نصائح للحفاظ على الإيصالات منظمة لأصحاب الأعمال الصغيرة

ستساعدك المقالة التالية: نصائح للحفاظ على الإيصالات منظمة لأصحاب الأعمال الصغيرة

أثناء إدارة الأعمال التجارية، يصبح من الصعب بعض الشيء تتبع جميع إيصالات الأعمال وإدارة متطلبات الأعمال الأخرى. إذا كنت صاحب شركة صغيرة، فأنت مطالب بالاحتفاظ بسجل للإيصالات، وهذا يساعد في تقوية المنظمة وتبسيط وظائفها. يساعد تسجيل الإيصالات في قياس نمو الأعمال التجارية ويسمح لك باتخاذ القرارات وفقًا لذلك. أ تخزين إيصالات الأعمال الصغيرة يلعب دورا أساسيا في إعداد القوائم المالية للشركة. يمكن بسهولة فصل المكافآت الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة للضريبة إذا تم تسجيل الإيصالات بشكل صحيح. يمكن لصاحب العمل تأطير صورة للضريبة الواجب دفعها كل عام بمساعدة تخزين الإيصالات. السؤال الذي يطرح نفسه الآن هو كيف يمكن لصاحب العمل الصغير أن يتتبع الإيصالات. لا تقلق، أنا هنا لأقدم لك الحل.

الحفاظ على الإيصالات منظمة يحرر نصف الضغط الذي يتعرض له صاحب الأعمال الصغيرة ويسهل أيضًا موازنة البيانات المالية. يمكنك تنظيم إيصالات عملك إما إلكترونيًا أو فعليًا. دعني أوضح لك:

أفضل طريقة للحفاظ على الإيصالات منظمة

1. الإيصالات الورقية-

إذا كنت تريد تخزين إيصالاتك فعليًا، فإن الإيصالات الورقية هي أفضل طريقة للقيام بذلك. يجب عليك أن تكون منضبطًا وتطور روتينًا يوميًا حتى تصبح معتادًا في هذه العملية. تسمح لك الإيصالات الورقية بتذكر المعاملات التي تم إجراؤها أو النفقات المتكبدة ويمكنك تذكرها عندما يُطلب منك ذلك. استخدم المجلدات أو الملفات للحفاظ على تنظيم الإيصالات. يمكن التغلب على فوضى الأوراق من خلال الاستفادة من أنظمة تخزين الورق في شركتك الصغيرة أو شركتك. تعد المجلدات والسجلات الكبيرة مفيدة جدًا أثناء تتبع إيصالات الأعمال.

2. تصنيف الإيصالات-

قائمة المعاملات أثناء إدارة الأعمال التجارية الصغيرة لا تنتهي أبدًا. لذلك، تخزين إيصالات الأعمال الصغيرة يمكن أن يكون الأمر صعبًا وفوضويًا للغاية، ولكن لتجنب هذه الفوضى، يمكنك ببساطة جمع كل البيانات وتصنيفها إلى فئات. وهو يعني تصنيف الإيصالات وتخزينها في فئة معينة من الإعفاء الضريبي الذي تم الحصول عليه. ويشمل ذلك الإعلان والترويج مثل الكتيبات والملصقات وتطوير مواقع الويب وبطاقات العمل وغيرها الكثير. يمكن تصنيف الإيجار والمرافق واللوازم والرسوم القانونية وما إلى ذلك بشكل منفصل. يمكن بسهولة تحديد هذه الفئات المنفصلة في وقت إعداد البيانات المالية أو التعرف على العناصر الموجودة في إقرارك الضريبي.

3. التسلسل الزمني للإيصالات-

يعد حفظ الإيصالات بالترتيب الزمني مفيدًا جدًا لصاحب العمل الصغير. يجب عليك تخزين الإيصالات بترتيب زمني بحيث يمكنك ببساطة معرفة الإيصال المحدد عند الحاجة. إن الاحتفاظ بالإيصالات لمدة لا تقل عن 3 سنوات يساعد في تنفيذ عملية التدقيق بسلاسة. في حالة صاحب العمل الصغير، فإن تخزين الإيصالات بترتيب زمني لفترة أطول من الوقت يساعد في قياس نمو العمل كل عام. يجب عليك تحديث الملفات والمجلدات في الوقت المناسب وفصل الملفات في مجلدات الخزانة من السنة الضريبية في نهاية كل سنة عمل.

4. الإجراء الفوري-

ينتظر معظم رجال الأعمال حتى نهاية الشهر لتنظيم الإيصالات. أ تخزين إيصالات الأعمال الصغيرة يتطلب تكرارًا في تخزين الإيصالات، لذلك قم بتنظيم إيصالاتك من خلال اتخاذ إجراءات فورية. وهذا يعني أن تقوم بملء الإيصالات بمجرد حدوث النفقات. يمكن أن يؤدي المماطلة أثناء تخزين الإيصالات إلى سوء إدارة البيانات ويمكن أن يكون مرهقًا جدًا لبعض الأشخاص. إذا لم تتمكن من تخزينه على الفور، فاحرص على القيام بذلك في أسرع وقت ممكن دون تأخير كبير. بهذه الطريقة يمكنك تجنب عبء العمل الزائد وإعطاء الأولوية للأعمال المهمة الأخرى أيضًا.

5. مجلة الأعمال-

إذا كنت ترغب في التحقق من نمو أعمالك بشكل متكرر، فقم بإعداد مستند داعم يتكون من نفقاتك المتكبدة في تنفيذ الأعمال والتي يمكن تسميتها بنفقات الأعمال. يمكن إنشاء ذلك في شكل مجلة أعمال ستساعدك على قياس نمو عملك بنجاح. وهو أحد أشكال التقويم الذي يزودك بالتفاصيل ويخدم غرضًا تجاريًا في الاجتماعات مع مجلس الإدارة.

لقد ثبت أن هذه الطرق المادية لتخزين الإيصالات مفيدة جدًا لأصحاب الأعمال الصغيرة. يمكنك تخزين أي شيء في مجلد فعلي مثل الفواتير وكشوف المرتبات ودفاتر الأستاذ والأصول وخصائص الأعمال وبيانات بطاقات الائتمان وغير ذلك الكثير. إذا كنت تريد أن تجعل عملية تخزين الإيصالات الخاصة بك أسهل، فيمكنك ببساطة التبديل إلى التخزين الإلكتروني مما يعني التطبيقات أو المجلدات الرقمية. هناك العديد من الخيارات للتطبيقات للمساعدة في تحديد الحل الأفضل والأسهل تخزين إيصالات الأعمال الصغيرة أثناء تنفيذ الأعمال.

أفضل تطبيق لتتبع إيصالات الأعمال:-

1. نفقة

يعتبر هذا أفضل تطبيق لإيصالات الأعمال ويقوم بعمل رائع في تخزين الإيصالات وتنظيمها مسبقًا. تبدأ الحزمة الفردية التي تقدمها Expensify بسعر 4.99 دولارًا شهريًا و5 دولارات لمستخدم واحد لخطط الأعمال. تتميز ميزات خطط الأعمال بقدر كبير من القوة لأنها تراقب جميع النفقات تمامًا كما تفعل شركة بطاقات الائتمان. يقوم تلقائيًا بمسح النفقات وتتبع جميع نفقات الأعمال. يتمثل عرض البيع الفريد لبرنامج Expensify في أنه يمكنه أتمتة أي تتبع نفقات يمكن تخيله طالما أنه يقع ضمن فئة القدرات الحالية في البرنامج تمامًا مثل تقدير المسافة المقطوعة بمركبتك أثناء استخدام تقنية GPS.

2. ريدو

ما الذي يمكن أن يكون أفضل من تطبيق قائم على السحابة وغير مكلف ويحتوي على ميزات غنية؟ يعد Rydoo واحدًا منهم لأنه أحد أفضل برامج تتبع الإيصالات والذي يسمح لك بالحد من وصول الموظفين إلى البرنامج. يتم استخدام النفقات في الوقت الفعلي بواسطة Rydoo بدلاً من تقارير النفقات. كما يسمح لأصحاب الأعمال بتقديم النفقات لغرض المكافأة عند حدوثها. ليست هناك حاجة لجمع نفقات وإيصالات عدة أسابيع في وقت المكافأة. إنه برنامج موجود عالميًا للمستخدمين أو أصحاب الأعمال لجعل عملية تخزين الإيصالات الخاصة بهم سهلة وأفضل. كل ما تحتاجه هو إنشاء حساب في التطبيق وتوصيل بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك. سيسمح هذا للتطبيق بمطابقة نفقاتك مع المعاملات.

3. الإدخال التلقائي

يعد AutoEntry أفضل تطبيق استلام لأصحاب الأعمال الصغيرة حيث أنه سهل الاستخدام ويتزامن مع برامج المحاسبة بسهولة شديدة. يقوم بتحليل تفاصيل المستندات التي تم تحميلها على هاتفك المحمول مثل صور البيانات المصرفية والفواتير والفواتير والإيصالات وغيرها الكثير. يقوم التطبيق بإدخال التفاصيل مباشرة في برنامج المحاسبة ويزودك بجدول بيانات يمكن تنزيله بسهولة. إنها عملية مكونة من خطوتين، أولاً، انقر فوق الصورة، وثانيًا، قم بتحميل المستند عبر البريد ويتم تنفيذ الباقي عن طريق الإدخال التلقائي. بهذه الطريقة يمكنك الاعتماد بشكل كامل على البرنامج وجعل ورق مكتبك مجانيًا.

4. علب الأحذية

يقوم التطبيق بترتيب واستخدام بيانات الإيصال بطريقة واضحة وموجزة من أجل متابعة الإيصالات لصاحب العمل. يمكنك ببساطة إرسال الإيصالات بالبريد أو إرسال النسخ الرقمية عبر تطبيق الهاتف. بالإضافة إلى ذلك، فهو ينظم الإيصالات وفقًا لتفضيلاتك ويتيح لك متابعة التوصيات الافتراضية التي يقدمها التطبيق. يمكنك استخدام هذا التطبيق على أساس الاشتراك وتبدأ رسوم الخدمات من 18 دولارًا شهريًا.

Shoeboxed هو أفضل تطبيق لإيصالات الأعمال لأنه يبسط المهام اليومية لمسك الدفاتر والتي تم تصميمها فقط لتخزين إيصالات أصحاب الأعمال الصغيرة. فهو يستخرج البيانات ويشكل إيصالاً منظمًا ومتاحًا عندما تحتاج إليه.

5. الإيصالات الذكية

يعد تطبيق Smart Receipts، كما يوحي اسمه، ذكيًا بدرجة كافية لإنشاء ماسح ضوئي تلقائيًا على هاتفك المحمول نفسه. يتيح لك هذا التطبيق الحصول على أنواع مختلفة من التقارير مثل CVS وملفات PDF وحتى تقارير ZIP. يمكنك تخصيص ملفاتك وفقًا لتفضيلاتك والحصول على أفضل الحلول. هذا متاح على Google Play Store وكذلك Apple متجر وخالية من التكلفة. إنه لا يوفر الوقت فحسب، بل يحول هاتفك المحمول إلى ماسح ضوئي. الميزة الأكثر جاذبية في Smart Receipt هي أنه يتعرف على النص الخاص بك بمساعدة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) من الصور أو المسح الضوئي.

6. بايهوك

تطبيق آخر لمالك الأعمال الصغيرة لتنظيم تخزين الإيصالات هو Payhawk. يعتبر من أفضل البرامج المالية التي تساعد في أتمتة ومراقبة احتياجات المحاسبة والمصرفية. يتم تسجيل إيصالات الفواتير والأجور وإدارة الفواتير بواسطة Payhawk. إنه يوفر الوقت ويمكن دمجه بسهولة مع كل نظام EPR تقريبًا والذي يتكون من Xero وOracle NetSuite وMicrosoft Dynamics وQuickBooks وDatev وSage وExact وغيرها الكثير. تتيح تقنية التطبيق المستقبلية لصاحب الأعمال الصغيرة إدارة إنفاق الشركة وأتمتته.

اقرأ أيضًا:-35 أفضل الهدايا لأصحاب الأعمال الصغيرة.

خاتمة

الهدف الرئيسي لكل رجل أعمال هو تنمية أعماله وتبسيط وظيفتها قدر الإمكان. يصبح تتبع الإيصالات معقدًا في بعض الأحيان ومربكًا بالنسبة لـ صاحب إيصالات الأعمال الصغيرة. لذلك، ستسمح لك هذه النصائح والحيل بتكوين سياسات مخصصة، وإدارة المكافآت، وإعداد البيانات المالية، وغير ذلك الكثير. تخزين الإيصالات المنظمة يجعل عملية التدقيق أسهل ويثبت النفقات المتكبدة للشركة. تصبح الحياة سهلة عند استخدام تطبيقات التتبع هذه ويتم تنفيذ الأعمال بسلاسة. يدرك صاحب العمل جيدًا نفقاته، لكن تخزين الإيصالات يساعد على قياس نمو الشركة بدقة.

إذا كنت صاحب شركة صغيرة، فهذه النصائح والحيل يمكن أن تنقذك من تعقيدات المحاسبة وتبقيك خاليًا من التوتر. ولكن إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة عملك، فقم بالتوظيف راهول مالوديا، أحد أفضل مدربي الأعمال في الهند. سوف يرشدك لإدارة أموالك ويقدم لك أفضل النصائح لعملك. في غضون 10 سنوات من حياته المهنية، تدرب أكثر من 50 ألف رجل أعمالوليس هذا فحسب بل كان مدربًا جيدًا في رحلة كل رجل أعمال. فياباري إلى الرئيس التنفيذي هي واحدة من الدورات الأكثر شعبية التي يقدمها. يتحدث في هذه الدورة عن إدارة الموظفين، والإدارة المالية، وإدارة المبيعات، وغيرها الكثير. إلى جانب هذا، فهو يقدم بعض الحيل والنصائح المذهلة لرجل الأعمال من أجل نمو الأعمال.