ستساعدك المقالة التالية: برنامج HubSpot الخاص بي في حالة من الفوضى ولا أعرف كيفية تنظيفه
نسمع هذا من الرؤساء التنفيذيين وقادة التسويق أكثر فأكثر اليوم. لقد اشتروا HubSpot منذ بضع سنوات، وكانوا يستخدمونه بمفردهم والآن يدركون أن عملية التثبيت الخاصة بهم تمثل فوضى عارمة.
لديهم بيانات سيئة، وقوائم قديمة، وسير عمل غير متصل، وصفحات موقع ويب غير مستخدمة، وصفحات مقصودة قديمة، وأزرار CTA متقاعدة، وإشعارات غير متناسقة، وأعضاء الفريق القدامى الذين لا يزال لديهم حق الوصول والمزيد.
ليس من غير المعتاد أن يتدهور تثبيت HubSpot، ويصبح غير منظم وغير فعال بمرور الوقت. وينطبق هذا بشكل خاص عندما يكون لديك عدة أشخاص لديهم إمكانية الوصول إلى إنشاء الأصول وإدارة النظام الأساسي لك.
ولكن هناك مساعدة ونظام للحفاظ على كل شيء نظيفًا ومنظمًا وحديثًا ويعمل بشكل صحيح.
إدارة
ستحتاج أي منصة لأتمتة التسويق وإدارة علاقات العملاء (CRM) إلى شخص ما لمراقبة ميزات الإدارة المضمنة في البرنامج. يتضمن ذلك وصول المستخدم والأمان وتدوير واجهة برمجة التطبيقات وربط حسابات الوسائط الاجتماعية والمزيد.
مع مرور الوقت يمكن إهمال التحديثات. عندما يغادر الأشخاص شركتك، هل تقوم بإزالة بيانات اعتماد الوصول الخاصة بهم؟ عندما يغير الأشخاص الأدوار، هل يتم إعادة تعيينهم إلى الفريق الصحيح داخل HubSpot؟
على مدار العام الماضي، بذلت HubSpot جهودًا متضافرة لزيادة ميزات الأمان في البرنامج، مما أدى إلى المصادقة بخطوتين لتسجيل الدخول. هل تم تصعيد ذلك بشكل صحيح؟ هل يستخدمه الناس بشكل صحيح؟
جزء من بروتوكولات الأمان هو تدوير مفاتيح API. تتيح هذه المفاتيح للمطورين الوصول الكامل إلى التعليمات البرمجية المصدر لجوانب محددة من برنامج HubSpot الخاص بك.
يذكرك HubSpot تلقائيًا بتدوير مفاتيح API هذه كوسيلة للحفاظ على أمان مثيلك. أنت لست من الناحية الفنية مطلوب لتدوير مفتاح API الخاص بك، ولكن توصي HubSpot بشدة بالتناوب كل ستة أشهر على الأقل.
تتطلب ما يقرب من أربعة أو خمسة مجالات إدارية مراجعة وصيانة وتحديثًا منتظمًا للتأكد من أن مثيل HubSpot الخاص بك آمن ومتوافق مع الهيكل التنظيمي لشركتك.
بيانات
يعد هذا جانبًا رئيسيًا للصيانة المستمرة الجيدة فيما يتعلق بـ HubSpot. تتدهور جميع البيانات بنسبة 1% تقريبًا شهريًا، مما يعني أن المعلومات الموجودة في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك تصبح قديمة كل يوم.
علاوة على ذلك، تقوم معظم الشركات بإضافة قوائم جديدة وجهات اتصال جديدة وشركات جديدة وصفقات جديدة وبيانات عملاء محتملين جديدة بشكل يومي.
مع مرور الوقت تقوم بجمع القوائم القديمة والتي عفا عليها الزمن. تحتاج إلى تطبيق إستراتيجية تجزئة تسمح لك بتقسيم قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك إلى شرائح وتقطيعها لنشر تسويق أكثر تخصيصًا واستهدافًا.
وهذا يعني أنك قد تحتاج إلى إضافة حقول اتصال جديدة أو حتى كائنات مخصصة إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. كلما زاد عدد القوائم لديك، والمزيد من التجزئة التي تستخدمها، وكلما زاد عدد الأشخاص الموجودين في قاعدة بياناتك، زادت فرص تدهور البيانات.
يجب أن تعتبر قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بشركتك واحدة من أهم أصول شركتك وأن تتعامل معها وفقًا لذلك.
وهذا يعني الحفاظ على البيانات نظيفة ومحدثة ودقيقة وكاملة. يجب أن يكون التنظيف المنتظم وإعادة تنظيم القوائم وقاعدة البيانات الخاصة بك جزءًا من أعمال الصيانة المستمرة في HubSpot.
أصول التسويق
من السهل جدًا إنشاء أصول تسويقية في HubSpot لدرجة أننا نسمع كثيرًا من الشركات أن أصولها غير منظمة وقديمة ويصعب العثور عليها.
قوالب البريد الإلكتروني، والصفحات المقصودة، وصفحات مواقع الويب، ومقالات المدونات، وأزرار CTA، والروابط، ومقاطع الفيديو، والصور – كلها أصول تسويقية يجب أن تكون قادرًا على الحصول عليها بسرعة في HubSpot.
لسوء الحظ، بدون اصطلاح تسمية قياسي، ونظام مجلدات مصمم جيدًا ومسؤول HubSpot واحد، يمكن أن تخرج هذه الأصول عن نطاق السيطرة بسرعة، مما يجعل من الصعب العثور على أي شيء بسرعة.
وهذا يعني أنه يمكنك استنساخ قالب بريد إلكتروني قديم بدلاً من قالب البريد الإلكتروني الأحدث. يمكنك استخدام قالب صفحة مقصودة قديم بدلاً من قالب الصفحة المقصودة الأحدث والمعتمد. يمكنك تحديد زر CTA قديم لمدونتك يرتبط بصفحة تم إيقافها.
تشير كل حالات الاستخدام هذه إلى الحاجة إلى الصيانة المستمرة وتنظيف أصولك التسويقية. كلما كانت أصولك أكثر تنظيمًا وتنظيمًا، زادت سرعة إنشاء حملات جديدة وزاد عدد العملاء المحتملين الذين ستولدهم هذه الحملات.
أتمتة المبيعات وأصول المبيعات
هناك موقف مماثل يحدث مع أصول المبيعات، ولكنه مبالغ فيه نظرًا لعدد الأشخاص الذين يمكنهم إضافة أصول إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
الآن بدلاً من شخص أو اثنين من موظفي التسويق الذين يتمتعون بحق الوصول، لديك 12 مندوب مبيعات يتمتع بحق الوصول، ويقومون جميعًا بإضافة وتحديث وتحرير وتغيير أدوات المبيعات وتسلسلات المبيعات المعتمدة.
ما لم تقم بإعداد فرقك والوصول إلى الامتيازات بشكل صحيح، فإن عملية المبيعات المصممة جيدًا يمكن أن تصبح سريعًا كومة كبيرة من التواصل غير الفعال وغير المنظم.
يجب مراجعة إشعارات متابعة المبيعات وتعديلها كل ثلاثة أشهر. تحتاج أيضًا أتمتة البريد الإلكتروني للمبيعات التي تقوم بتشغيلها إلى المراجعة ويجب تأكيد الروابط. في كثير من الأحيان، نجد رسائل بريد إلكتروني تحتوي على روابط لصفحات متوقفة أو محتوى تمت إزالته.
عندما يستخدم فريق المبيعات لديك أدوات في HubSpot لا تعمل كما هو مخطط لها، تبدو عملية المبيعات لديك غير متقنة، وقد تفقد شركتك بالفعل عملاء جدد محتملين في هذه العملية.
يجب مراجعة جميع هذه الأصول المتعلقة بالمبيعات وجميع عمليات أتمتة المبيعات الخاصة بك كل ثلاثة أشهر، مع حل أي مشكلات في أسرع وقت ممكن.
لوحات المعلومات والتقارير
بمجرد إعداد لوحات المعلومات وإعداد التقارير، فإنها عادةً ما تكون قوية جدًا. ولكن ما يحدث هو أن لوحات المعلومات أو التقارير الجديدة مطلوبة دائمًا تقريبًا. يعني هذا في بعض الأحيان إنهاء العمل بلوحة معلومات قديمة أو إنشاء إصدار جديد من لوحات المعلومات القديمة.
كلما قمت بإنشاء المزيد، أصبح من الصعب العثور على ما يبحث عنه الأشخاص.
يقوم HubSpot بعمل جيد حيث يسمح لك بتحريك المخططات الفردية وإنشاء لوحات معلومات مخصصة، ولكن مع تغير العمل أو تغير متطلبات الفرد، غالبًا ما تحتاج لوحات المعلومات هذه إلى الاهتمام. يجب إزالة المخططات القديمة وإضافة مخططات جديدة.
في كثير من الأحيان، تتم إزالة البيانات أو الأصول، ولكن لا يتم تحديث لوحات المعلومات. وهذا يحد من قيمة لوحة المعلومات ويوفر بعض الثغرات في التقارير.
إذا لم يتمكن أي شخص من الوصول إلى لوحة المعلومات، فقم بإزالتها. تأكد من أن اصطلاحات التسمية الخاصة بك تتماشى مع البيانات والفترة الزمنية في لوحة المعلومات. وهذا أيضًا يسهل العثور على البيانات بسرعة ويلغي الحاجة إلى الاجتماعات أو المكالمات أو المحادثات الجماعية.
عندما يتمكن الجميع من الوصول إلى نفس البيانات، وتكون واضحة وموجزة ودقيقة، فإن قدرة المنظمة على اتخاذ قرارات ذكية تزداد بشكل كبير.
الخصوصية والموافقة
أخيرًا، تتزايد السياسات واللوائح المتعلقة بالخصوصية والموافقة على السوق كل عام. إذا كنت دوليًا، فأنت على دراية بالقانون العام لحماية البيانات (GDPR) وCASL. حتى كاليفورنيا لديها مجموعة جديدة من لوائح الخصوصية المتعلقة بالتسويق.
سيساعدك HubSpot، ولكن إذا لم تقم بإعداد الأدوات بشكل صحيح ولم تستخدمها بشكل صحيح، فقد تكون في خطر كبير.
في النهاية، قد يتم وضع علامة عليك كمرسل بريد عشوائي ويتم قفل بريدك الإلكتروني. على الجانب الأكثر أهمية، يمكن أن يتم تغريمك أو ما هو أسوأ من ذلك. في بعض الحالات، رأينا مقدمي خدمات الإنترنت مثل Comcast يغلقون وصول الشركة بالكامل إلى الإنترنت.
للتأكد من أنك لست مضطرًا للتعامل مع أي من هذه النتائج المحتملة، يجب عليك مراجعة سياسات الخصوصية المنشورة، وكيفية تواصلك مع جهات الاتصال حول الخصوصية، وكيفية اختيارهم لتدفقات الاتصال الخاصة بك، وكيف السماح لهم بالوصول إلى تفضيلاتهم وتعديلها.
سيؤدي النظر إلى هذا التقرير الربع سنوي أيضًا إلى إبعاد شركتك عن المواقف غير المستقرة وتقليل أي مخاطر مرتبطة بالأنشطة التسويقية المستمرة التي قد لا تتوافق مع الامتثال أو تنتهك اللوائح بشكل كبير.
تضيف HubSpot كل يوم المزيد من الميزات والمنتجات إلى منصتها. عمليات Hub والمدفوعات هما من أحدث المنتجات، وكلاهما يضيف المزيد من المنتجات التي يمكنك مراقبتها. الآن لديك معلومات مصرفية للمدفوعات وبيانات التكامل للعمليات Hub.
بمرور الوقت، ستطلق HubSpot ميزات جديدة، لذا فإن الحفاظ على مثيل HubSpot الخاص بك منظمًا ومحدثًا ويعمل بلا عيوب سيصبح أكثر صعوبة.
يجب أن تبدأ في البحث عن الأنظمة والعمليات والأساليب وخدمات الدعم التي تجعل من السهل تعيين هذه المهمة وفعالة للغاية في الحفاظ على كل شيء في HubSpot بالترتيب.
