ستساعدك المقالة التالية: 5 خطوات عليك اتباعها لإعداد فريق جيد
باعتباري شخصًا لديه فريق خاص به منذ عام 2016، أتلقى الكثير من الأسئلة حول هذا الموضوع! نأمل أن يجيب هذا المنشور على بعض هذه الأسئلة لك. إذا كنت مزود خدمة، فإنني أوصي بشدة بالاستعانة بالمساعدة. من خلال تجربتي، من الصعب جدًا (ليس مستحيلًا، ولكن من الصعب!) التوسع إلى 6 أرقام بدون فريق. في هذا المنشور، سأشارك تفاصيل كيفية إعداد نظام تأهيل الفريق الخاص بك!
يعد وجود نظام محدد لكيفية التعامل مع تأهيل الفريق جزءًا مهمًا حقًا من بناء فريق رائع. فهو يتيح لك متابعة العملية بطريقة أكثر سلاسة. فهو يجعل الأمر أسهل (وأسرع) بالنسبة لك. بالإضافة إلى ذلك، سيكون انتقال عضو فريقك أفضل أيضًا.
أحد الأخطاء الكبيرة التي أرى الناس يرتكبونها عند توظيفهم هو عدم وجود نظام لتأهيل الفريق. كما هو الحال مع تأهيل العملاء، يساعد تأهيل الفريق في تحديد التوقعات، وتحديد الأدوار والمسؤوليات، ويعمل على إعداد الجميع لتحقيق النجاح. بدون على الأقل قليلا أثناء عملية ما، من المرجح أن تواجه مشاكل أو تشعر بالإرهاق (خاصة إذا لم يكن لديك الكثير من الخبرة في تفويض الآخرين أو إدارتهم!).
انا أغوص طريق أعمق في هذا النظام في جمعية النظم. هذا هو المكان الذي يمكنك العثور فيه على جميع قوالب البريد الإلكتروني والبرامج التعليمية ومسارات عمل Asana التي تحتاجها لوضع هذا النظام في مكانه الصحيح! (قابس وقح 😂 لكن على محمل الجد، إنه مفيد للغاية!)
الخطوة رقم 1: اختر نوع عضو الفريق الذي تريد تعيينه
أول الأشياء أولاً – نظام تأهيل الفريق هذا مخصص خصيصًا لـ if أنت شركة قائمة على الخدمات وتتطلع إلى توظيف مقاولين من الباطن. يمكنك اتباع هذا إذا كنت تتطلع إلى توظيف مقاولين مستقلين، ولكن اعتمادًا على من تقوم بتعيينه، قد يبدو الأمر مختلفًا تمامًا.
السبب وراء قولي هذا هو أنه عندما تقوم بتعيين مقاول من الباطن، فإن الأمر يتعلق بالعلاقة النموذجية بين صاحب العمل والموظف. بينما عندما تقوم بتعيين مقاول مستقل، فهو المسؤول، وإذا كان يتمتع بالخبرة، فسوف يقوم بتأهيلك (مقابل العكس). لا يمانع بعض المقاولين المستقلين في الانضمام إليهم، لكن هذه ليست الطريقة التي تسير بها الأمور عادةً. لذا، إذا كنت لا تقوم بتعيين مقاول من الباطن، فستحتاج إلى أن تكون مقدمًا أنك تبحث عن شخص للانضمام إلى فريقك وسيكون هو المسؤول.
أتحدث أكثر عن الأنواع المختلفة لأعضاء الفريق (المقاولين من الباطن مقابل المقاولين المستقلين، وما إلى ذلك) في هذا المنشور على ما هي أنواع الموظفين التي يجب أن تكون في فريقك؟
اتخذ قرارًا بشأن الوظيفة التي تريد شغلها
قد يبدو هذا الأمر واضحًا نوعًا ما، لكنه في الواقع يخطئ الكثير من الناس! على الرغم من أن هذه التوصية شائعة، في الواقع، لا أقترح أن يكون أول موظف لك هو المساعد الافتراضي (VA).
إن مساعدي المساعدين مغريون للتوظيف، لأنهم معروفون عادة بكونهم غير مكلفين و”متخصصين في كافة المهن”. ولكن لهذا السبب قد لا يكونون أفضل شخص يمكن توظيفه.
أنا لا أنصحك بعدم توظيف مساعد افتراضي أبدًا، ولكن في رأيي، إنه توظيف “متقدم” أكثر. لذلك قد لا يكون هذا هو الخيار الأفضل إذا كنت قد بدأت للتو في بناء فريقك. عادةً ما يحتاج المساعدون الافتراضيون إلى قدر كبير من التدريب على أنظمتك، ويميلون إلى أن يكونوا أقل خبرة (على الرغم من أن هذا تعميم!) في مكانها قبل توظيفهم.
لقد تحدثت إلى الكثير من رواد الأعمال الذين يعانون مع فريقهم، و القضية الأكثر شيوعًا هي التفويض. ليس دائمًا، ولكن في كثير من الأحيان يكون السبب هو أن أول شخص تم تعيينه كان مساعد VA. ولم يكن لديهم أي فكرة عما كانوا متورطين فيه!
الشيء المهم هو: لا أريدك أن تقوم بتعيين شخص ما ليُصاب بالإرهاق على الفور وخلق المزيد من العمل لنفسك.
الهدف من التوظيف هو إخراج الأشياء من طبقك. لذا، ما لم يكن لديك بالفعل أنظمة رائعة مطبقة والعديد من الدورات التدريبية التي تم إنشاؤها لجهاز VA الخاص بك، فقد ترغب في التفكير في توظيف أحد متخصص بدلاً من.
قد يكون المتخصصون في بعض الأحيان أكثر تكلفة قليلاً (ليس دائمًا – سوف تتفاجأ!). ولكن مقدار الوقت الذي سيوفرونه لك، وتقليل الإحباط الذي يسببه، يستحق كل هذا العناء!
عندما تحاول تحديد من يجب عليك تعيينه أولاً، فكر في:
- ما هي المجالات أو أنواع المهام في عملك التي لا تحب القيام بها أكثر من غيرها؟
- ما هو الأسهل للتفويض؟
على سبيل المثال، إذا كنت مديرًا لوسائل التواصل الاجتماعي، فقد ترغب في تعيين مؤلف إعلانات أو مصمم جرافيك. شخص متخصص يمكنه أن يأخذ مجموعة من الأشياء في هذا المجال من طبقك.
صخب حول لماذا أعتقد حقًا أنه يجب عليك تعيين متخصص
يعد تفويض جزء واحد من عمل محدد أسهل بكثير من محاولة تفويض 50 مهمة أصغر. من المحتمل أن يتعين عليك فقط إنشاء برنامج أو برنامجين تعليميين لموظفك الجديد مقابل 50 برنامجًا تعليميًا لكل مهمة من تلك المهام الصغيرة. هذا سوف يسمح لك أن تشعر أقل طغت، خاصة إذا كنت جديدًا في مجال التفويض.
هذا الوقت الإضافي الذي ستوفره سيحررك للقيام بأشياء أكثر مما تفعله بالفعل يحب القيام به أو جيدة حقا في. يمكنك أيضًا استخدام هذا الوقت للعمل على إنشاء تلك الأنظمة/الدورات التدريبية اللازمة لتوظيف مساعد افتراضي، مما يزيد من وقتك إلى الحد الأقصى. عادةً ما يكون VA أمرًا جيدًا الثانية أو الثالثة يؤجر.
إجمالي، يحتاج المتخصصون إلى تدريب أقل ويمكنه عادةً القفز وبدء العمل بأقل قدر ممكن من الإعداد. إذا كنت تقوم بتعيين مصمم جرافيك، فهو يعرف بالفعل كيفية التصميم. ليس عليك أن تعلمهم حقًا كيفية القيام بالعمل، فقط أعطهم التوجيه والتوجيه.
بينما مع VA، إذا كنت تريد منهم تنظيم البريد الوارد الخاص بك – فستحتاج أولاً إلى إنشاء نظام محدد لذلك، ثم تدريبهم عليه. والسبب في ذلك هو أن المساعدين الافتراضيين ليسوا هم عادةً من يقومون بذلك وضع استراتيجية كيفية القيام بالأشياء (ينفذون الأشياء نيابةً عنك)، ولهذا السبب ستحتاج إلى إنشاء النظام لهم أولاً.
إذا لم تقم بإنشاء أنظمة قبل تعيين مساعد افتراضي، فعادةً ما يؤدي ذلك إلى طرح الكثير من الأسئلة عليك وسيستغرق الأمر بعض الوقت حتى “يفهموها” ويكونوا قادرين على إزالتها بالكامل من لوحتك. قد تشعر أيضًا بالحاجة إلى الإدارة الدقيقة. ستجعلك هذه الأشياء في نهاية المطاف تشعر بالإرهاق وربما لن توفر لك أي وقت (قد تؤدي أيضًا إلى إرهاق نفسك). أكثر العمل على طبقك).
تنصل: إذا كان أي شخص يقرأ هذا لا يتفق مع أي من العبارات السابقة حول المساعد الافتراضي لأنك أنت نفسك مساعد افتراضي – أود أن أقول إما: (أ) أنك لست مساعد افتراضي فعليًا ولكن ربما تكون أشبه بمدير أعمال عبر الإنترنت، أو (ب) أنت ‘أنت VA جيد حقًا ويجب أن يتقاضى المزيد من المال و/أو يتخصص. معظم رواد الأعمال الذين بدأوا في بناء فريقهم ينتهي بهم الأمر إلى توظيف المساعدين المساعدين الذين لا يستطيعون التنفيذ بطريقة فعالة حقًا دون توجيه واضح (دون أي خطأ من مساعد المساعد!). لقد بدأت العمل كمساعد مساعد وليس لدي سوى احترام المساعدين المساعدين. إنهم موقع جيد تمامًا للتوظيف فيه إذا كان لديك أنظمة في المكان و/أو على استعداد للاستثمار في VA عالي الجودة.
الخطوة رقم 2: قم ببناء عملية الإعداد الخاصة بك
بمجرد معرفة المنصب الدقيق الذي تقوم بالتوظيف فيه، سيكون من الأسهل كثيرًا إعداد نظام تأهيل الفريق الخاص بك. لأن من الذي تقوم بتعيينه هو الذي سيحدد ما تحتاج إلى إنشائه لكي يكون كل شيء جاهزًا لهم للانضمام إلى فريقك.
أحد الأخطاء الكبيرة التي أرى الكثير من رواد الأعمال يرتكبونها هو قيامهم بهذه الخطوة بعد يستأجرون شخصًا بدلاً من السابق. سيكون الأمر أكثر سلاسة إذا تمكنت من إنشاء (على الأقل بعضًا) من هذه المواد مسبقًا.
أنشئ أي برامج تعليمية أو تدريبات ضرورية
أولاً، فكر في المجال المحدد الذي تحتاج إلى المساعدة فيه وما هي المكونات التي سيحتاجون إليها للقيام بعملهم بنجاح.
إذا لم يكن لديك هذا الإعداد بالفعل، فإنني أوصي بشدة بتجميع نوع ما منه سير عمل تقديم الخدمة لعروضك باستخدام أداة إدارة المشروع مثل Asana.
على سبيل المثال، باستخدام مثال مدير الوسائط الاجتماعية السابق، لنفترض أنك تقدم عرضًا Instagram خدمات الإدارة. بعد انضمامك إلى عميلك…ما هي الخطوات التي يجب إكمالها كجزء من عملية الإدارة تلك؟
قد تحتاج إلى القيام بأشياء مثل:
- إنشاء تقويم المحتوى
- تصميم قوالب الرسومات
- اكتب نسخة لإعادة توظيف محتواها
أنا في الواقع أراجع عمليتي الشخصية للتسليم Instagram خدمات الإدارة في بلدي Instagram نظام إذا كنت فضوليا!
مهما كان ما تفعله من أجل عملائك…يجب أن يتم إعداده جميعًا في سير العمل في نظام إدارة المشروع الخاص بك (مثل أسانا!) مع رسم كل خطوة. إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل – افعله الآن!
ثم، قم بمراجعة جميع الخطوات في عملية تقديم الخدمة الخاصة بك والتي سيتم تفويضها إلى عضو فريقك الجديد. مرة أخرى، باستخدام مثال مدير الوسائط الاجتماعية، قد ترغب في أن يقوم مصمم الرسومات الجديد الخاص بك بتصميم القوالب وإنشاء رسومات لكل منشور في تقويم المحتوى.
أضف أي تفاصيل أو توجيهات أو برامج تعليمية سيحتاجها عضو فريقك الجديد لإكمال المهام التي تخطط لتكليفها بها.
قم بإعداد العقد الخاص بك
إذا كنت عضوا في جمعية النظم، ثم يمكنك استخدام نموذج عقد المقاول من الباطن الذي قدمته لك! أو يمكنك شراء قالب العقد من متجر العقد. (هناك أيضا بعض قوالب مجانية هنا.)
العقد مهم لأي نوع من علاقات العمل. لكنك بالتأكيد تريد التأكد من وجود فكرة جيدة للمقاولين من الباطن.
الأمران الخاصان اللذان تريد تضمينهما في العقد هما:
- اتفاقية عدم الإفصاح (NDA): يجب أن يكون هذا موجودًا لحماية معلوماتك وكذلك معلومات عملائك.
- شرط عدم المنافسة: وهذا يضمن أن المقاولين من الباطن لا يمكنهم العمل مع عملائك إلا من خلالك.
اكتب بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا
يمكنك القيام بذلك بسرعة بعد تعيين شخص ما! لكني أرغب في الحصول على قالب بريد إلكتروني ترحيبي (تلميح: يوجد واحد في جمعية النظم!) الذي أستخدمه في كل مرة أقوم فيها بتعيين شخص ما وأقوم باستخدام نظام تأهيل الفريق هذا. استخدام القالب يجعل الأمر أسهل كثيرًا، لذلك لا يتعين علي إعادة اختراع العجلة في كل مرة أقوم فيها بتعيين شخص ما.
أنا أيضا أحب أن أفعل هذا قبل أنا في الواقع أقوم بتعيين شخص ما فقط للتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح وجاهز للانطلاق. وبهذه الطريقة، يمكنني إرسالها فورًا بعد اتخاذ القرار بشأن الشخص الذي سأقوم بتعيينه. ثم يمكننا البدء والبدء في العمل معًا على الفور!
في هذه الرسالة الإلكترونية، ستحتاج إلى الترحيب بهم ترحيبًا حارًا وكذلك أي تفاصيل مهمة قد يحتاجون إلى معرفتها، أو من شأنها أن تجعل العمل معك أسهل.
قد ترغب في تضمين أشياء مثل:
- دعوة ل أسانا (أو أي نظام إدارة مشروع تستخدمه)
- دعوة ل تثاقل (أو أي برنامج اتصال تستخدمه)
- رابط لأية دورات تدريبية أو دروس عامة قد يحتاجون إليها
- تفاصيل حول متى ستبدأ وما يمكن توقعه
- أفضل وسيلة للاتصال بك مع الأسئلة
- أي شيء آخر تعتقد أنهم قد يحتاجون إليه!
الخطوة رقم 3: قم بإنشاء التطبيق الخاص بك
هذه الخطوة قد لا تكون ضرورية بالنسبة لك! إذا كان لديك بالفعل شخص معين في ذهنك ستقوم بتعيينه، أو كان لديك قائمة بالمرشحين الذين ستجري معهم مقابلات، فلا تتردد في تخطي هذه الخطوة.
إنشاء تطبيق لمنصبك يجعل عملية التوظيف أسهل بكثير، خاصة إذا كنت تعلم أنه سيكون لديك عدد غير قليل من المرشحين. لقد عملت على عمليات إعداد الفريق للمواقف التي كان هناك فيها المئات والمئات من المتقدمين. قد لا يكون هذا هو الموقف الذي أنت فيه! ولكن لا يزال من المحتمل أن يكون لديك على الأقل عدد قليل من الأشخاص المهتمين الذين ستحتاج إلى فحصهم قبل إجراء مقابلات معهم
يساعدك استخدام التطبيق على:
- تحديد الأدوار والمسؤوليات والتوقعات بوضوح
- شاهد جميع المرشحين المحتملين في لمحة سريعة للمقارنة/التباين
- قم بمراجعة استجابات الطلب بسهولة وبسرعة لتضييق نطاق المرشحين
عندما تستخدم أداة مثل Typeform أو JotForm أو Google Forms لتطبيقك، فإنها ستتيح لك مراجعة استجابات النموذج بتنسيق جدول بيانات. وهذا يجعل من السهل جدًا مراجعة ردود الجميع مرة واحدة ومعرفة من هم أفضل المرشحين لديك.
في جمعية النظم، سأعطيك قالب الطلب الخاص بي لقد تم اختبار ذلك مرارًا وتكرارًا وساعدني في توظيف العديد من أعضاء الفريق الرائعين.
إذا كنت تقوم بتطوير مهاراتك الخاصة، فستحتاج إلى تضمين أسئلة مثل:
- اوصف مستوى خبرتك مع [whatever you’re hiring them for]
- ما هو مدى توفرك؟
- اعرض أمثلة على العمل الذي تفتخر به حقًا
كلما كان طلبك أكثر شمولاً، كلما تمكنت من تضييق نطاق أفضل المرشحين بشكل أكثر دقة. تستغرق المقابلة وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من العمل! لذلك يجب أن يكون هدفك هو استخدام هذا التطبيق للحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات. بهذه الطريقة، سيكون لديك عدد أقل من الأشخاص لإجراء مقابلات معهم. بالإضافة إلى ذلك، كلما عرفت المزيد عنهم، قل عدد الأسئلة التي ستطرح عليك، مما يعني أن المقابلات ستستغرق وقتًا أقل.
الخطوة رقم 4: الترويج لتطبيقك
الخطوة التالية هي الترويج لطلبك بحيث يكون لديك أشخاص يملؤونه بالفعل! والخبر السار هنا هو أنه، على عكس الترويج لمغناطيس رئيسي أو تقديم عرض حيث يحتاجون إلى العطاء أنت شيء ما – يعد هذا “بيعًا” سهلاً للغاية لأنك ترغب في الدفع هم!
يشعر الكثير من الأشخاص بالتوتر عند الترويج لأحد التطبيقات لأنهم يعتبرونه بمثابة إطلاق. لا تقلق بشأن ما إذا كان الأشخاص سيتقدمون أم لا (لأنهم سيفعلون ذلك بالتأكيد!).
حتى عندما قمت بإنشاء طلبي الأول بعد 3 أشهر فقط من عملي، كان لدي العشرات من المتقدمين!
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها الترويج لتطبيقك:
- انشر عنها على وسائل التواصل الاجتماعي
- أرسلها إلى قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك
- شاركها مع الأصدقاء أو الزملاء أو العائلة واطلب منهم إرسالها إليهم هُم الجماهير
- قم بنشر منشور حول هذا الموضوع على Craiglist أو Reddit أو لوحة الوظائف عبر الإنترنت
- شارك فيه Facebook مجموعات! (فقط تأكد من مراجعة القواعد أولاً)
أوصي بوضع موعد نهائي لطلبك. اجعله “يغلق” في تاريخ معين ثم قم بمراجعة جميع المتقدمين في وقت واحد بمجرد إغلاقه.
قم بإجراء مقابلة مع أفضل المرشحين لديك
أثناء قيامك بمراجعة جميع المتقدمين، قم بتضييق نطاق المراجعة إلى الأشخاص الذين يتمتعون بأكبر قدر من الإمكانات. هذا الجزء من العملية صعب حقًا، لكنه يصبح أسهل كلما قمت به أكثر!
وبما أن وقتك ثمين جداً، أوصي بإجراء مقابلات مع أقل عدد ممكن من الأشخاص! في النهاية، يجب أن يكون لديك 2-5 مرشحين ترغب في إجراء مقابلات معهم. تواصل معهم لتحديد موعد للمقابلة (أستخدم حدة لحجز المواعيد).
إذا كان لديك طلب شامل للغاية، فقد لا يكون لديك في الواقع الكثير من الأسئلة أثناء المقابلة الفعلية – ولا بأس بذلك! أحب استخدام المقابلة لمعرفة المزيد عن الشخص ومعرفة ما إذا كانت شخصيته تتوافق بشكل جيد مع شخصيتي. إذا كان لديك أشخاص آخرون في فريقك بالفعل، فقد ترغب في محاولة تخيلهم كجزء من تلك المجموعة ومعرفة ما إذا كنت تعتقد أنهم سيتناسبون جيدًا معًا.
أجد صعوبة في الحكم على شخص ما بناءً على تطبيق أبيض وأسود فقط. تمنحك المقابلة فرصة لمقابلتهم “شخصيًا”. هذا سوف يسمح لك بذلك احصل على فكرة أفضل عما إذا كنت ترغب بالفعل في العمل معهم.
بعد الانتهاء من جميع المقابلات، ستحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن من الذي ستقوم بتعيينه رسميًا. هذا الجزء هو الجانب الأقل تفضيلاً بالنسبة لي في نظام تأهيل الفريق بأكمله. الآن عليك أن تدع المرشحين الآخرين يعرفون أنه لم يتم اختيارهم. إنه أمر صعب، ولكن يجب القيام به.
دع المرشح المختار يعرف أنك ترغب في العمل معه وتأكد من مشاركته. ثم قم بإبلاغ جميع المرشحين الآخرين بقرارك بعدم تعيينهم.
أرسل موظفك الجديد من خلال نظام تأهيل فريقك
أرسل للموظف الجديد رسالة الترحيب عبر البريد الإلكتروني واتبع أي خطوات أخرى ضرورية لتأهيله بالكامل.
قد ترغب في القيام بأشياء مثل:
- أضفهم إلى أسانا (أو أي نظام إدارة مشروع تستخدمه)
- أضفهم إلى تثاقل (أو أي برنامج اتصال تستخدمه)
- قدمهم لأي أعضاء آخرين في الفريق
- أرسل لهم بطاقة ترحيب
- قم بتوجيههم عبر أي توجيهات أو برامج تعليمية أو تعليمات خاصة
- قم بتكليفهم بمهمتهم الأولى أو مشروع اختباري
في جمعية النظم، أشارك سير العمل الخاص بي في Asana والذي أستخدمه عند تأهيل أعضاء الفريق الجدد الذين تم تحديد كل هذه المهام لي.
الآن بعد أن عرفت جميع الخطوات التي يتعين عليك اتباعها حتى يكون لديك نظام رائع لتأهيل الفريق في عملك…بادر إلى التوظيف!
أرسل لي رسالة مباشرة Instagram @WebBloggins إذا أعجبك هذا المنشور أو لديك أسئلة حول بناء فريقك! (أو تريد إقناعي بأنني مخطئ بشأن خدمات المساعدة الافتراضية 😂)
