ستساعدك المقالة التالية: Shani Leead خطة طوارئ عملك: ماذا تفعل قبل وقوع الكارثة اقرأ المقال
عندما تفكر في الكوارث الاقتصادية ، ما الذي يخطر ببالك؟ بالنسبة للعديد من الناس هذه الأيام ، يعتبر هذا وباءً عالميًا أو ركودًا وشيكًا. لقد مر أكثر من عامين منذ أن بدأ الوباء ، ولا تزال الشركات الصغيرة التي تمكنت من البقاء على قيد الحياة تواجه تحديات. لكن هناك العديد من الدروس والأفكار المبتكرة التي نتجت عن التجارب السلبية.
من الكوارث الطبيعية والأوبئة العالمية إلى القادة المتوفين ، يمكن للأحداث غير المتوقعة أن تعطل حياتنا وسبل عيشنا. على الرغم من أننا قد لا نحب التفكير في الأحداث السلبية التي تؤثر على أعمالنا ، إلا أنه من المهم إعداد خطة طوارئ للأعمال. خطة العمل هذه هي استراتيجية استباقية تتضمن تحسينات الأعمال الشاملة وتقييمات المخاطر وإدارة الأزمات.
مع وجود ممارسات استمرارية الأعمال الصحيحة المعمول بها ، يمكنك التخفيف من التأثير المحتمل للأحداث غير المتوقعة والاستمرار في تنمية نشاط تجاري سليم.
دمج العمليات التي تعمل قبل وبعد وقوع الكارثة
تتمثل إحدى طرق الاستعداد قبل وقوع الكارثة في استخدام العمليات والأطر في عمليات الأعمال العادية التي يمكن ترحيلها بسهولة في حالة وقوع كارثة. يكمن جزء من مشكلة التخطيط لأحداث غير متوقعة في الكلمة نفسها: لا يمكنك رؤيتها قبل حدوثها. ولكن إذا كنت أنت وفريقك معتادًا بالفعل على عملية سير عمل معينة يمكن استخدامها بغض النظر عن نوع الكارثة ، فلا داعي للتنبؤ بما قد يحدث ، ويمكنك الوثوق في استمرار النظام في العمل.
من أنظمة قوائم المراجعة إلى العمل عن بُعد والتواصل الشفاف ، ركز على الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين عملك الحالي. سيساعد هذا في إنشاء انتقال أكثر سلاسة من مرحلة ما قبل وقوع الكارثة إلى ما بعد وقوعها.
أنشئ عملًا يحتضن قوائم المراجعة
كانت شركة الطباعة والتصميم Moo واحدة من العديد من الشركات التي تضررت بشدة من جائحة COVID. كان أحد الأشياء التي ساعدتهم في اجتياز العديد من التغييرات في الموظفين والأعمال هو اعتمادهم على أنظمة قوائم المراجعة. تؤكد تارا ماكجياشي ، المديرة السابقة لاستراتيجية المبيعات العالمية في Moo ، على أهمية استخدام قوائم المراجعة ، بغض النظر عن مستوى الخبرة.
باتباع إرشادات Atul Gawande بيان قائمة المراجعةو McGeachey والفريق في Moo استخدموا قوائم التحقق لكل شيء ، بدءًا من تعيين موظفين جدد إلى عمليات إقفال المبيعات الشهرية وتعيينات الرصاص. أدى دمج قوائم المراجعة والأنظمة هذه في عملياتهم العادية إلى إعداد الفريق للتصعيد وملء الأدوار الشاغرة عندما أدى الوباء إلى إجازات وتسريح العمال.
أيًا كانت قائمة المراجعة أو العملية التي تنفذها ، تأكد من ممارسة العمل حولها على أساس شهري على الأقل ، إن لم يكن بشكل يومي. إذا قمت بمراجعتها كل ثلاثة أشهر فقط – أو الأسوأ من ذلك ، سنويًا – فقد تجد أن فريقك يكافح لتذكر تفاصيل كل عملية. ثم عندما تحدث انتكاسة في العمل ، فإن جهودك لاستخدام النظام الذي تم تطويره في حالة وقوع كارثة قد تسبب ضررًا أكثر من نفعها.
تجميع وتنظيم قائمة المخاطر التجارية المحتملة
يصعب التنبؤ بالكوارث غير المتوقعة أو التخطيط لها ، ولكن هناك العديد من المخاطر المحتملة المعروفة التي يمكن أن تحدث. استعد لهذه المخاطر من خلال التخطيط للطوارئ للأعمال. قم بتجميع قائمة بمخاطر العمل والكوارث المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عملك. ثم استخدم هذه القائمة لتطوير خطط طوارئ أعمال واضحة للنكسات الكبيرة.
تنظيم المخاطر حسب أنواع خطط الطوارئ. قد تشمل هذه الكوارث البيئية ، أو فشل التكنولوجيا أو خرقها ، أو كوارث العلاقات العامة أو الإصابة الشخصية أو النكسات الصحية. يمكنك بعد ذلك تنظيم قوائمك بشكل أكبر حسب درجة الخطورة والاحتمالية. قم بإجراء تحليل تأثير الأعمال لتحديد الأنظمة والعمليات في عملك من المحتمل أن تتأثر وإلى أي درجة.
إذا كان لديك شركة تجارة إلكترونية ، فإن خرق البيانات يعد حدثًا عالي الاحتمال وشدة. من ناحية أخرى ، سيكون انقطاع التيار الكهربائي لفترة وجيزة احتمالًا منخفضًا وحدثًا منخفض الخطورة. أعط الأولوية لتطوير خطة طوارئ لخرق البيانات أو الفشل التكنولوجي الكبير الذي من شأنه أن يؤثر بشكل كبير على عملائك وأمنك المالي.
حدد المشكلات المحتملة التي قد يواجهها فريقك
بمجرد إنشاء قوائم بالتهديدات المحتملة ، حدد المشكلات التي قد تظهر كنتيجة للحدث السلبي. لتطوير خطة طوارئ أعمال فعالة ، تحتاج إلى معرفة المشكلات التي ستنشأ وكيف يمكنك حلها. فيما يلي المشكلات الشائعة التي يمكن أن تحدث عند وقوع كارثة والحلول الممكنة لتضمينها في خطة الطوارئ الخاصة بك:
- قضايا سلسلة التوريد – تعيين موردي النسخ الاحتياطي والاحتفاظ بورقة اتصال للموردين.
- عدم وجود تغطية لزملاء العمل – الاستعانة بالعاملين لحسابهم الخاص أو المقاولين عند الطلب. أنشئ نظامًا يعرف فيه الجميع من يغطون ومتى.
- تتبع الطوارئ – تطوير أداة اتصال متفق عليها لتتبع سلامة الموظفين.
- الأضرار التي لحقت بالبنية التحتية – ضع خطط إخلاء وقائمة مرجعية لمنع المزيد من الضرر (مثل إيقاف تشغيل الغاز عندما يكون هناك حريق هائل قريب).
- فشل الموقع – سواء كان ذلك بسبب تدفق غير متوقع لحركة المرور أو خادم خاطئ ، تأكد من أن موقع الويب الخاص بك يحتوي على خيارات خادم احتياطي أو فريق تكنولوجيا المعلومات تحت الطلب.
- خرق البيانات – تشديد الإجراءات الأمنية لحماية معلومات العملاء والأعمال.
- فجوات المعرفة – احتفظ بدليل إجراءات لجميع العمليات.
- احترق – توفير PTO وافرة. (على سبيل المثال ، وضع ستيف بوكروس ، الرئيس التنفيذي لشركة Verblio ، سياسة “عطلة الجمعة الأخيرة” حيث يكون للمكتب بأكمله إجازة كل يوم جمعة أخير من الشهر. تقلل الإجازة المشتركة من التوتر الذي يشعر به الموظفون عادةً عندما يكونون هم الوحيدين شخص يأخذ إجازة ويفقد شيئًا ما في العمل أثناء ذهابه.)
- مخاوف تتعلق بالأمن الوظيفي – في ظل الاضطرابات الاقتصادية ، قد تواجه صناعتك موجة من تسريح العمال والمشاكل المالية. إذا كان ذلك ممكنًا ، حافظ على الشفافية حول كيفية أداء الأعمال التجارية من الناحية المالية لإبقاء الناس على اطلاع وتقليل القلق.
ضع خطة طوارئ تؤكد على استمرارية العمل
تأخذ خطة طوارئ العمل الفعالة جميع احتياجات عملك في الاعتبار وتحدد الطرق التي ستحافظ من خلالها على استمرار العمل وتنموه. سواء كنت تستخدم نموذج خطة طوارئ أو تبدأ من نقطة الصفر ، فإليك بعض الطرق الأساسية لإعداد خطة التعافي من الكوارث:
- حدد الظروف التي يجب أن يتم تنفيذ خطة النسخ الاحتياطي بموجبها.
- قم بإنشاء قائمة مراجعة عامة للاستعداد للطوارئ.
- ضع قوائم مرجعية محددة للكوارث المحتملة أو الظروف السلبية.
- تفويض المهام الفورية لفريقك لجميع استراتيجيات الاسترداد.
- حدد أعضاء الفريق الذين سيتمكنون من الوصول إلى الحسابات الهامة.
- قم بتجميع قائمة بالموارد الخاصة بالمساعدات المالية (قروض الطوارئ).
- اطبع واحتفظ بقائمة بأرقام الاتصال في حالات الطوارئ لجميع الموظفين.
على سبيل المثال ، لورين والتر هي مديرة البحث والمحتوى في Online Optimism ، وهي شركة رقمية مقرها في نيو أورلينز. لقد تأثروا مؤخرًا بإعصار إيدا ، مما أدى إلى تعطيل التواصل مع العملاء وجهود إدارة المشروع. نتيجة لذلك ، كان عليهم توحيد خطة الاتصال الخاصة بالكوارث واللغة داخليًا وخارجيًا.
تعاون مع الآخرين في خطة طوارئ عملك
بمجرد إعداد مسار العمل الخاص بك ، قم بمراجعة خطة النسخ الاحتياطي مع فريقك وخبرائك وأصحاب المصلحة للحصول على الموافقة النهائية. تأكد من أن جميع الموظفين لديهم إمكانية الوصول ويمكنهم المساهمة في الخطة. لن يساعد فقط في منع الذعر عند وقوع كارثة ، ولكن يمكن لكل فرد أيضًا توفير منظور فريد لتحسين الخطة.
يوصي والتر بالتعاون في الخطة مع الجميع ، حتى من هم خارج المناصب القيادية ، مثل فريق التسويق أو عملائك. كلما زاد عدد الأشخاص الذين تتعاون معهم ، زادت احتمالية قدرتك على سد أي فجوات معرفية. بالنسبة للتفاؤل عبر الإنترنت ، أدركوا أن أولئك الذين كانوا يعيشون في نيو أورلينز خلال إعصار كاترينا يمكن أن يقدموا رؤى قيمة من تجاربهم.
حتى بعد الموافقة على خطتك ، استمر في مراقبة المخاطر الجديدة وقم بتحديث خطة الطوارئ الخاصة بك حسب الحاجة. مع تطور عملك استجابة للعالم الذي نعيش فيه ، يجب أن تتطور خطتك أيضًا.
الاحتفاظ بقائمة العصف الذهني “الخطة ب”
هناك قائمة أخرى مفيدة للاحتفاظ بها والرجوع إليها كثيرًا مع فريقك: “الخطة ب”. إذا تغير العالم تمامًا ، كما حدث مع الكثيرين أثناء جائحة COVID ، يمكن أن تساعدك قائمة محاور الأعمال في إنشاء استمرارية الأعمال. خصص وقتًا لشركتك لطرح الأفكار المبتكرة للمستقبل. ضع في اعتبارك كيف يمكنك التوسع أو التكيف والدخول في أسواق جديدة إذا كانت لديك الحاجة أو الفرصة للقيام بذلك.
بسبب الوباء ، اضطر Tomek Młodzki ، الرئيس التنفيذي في PhotoAiD ، إلى إغلاق أكشاك الصور الشخصية. لحسن الحظ ، بدأوا بالفعل في إنشاء إصدار تطبيق من خدمات الصور الخاصة بهم. الآن ، لن يستمر عملهم فحسب ، بل سيثبت أيضًا أنه مفيد للغاية لأولئك الذين يريدون استخدام الخدمات الافتراضية.
كن قائدا داعما
بغض النظر عن الكارثة أو الانتكاسة ، فإن الشيء الوحيد الذي يفعله كل قائد أعمال ناجح هو دعم موظفيهم. من الضروري حماية الصحة العقلية والبدنية للأشخاص الذين توظفهم وتعمل معهم وتدفع لهم لإدارة عملك. في أوقات التوتر الشديد ، يتوقع موظفوك توجيهًا واضحًا وتعاطفًا. يشجع قائد الأعمال الفعال موظفيهم على قضاء الوقت الذي يحتاجون إليه لمعالجة تجربة صعبة ثم يمكّنهم من أن يكونوا قادة بأنفسهم.
بالنسبة إلى McGeachey ، الذي يشغل الآن منصب الرئيس التنفيذي المؤقت في Animalz ، يمكن أن يكون هذا التوجيه بسيطًا وواضحًا مثل تذكير فريق قيادتها بالحصول على قسط كافٍ من النوم وشرب الماء وممارسة الرياضة أثناء انتكاسة كبيرة. ماكجياشي أيضًا لا تعتبر العمل أو زملائها في العمل أمرًا مفروغًا منه ، وهي تعرب بانتظام عن امتنانها. كل هذه الإجراءات تبني الثقة والثقة التي يحتاجها فريقها للتعامل مع الكارثة.
مهمتك هي إدارة عمل ناجح. جزء من هذا النجاح ممكن فقط عندما تبني الثقة وتحسن رفاهية فريقك. كقائد داعم ، حافظ على اتصال مفتوح وصادق واعمل معًا لبناء خطة طوارئ للأعمال من شأنها تعزيز سلامة عملك.
