ستساعدك المقالة التالية: كيفية استئجار مساعد شخصي
المساعد الشخصي لا يقدر بثمن لإدارة الأعمال الإدارية المختلفة مثل إدارة الجداول الزمنية وتدفق الاتصالات والوفاء بالمواعيد النهائية. يمكنهم مساعدتك على زيادة وقتك كشركة صغيرة إلى أقصى حد من خلال التعامل مع حفظ الملفات والأعمال الورقية والمهام الروتينية أو التي تستغرق وقتًا طويلاً. فيما يلي دليل خطوة بخطوة حول كيفية تعيين مساعد شخصي.
المساعد الشخصي مقابل مساعد المكتب مقابل المساعدين التنفيذيين
يعد فهم الاختلافات بين المساعد المكتبي والشخصي والتنفيذي نقطة انطلاق جيدة.
مساعد المكتب
هؤلاء الأشخاص يدعمون تنظيميًا مكتبًا أو قسمًا. إنهم يعتنون بعناصر مثل إدخال البيانات وحفظها والمهام الأخرى. يمكنهم جدولة الاجتماعات وإدارة المراسلات. المرشح الجيد يتقن استخدام البرامج المناسبة ويتمتع بمهارات إدارية جيدة.
المساعد التنفيذي
هؤلاء هم المحترفون الذين يعملون مع المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى مثل المديرين والمديرين التنفيذيين. يقومون بإعداد المستندات للمديرين التنفيذيين لمراجعتها. يعمل المساعد التنفيذي أيضًا كوسيط بين المدير المالي وأعضاء الفريق. إنهم يعتنون بترتيبات السفر والتقويمات والجداول الزمنية للجناح التنفيذي.
المساعد الشخصي
يعمل هؤلاء الأشخاص مع الأفراد بصفتهم الشخصية. عملائهم هم رجال الأعمال والمشاهير وكذلك الأفراد. يتعاملون مع المهام والمهمات الشخصية والمهنية. يتمتع الوصف الوظيفي الجيد للمساعد الشخصي بمهارات تنظيمية قوية ومنفصلة.
يتمتع المساعد الشخصي الجيد بمهارات تنظيمية قوية ومنفصلة.
دور المساعد الشخصي ومسؤولياته
إن تعيين المساعد الشخصي المناسب يعني فهم الواجبات التي تتوقع منهم التعامل معها.
- يجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع الاتصالات عن طريق فحص وإعادة توجيه أشياء مثل المكالمات الهاتفية.
- يجب أن يكونوا قادرين على تنسيق وجدولة الأحداث والاجتماعات والمواعيد وإدارة تقويم العميل.
- يقوم المساعد الشخصي أو الإداري الجيد بإجراء ترتيبات السفر التي تشمل الرحلات الجوية والإقامة.
- يتعاملون مع المراسلات مثل الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني.
- يتعامل المساعدون الشخصيون أيضًا مع الأعمال الإدارية مثل حفظ السجلات وإدخال البيانات.
تتضمن بعض الأشياء الأخرى التي يجب أن تبحث عنها إعداد جداول الأعمال وحتى إجراء المهمات الشخصية عند الحاجة.
صفات المساعد الشخصي الممتاز
| إدارة البريد الإلكتروني | يحافظ على تنظيم البريد الوارد ويعطي الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني المهمة | 1-2 ساعة يوميا | الاهتمام بالتفاصيل، والمهارات التنظيمية |
| جدولة المواعيد | يسمح لصاحب العمل بالتركيز على المهام الأساسية بدلاً من العمل الإداري | 30 دقيقة – 1 ساعة يوميا | إدارة الوقت، الإلمام ببرامج الجدولة |
| خدمة الزبائن | يتعامل مع استفسارات العملاء والشكاوى، وتحسين رضا العملاء | يختلف | مهارات التواصل الجيدة والصبر |
| إدارة وسائل التواصل الاجتماعي | يبقي العمل نشطًا على منصات التواصل الاجتماعي دون استهلاك وقت المالك | 2-3 ساعات في الأسبوع | مهارات التسويق الأساسية، الإلمام بالمنصات الاجتماعية |
| إمساك الدفاتر | يدير المهام المالية الأساسية مثل الفواتير والمدفوعات | 1-2 ساعة في الأسبوع | محو الأمية المالية الأساسية والدقة |
| بحث | يوفر أبحاث السوق، وتحليل المنافسة، وما إلى ذلك، مما يساعد في اتخاذ القرار | 2-3 ساعات في الأسبوع | مهارات البحث والتفكير التحليلي |
| تخطيط لحدث | تنظيم وتنسيق الأحداث أو الاجتماعات مما يقلل الضغط على المالك | يختلف | المهارات التنظيمية، وتعدد المهام |
| ترتيبات السفر | يدير جميع لوجستيات السفر لصاحب العمل | 30 دقيقة – 1 ساعة لكل رحلة | موجه نحو التفاصيل وجيد في التخطيط |
| اتصالات الموردين | يحافظ على العلاقات والاتصالات مع الموردين | 1-2 ساعة في الأسبوع | مهارات التفاوض وإدارة العلاقات |
| إعداد الوثيقة | يساعد في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى | 1-2 ساعة في الأسبوع | الكفاءة في MS Office، والاهتمام بالتفاصيل |
يتمتع المساعد الشخصي الفعال بالسمات الشخصية التالية.
- إنهم متواصلون جيدون ويمكنهم الاهتمام جيدًا بالتعليقات والتعليمات.
- إنهم موظفون مرنون وقابلون للتكيف ويمكنهم تغيير الأولويات والتفكير على أقدامهم.
- المساعدون الشخصيون منفصلون لأنهم يتعاملون مع معلومات سرية وحساسة.
- إنهم منظمون للغاية ويمكنهم تحديد الأولويات وتخصيص المهام. يتفوق المساعدون الشخصيون أيضًا في الاحتفاظ بسجلات دقيقة وجدولة الاجتماعات.
خطوات توظيف مساعد شخصي
تعني العملية المنظمة لتوظيف مساعد شخصي الحصول على السمات الشخصية الصحيحة والمؤهلات والمهارات المحددة.
اكتب وصفًا وظيفيًا واضحًا
يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي ملخصًا. بالإضافة إلى من سيقدمون تقاريرهم والمؤهلات والمتطلبات. لا تنس الراتب والمزايا بالإضافة إلى تعليمات التقديم. على سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن طرق غير معتادة للترويج لوظيفة شاغرة، فقد ترغب في استكشاف بعض المنصات أو الأساليب الفريدة.
قم بصياغة إعلان مفصل لوظيفة مساعد شخصي
الإعلان الجيد عن العمل أمر ضروري. ابدأ بمسمى وظيفي واضح يعكس الدور بدقة. ويأتي بعد ذلك ملخص موجز وغني بالمعلومات. لا تنس تفصيل جميع المسؤوليات والمهام اليومية.
اللغة المقنعة والجذابة أمر مهم.
سلط الضوء على قيم شركتك وثقافتها والامتيازات والفوائد التي تقدمها. تعد منصات التوظيف عبر الإنترنت مثل LinkedIn وGlassdoor وIndeed أماكن جيدة للنشر. هذه طرق ممتازة للعثور على المرشحين المناسبين.
تحديد مصادر المرشحين المساعدين الشخصيين المحتملين
هناك العديد من المصادر المختلفة التي يمكنك استخدامها والتي تتسم بالكفاءة.
ينكدين
ابحث عن مجموعات خاصة بالصناعة هنا في قطاعات محددة مثل الرعاية الصحية والتمويل للعثور على مرشحين للمساعدين الشخصيين.
حتى العمل
هذه منصة لتوظيف المستقلين ودعوتهم لتقديم المقترحات. تحقق من المرشحات القائمة على المهارات لتضييق نطاق المرشحين. ستكون قادرًا على التحقق من واجبات المساعد الشخصي التي تبحث عنها.
TaskRabbit
هذه المنصة موجهة نحو الاحتياجات عند الطلب. إذا كان عملك يحتاج إلى دعم متقطع أو فوري، فابحث عن مساعد شخصي هنا.
إجراء المقابلات لأدوار المساعد الشخصي
فيما يلي بعض الخطوات لإجراء مقابلة ناجحة.
- يجب أن يتم الفحص الأولي عن طريق الفيديو أو الهاتف. اسأل عن معرفتهم بشركتك الصغيرة.
- اسأل أي مرشح عن تجربته مع برامج مثل Google Workspace وغيرها.
- تعرف على قدراتهم في حل المشكلات واطلب الاطلاع على أمثلة لمراسلات البريد الإلكتروني.
- اسأل عن قدراتهم في خدمة العملاء وكيفية تعاملهم مع التجارب مع سيناريوهات مختلفة.
ومن الجدير بالذكر أيضًا أن توظيف المساعد الشخصي المناسب أصبح أكثر بساطة وكفاءة مع مجموعة متنوعة من منصات العمل المتاحة اليوم. من لوحات الوظائف التقليدية إلى المنصات المتخصصة المصممة خصيصًا لصناعات محددة، لدى الشركات عدد كبير من الخيارات للاختيار من بينها.
علاوة على ذلك، من الضروري تقليل التحيز في التوظيف أثناء عملية التوظيف. وهذا يضمن مكان عمل متنوع وشامل، مما يسمح للشركات بالاستفادة من مجموعة واسعة من المهارات ووجهات النظر.
وأخيرًا، لا تنس أن تسألهم عن أهدافهم المهنية وأهداف التطوير المهني على المدى الطويل. من الضروري إرسال خطاب رفض المقابلة إلى أولئك الذين لا يقومون بإجراء المقابلة.
التقييمات العملية للمساعدين الشخصيين
يمكنك أن تطلب من المرشح تحديد الأولويات وتنظيم نموذج جدول زمني لأحد المسؤولين التنفيذيين. امنحهم تقويمًا مزدحمًا ليتمكنوا من معرفة نوع القرارات التي يتخذونها بشأن جدولة الأولويات. يمكنك أيضًا تزويدهم بنموذج خطة تدريب لمعرفة كيفية تدريب أنفسهم أو الآخرين.
التحقق من المراجع والعمالة السابقة
يجب عليك أن تطلب من أي مرشح تقديم أمثلة على التحديات والإنجازات في الأدوار السابقة. تأكد من التأكيد على أن تجاربهم السابقة تساهم في مدى سرعة استيعابهم لمسؤولياتهم الجديدة.
سوف تسلط الأسئلة المحددة المتعلقة بالوظيفة الضوء على مهاراتهم.
التدريب والتطوير للمساعدين الشخصيين
يقدم Microsoft Office Suite دورات تدريبية أساسية حول Word والأساسيات الأخرى مثل PowerPoint. يحصل المساعدون الشخصيون الذين يحضرون الندوات والندوات عبر الإنترنت على معلومات حول أحدث الاتجاهات. دورات تدريبية حول الأدوات المتقدمة مثل تعليمات SQL.
بالنسبة للشركات التي تسعى إلى بناء فريق يضم المقاولين والمستقلين، من الضروري تزويد أعضاء الفريق بأدوات وموارد التدريب الكافية، مما يضمن توافقهم مع أهداف الشركة وعملياتها.
دمج التكنولوجيا مع أدوار المساعد الشخصي
هناك عدد من الأدوات الحديثة التي يمكن أن تساعد المساعد الشخصي في وظيفته.
- يمكن أن تساعدهم البرامج التدريبية في إدارة الوقت.
- تعد أنظمة CRM مفيدة لإدارة البريد الإلكتروني والمهام الأخرى. إنها أداة قياسية للمساعدين الإداريين.
- الدورات التدريبية حول إدارة المشاريع يمكن أن تكون مجزية للغاية.
فكر في مساعد افتراضي
المساعدون الافتراضيون يتركون بصمتهم في العصر الرقمي. فهي فعالة من حيث التكلفة ومرنة. يمكن لهؤلاء المساعدين العمل لساعات مختلفة من مواقع مختلفة. يمكن للشركات الصغيرة اختيار واحدة من مجموعة المواهب العالمية التي تتمتع بمجموعات مهارات متنوعة. الشيء الأساسي الذي يجب مراعاته هو ما إذا كان يجب عليك تعيين أحد أفراد العائلة كمساعد افتراضي.
أحد الجوانب الرئيسية عند تعيين مساعدين افتراضيين جدد أو أي موظفين آخرين هو فهم كيفية تأهيل الموظفين الجدد. يضمن الإعداد المناسب أن يشعر الموظفون الجدد بالترحيب، ويفهمون أدوارهم، ويمكنهم أن يصبحوا بسرعة أعضاء منتجين في الفريق.
هؤلاء المساعدون فعالون من حيث التكلفة لأنهم يعملون على أساس عقد أو على أساس مستقل.
الأسئلة الشائعة: كيفية تعيين مساعد شخصي
فيما يلي بعض الإجابات على الأسئلة الشائعة حول المساعدين الشخصيين.
ما الفرق بين المساعد الشخصي والسكرتير؟
يركز السكرتير عادة على العمل الكتابي والإداري. المساعد الشخصي لديه نطاق أكبر من الواجبات التي يمكن أن تشمل التخطيط الاستراتيجي.
ما الذي تفعله السلطة الفلسطينية بصرف النظر عن المكالمات الهاتفية والمهام الإدارية؟
يمكن للمساعد الشخصي أن يعتني بإدارة المهمات الشخصية مثل التسوق. يمكنهم تتبع التقدم المحرز في المشاريع المختلفة وتفويض المهام عند الضرورة.
ما هي تكلفة استئجار مساعد شخصي؟
يمكن أن يعتمد ذلك على عدة أشياء مثل خبرتهم ومهاراتهم. إن امتلاك مهارات برمجية معينة يمكن أن يعني المزيد من المال. يحصل المساعدون الشخصيون في المناطق الحضرية على أجور أعلى.
ما الفرق بين المساعد الشخصي والسكرتير؟
يمكن للمساعد الإداري أن يتولى المهام المكتبية مثل السكرتير. ومع ذلك، لديهم أيضًا مشاركة شخصية ويمكنهم تنسيق السفر والتعامل مع الاتصالات.
هل توجد خدمات مساعد شخصي متخصصة لتوظيف مساعدين شخصيين متخصصين في الصناعة؟
هناك العديد من منصات العمل الحر مثل Upwork وFreelancer عندما تبحث عن مرشحين متخصصين في الصناعة. وتشمل الخيارات الأخرى وكالات التوظيف المتخصصة وشركات البحث التنفيذي.
