنظيم المستودعات هو المفتاح.
دعنا نغادر مكان العمل لمدة دقيقة. أنت في المنزل وتشعر بالجوع قليلاً. حان الوقت لطهي بعض العشاء ، لذلك تتوجه إلى المطبخ لبدء تحضير الوجبة.
أنت بحاجة إلى بعض الدجاج ، لذلك تتوجه إلى غرفة النوم في الطابق العلوي لأخذها من الثلاجة. عد إلى الطابق السفلي. الآن أنت بحاجة إلى بعض البصل والثوم ، لذلك توجه إلى المرآب. بعد ذلك ، يمكنك الحصول على مقلاة وزيت من خزانة في غرفة المعيشة.
تبدو مألوفة؟ ليس حقًا ، فلماذا تقوم العديد من الشركات بإنشاء مستودعاتها بطريقة أشعث بالمثل؟
احصل على تعليقات من أصحاب المصلحة واستخدم أدوات تخطيط المستودعات لتحسين تخطيط مراكز التوزيع وحلول التخزين لديك. سيضمن ذلك أن يكون أفضل البائعين قريبين من مناطق التنفيذ وأن المنتجات التكميلية قريبة منطقيًا.
بالإضافة إلى تسريع أوقات الانتقاء ، يوفر المستودع المنظم جيدًا مسارًا أقل إيلامًا لعد المخزون.
2. ممارسة وسم المخزون.
يعتبر وضع العلامات والتسمية الصحيحة على المخزون الخاص بك هو العمود الفقري لعمليات الاستيفاء والجرد. عند دمجها مع خدمات إدارة المخزون ، فإن وضع العلامات والمسح الضوئي لكل عنصر يقلل من أعباء العمل اليدوي والخطأ البشري.
قم بتطبيق نظام تصنيف مناسب لعملك. إلى جانب الرمز الشريطي الذي يمكن مسحه ضوئيًا ، قد تكون هناك حاجة إلى معلومات مثل اسم المنتج والنوع والسنة والحجم واللون. التواريخ المستلمة وتواريخ انتهاء الصلاحية والمواد الخطرة وتعليمات التخزين هي معلومات ذات أولوية عالية لوضع العلامات.
توفر العديد من أدوات دقة المخزون التتبع المباشر للعناصر. لذلك في كل مرة يقوم فيها أحد أعضاء الفريق بمسح عنصر ما ، تتم إضافته أو إزالته من مستويات المخزون لديك. بالطبع ، التحذير هو أنه يجب تدريب جميع موظفي المستودعات بشكل صحيح على كيفية استخدام أدوات المسح الضوئي الخاصة بك.
3. استخدام حلول إدارة المخزون وتخطيط موارد المؤسسات.
إذا كنت تريد دقة المخزون التي يمكن توسيع نطاقها مع عملك ، فستحتاج إلى حل لإدارة المخزون. يعتمد البرنامج الأفضل بالنسبة لك على حجم عملك ومجال عملك. تمنحك حلول مثل Shift4Shop الكثير من الخيارات للتحكم في المخزون وإدارة نفاد المخزون.
يعد نظام تتبع المخزون البسيط الذي يعمل جنبًا إلى جنب مع الرموز الشريطية القابلة للمسح الضوئي أو RFID نقطة انطلاق جيدة. إذا كنت ترغب في ميزات أكثر قوة مثل تخطيط المخزون والتخزين وإعداد التقارير المالية ، إذن برنامج التجارة الإلكترونية ERP هو الطريق للذهاب.
سيسمح حل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بضوابط دقة المخزون لديك لتتوافق مع نمو الأعمال. كما أنها تساعدك على دمج مجالات مثل التسويق والمحاسبة مع الخدمات اللوجستية الخاصة بك. لذلك ، عندما يقوم مدير المستودع الخاص بك بالإبلاغ عن وجود مخزون زائد ، يمكن لفريق التسويق بدء العروض الترويجية المستهدفة بسلاسة. ومع التحديثات في الوقت الفعلي ، يمكن لفريق المحاسبة الخاص بك الحصول على أرقام مباشرة لحسابات الضرائب وأول ما يرد أولاً يخرج أولاً (FIFO) أو Last-In-First-Out (LIFO).
إجراء عمليات تدقيق وتسويات منتظمة.
كما أدركت على الأرجح ، حتى مع وجود أفضل العمليات ، لا يمكنك التخلص من الحاجة إلى جرد المخزون المادي. في حين أن هذه المهمة الدنيوية غالبًا ما تكون مرهقة وتتطلب عمالة مكثفة ، يمكنك تقليل عبء العمل.
1. استخدام العد الدوري.
تختار العديد من الشركات الجرد الدوري للمخزون لأنه يقطع العمل ويسمح بعدد أكبر من المخزون الطبيعي. هذه الطريقة هي العد الدائم بشكل فعال ، لكن فرقك لا تقوم أبدًا بإجراء عمليات عد كاملة. بدلاً من ذلك ، يركزون على منطقة واحدة وينتقلون إلى المنطقة التالية في وقت لاحق.
فكر في حساب الدورة على أنه فحص نبض على معالجة المخزون الخاص بك. يتم وزن العناصر التي يتم عدها مقابل المستويات الموجودة في النظام ويتم حسابها من أجل الدقة. إذا لم تكن الأرقام ضمن معيار الصناعة بنسبة 95٪ على الأقل ، فستعود إلى لوحة الرسم.
2. إجراء عمليات تدقيق دورية.
بينما يساعد الجرد الدوري على مراقبة الأشياء ، فإن عمليات الجرد الكاملة للمخزون هي الطريقة الوحيدة للحصول على لقطة حقيقية لإدارة المخزون الحالية. بالإضافة إلى ذلك ، تعد عمليات التعداد الكاملة أكثر ملاءمة لغالبية طرق محاسبة المخزون.
يمكن أن تكون عمليات تدقيق المخزون الكاملة معطلة ما لم يكن لديك مخزون صغير نسبيًا. على هذا النحو ، يجب أن تقرر التكرار العملي لأعداد المخزون الكاملة: شهريًا أو ربع سنويًا أو نصف سنويًا أو سنويًا.
بالنسبة للعديد من المؤسسات ، تعد عمليات تدقيق المخزون الخارجية لحل جهة خارجية هي الخيار الأفضل. سيأتي هؤلاء المدققون الخارجيون ويجمعون قيمة مخزونك المادي بينما يمكن لفريقك مواصلة العمل كالمعتاد (في الغالب). بمجرد حصولهم على العدد ، يمكنك مقارنة أرقامهم بتلك الموجودة في نظامك.
الوجبات الجاهزة النهائية
بدون مخزون ، لا تعمل التجارة الإلكترونية. الآن ، أنت تخسر الوقت والمال بسبب الانكماش وعدم التنظيم. ليس هناك وقت أفضل من الآن لتنفيذ إستراتيجية محسّنة لدقة المخزون.
قم بإعداد تخطيطات المستودعات الخاصة بك لتحقيق النجاح. احصل على القيادة وأصحاب المصلحة الرئيسيين على متن الطائرة مع ضوابط إدارة المخزون. ابحث عن حلول التجارة الإلكترونية وتخطيط المخزون التي تناسب احتياجاتك التشغيلية. قبل أن تعرف ذلك ، ستقترب من دقة المخزون بنسبة 100٪ وتحصد الفوائد!
