ستساعدك المقالة التالية: 6 نصائح لإدارة المشروع لإنجاز الأمور
من المؤكد أن هذه القائمة المكونة من ستة نصائح لإدارة المشاريع ستساعدك على التخلص من المشاريع التي تحقق إيرادات لعملك.
نص:
قد يبدو بدء مشروع كبير أمرًا مخيفًا ، خاصة إذا كنت مسؤولاً عن الحفاظ على سير الأمور. نحن هنا لمساعدتك في التخلص من تلك المشاريع الكبيرة والمخيفة وأن تصبح مدير مشروع يسحق الأهداف.
تصادف أن تكون الأهداف موضوع أول نصيحة لإدارة المشروع.
1. تحديد أهدافك
كل مشروع يحتاج إلى أهداف. عندما تحدد ما تريد تحقيقه ، سيكون لديك وقت أسهل في معرفة كيفية الوصول إلى هناك.
قد ترغب في التفكير في استخدام إطار عمل أهداف SMART لمشروعك. يركز هذا النهج على تحديد الأهداف التي هي:
- محددة ، بمعنى أنها مفصلة بما يكفي لتوضيح ما تريده بالضبط
- قابل للقياس ، مما يعني أنه يمكن تقييم نجاحك بمقاييس معينة
- يمكن تحقيقه ، مما يعني أن لديك توقعات واقعية لما يمكنك تحقيقه
- ذات صلة ، بمعنى أن أهدافك تتوافق مع أهداف شركتك العامة
- محدد بوقت ، مما يعني أن لديك جدولًا زمنيًا لموعد استكمال أهدافك
ومع ذلك ، لا تحتفظ بهذه الأهداف لنفسك. يجب أن يكون كل شخص يعمل في مشروع ما على دراية بما تعمل عليه حتى يتمكنوا من التأكد من أن مساهماتهم تتوافق مع رؤيتك.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن إجراء حوار مفتوح مع الأشخاص في فريقك يمنحهم الفرصة لمشاركة ما يعتقدون أنه ممكن بالنسبة لجزءهم من المشروع – مما يسمح لك بالتخطيط وفقًا لذلك.
2. العمل إلى الوراء
تبدأ إدارة المشروع الناجحة بالنتيجة النهائية. إذا كان لديك هدف لمشروعك ، فيمكنك العمل بشكل عكسي لكسر الخطوات التي ستوصلك إلى خط النهاية.
لنفترض أنك تريد إطلاق حملة إعلان فيديو واحدة على YouTube. ستحتاج بالتأكيد إلى مقطع فيديو. يجب إضافة الفيديو إلى YouTube. إذا ذهبنا إلى أبعد من ذلك المسار ، فستحتاج إلى شخص ما لصنع الفيديو.
دعونا نكسر ذلك أكثر. ستحتاج إلى شخص ما لتخطيط الفيديو والتنسيق مع أحد الممثلين وكتابة سيناريو وتصوير الفيديو وتحرير المنتج النهائي. على الجانب الإعلاني للأشياء ، تحتاج إلى تحديد ميزانيتك ، واتخاذ قرار بشأن استهداف الجمهور ، وكتابة نسخة.
يمكنك توسيع كل خطوة من الخطوات الفردية في هذا المثال حتى يكون لديهم المزيد من التفاصيل.
بعد الانتهاء من كل شيء ، سيبدو المشروع المخيف الكبير كأنه سلسلة من المهام يمكن إدارتها أنت وفريقك.
3. إدارة التوقعات
لقد حددت أهدافك. الآن التزم بهم. ولا تعد بأشياء مستحيلة فقط لإرضاء الناس. لن يشعر أحد بالسعادة عندما يفوتك الموعد النهائي أو تقصر عن تحقيق أهدافك.
تواصل مع الجدول الزمني لفريقك وقدراته مع جميع أصحاب المصلحة في مشروعك. كن صادقًا – ولكن مهذبًا – إذا كان لدى أي شخص توقعات غير واقعية.
بصفتك مدير مشروع ، فإنه يفيدك أنت ومن تعمل معهم أن يكونوا على دراية بجداول الجميع. من المحتمل ألا يكون مشروعك هو الشيء الوحيد الذي يمتلكه الجميع. يمكن أن يؤدي تجاهل مسؤوليات الآخرين والضغط عليهم بشدة إلى الإرهاق ونقص الحافز – وهو أمر لا يفيد أحد.
سيشعر الجميع بتحسن إذا احترمت وقتهم وأبلغت ما يمكنك تحقيقه بشكل واقعي. يتضمن ذلك المحاسبة عن المشكلات التي قد تظهر خلال المشروع.
4. توثيق كل شيء
وجود موارد موثقة لا يزال ضروريا لإدارة فعالة للمشروع.
عقد اجتماع؟ دون ملاحظات. هل تريد من الأشخاص إكمال مهمة بطريقة معينة؟ اكتب الاتجاهات. هل تحتاج إلى تلبية معايير معينة للعلامة التجارية؟ اصنع دليلًا للأسلوب.
كلما زاد عدد الوثائق التي لديك لمشروعك ، قل عدد الأسئلة التي يتعين عليك الإجابة عليها وزادت ثقتك في أن الجميع على نفس الصفحة.
لا تنس إنشاء قوالب أيضًا. إذا لاحظت تكرار المهام مرارًا وتكرارًا ، فقد ترغب في إنشاء قالب. على سبيل المثال ، إذا قام شخص ما بإضافة صفحات إلى موقع ويب وكانت جميعها متشابهة ، فقم بإنشاء قالب صفحة حتى لا يضطروا إلى إنشاء شيء من نقطة الصفر في كل مرة يضيفون فيها صفحة.
عندما تقوم بتوثيق كل شيء ، فإنك تنشئ مكتبة من الموارد يمكن لفريقك الرجوع إليها متى احتاجوا إلى معلومات ، مما يجعل عملك أكثر كفاءة.
5. اطرح الأسئلة
إذا كنت تتذكر واحدة فقط من نصائح تخطيط المشروع في هذا الفيديو – على الرغم من أنني أتمنى أن تتذكر أكثر من واحدة – تذكر أن تطرح الأسئلة ، بغض النظر عن مدى صغرها أو عدم أهميتها في رأيك. إذا كنت تفكر في ذلك ، فهناك فرصة جيدة لشخص آخر أيضًا.
شجع فريقك على طرح الأسئلة. تريد التأكد من أن الجميع يفهم المشروع ومسؤولياتهم. ليس هناك عيب في الحصول على القليل من الوضوح.
تساعد الأسئلة أنت وفريقك وأي شخص آخر مشارك في المشروع على أن يصبحوا أفضل في التواصل.
لنفترض أن فريقك قد أنهى مشروعًا كبيرًا ، وأنك مكلف بجدولة اجتماع كبير مع جميع قادة شركتك. تحجز غرفة اجتماعات كبيرة وتطلب بعض الوجبات الخفيفة. يصل يوم الاجتماع ويسأل قائد الفريق عن مكان وجود كاميرا الويب للأشخاص الذين ليسوا في المكتب. ليس لديك واحدة جاهزة لأنك لم تسأل أبدًا ، “هل سيكون الجميع في المكتب؟” سؤال واحد فقط يمكن أن يوفر على الجميع الكثير من التوتر.
6. استخدم أداة إدارة المشروع
أخيرًا في قائمة نصائح إدارة المشروع هذه ، استثمر في أدوات إدارة المشاريع.
يمنحك برنامج إدارة المشاريع القدرة على تتبع مشاريع متعددة في نفس المكان. اعتمادًا على الأداة التي تستخدمها ، يمكنك تحميل الملفات ، وإعداد قوائم المهام ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، والتعليق على المواضيع المتعلقة بمشروعك ، والمزيد.
مع وجود كل شيء في مكان واحد ، سيكون لديك سير عمل أكثر تنظيماً وأقل فوضوية ، خاصة إذا كنت تعمل في مشاريع متعددة في وقت واحد أو لديك أي شيء أكثر تعقيدًا في طور الإعداد.
قد يبقيك جدول البيانات البسيط منظمًا في البداية ، ولكن قد ترغب في التفكير في أداة مخصصة إذا كنت تشعر أن جدول البيانات لا يلبي احتياجاتك المتزايدة.
نصيحة إضافية. اشترك مع وكالة تسويق رقمية مثل WebFX إذا كنت تبحث عن فريق من مديري المشاريع لمساعدتك في جهودك التسويقية.
وهذا كل ما لدي من أجلك في هذا الفيديو. قبل أن تذهب ، هذا هو تذكيرك المعتاد للاشتراك في موقعنا YouTube القناة والنشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، Revenue Weekly ، للحصول على رؤى التسويق الرقمي من خبرائنا. يمكنك العثور على رابط الإيرادات الأسبوعية في وصف الفيديو.
الآن انطلق إلى هناك وقم بإدارة تلك المشاريع مثل الرئيس الذي أنت عليه!
