أدوات الاتصال يجب على كل شركة ناشئة استخدامها

ستساعدك المقالة التالية: أدوات الاتصال يجب على كل شركة ناشئة استخدامها

التواصل الفعال والسلس هو مفتاح نجاح الأعمال التجارية الناشئة. إن أدوات الاتصال الأكثر فاعلية هي تلك التي يسهل استخدامها – بمعنى آخر ، لا تتطلب الكثير من الخبرة الفنية ، ويمكن تخصيصها بسهولة ، والأفضل من ذلك كله ، أنها سهلة على ميزانية عملك.

عندما تبدأ في العمل ، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها والتي ستساعدك في إيصال رسالتك بسرعة. فيما يلي بعض أدوات الاتصال التي يجب على كل شركة ناشئة استخدامها داخليًا وخارجيًا.

أدوات الاتصال

هواتف VoIP (نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت)

يعد امتلاك هواتف VoIP أمرًا ضروريًا لكل شركة ناشئة. لكن أولاً ، ما هي هواتف VoIP؟

VoIP ، التي تعني “الصوت عبر بروتوكول الإنترنت” ، هو هاتف متصل عبر الإنترنت. يمكن أن يأتي في شكل برنامج (على جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول) أو أجهزة متخصصة (تعمل على جهاز الكمبيوتر الشخصي للفرد). لذلك ، بدلاً من الهاتف التقليدي ، تستخدم هواتف VoIP اتصالاً بالإنترنت للتواصل.

تتمثل إحدى مزايا هواتف VoIP في أنها توفر أيضًا مجموعة واسعة من الميزات ، بما في ذلك معرف المتصل ، والبريد الصوتي بدون رنين ، وأرقام الهواتف المتعددة. إذا كان الهاتف يحتوي على أكثر من رقم واحد ، فيمكنك استخدام رقم واحد والاستمرار في تلقي المكالمات من عدد من الأشخاص. يمكنك أيضًا اختيار تلقي رسائل متعددة في وقت واحد.

تطبيق المراسلة MassText

تتيح القدرة على التواصل من خلال تطبيق نصي جماعي للشركات الناشئة الوصول إلى المزيد من الأشخاص. سيكون هذا مفيدًا جدًا إذا كنت تريد الإعلان عن شيء لموظفيك. يمكنك ببساطة إرسال رسالة نصية واحدة لجميع موظفيك. في الوقت نفسه ، تعد هذه أيضًا أداة تسويقية مفيدة جدًا للتواصل مع عملائك.

يتيح لك استخدام الرسائل النصية الجماعية للتواصل الوصول إلى العديد من الأفراد المختلفين الذين قد يكونون في مجموعة متنوعة من المواقف. إذا كنت غير قادر على الحصول عليها على الهاتف أو Skype، يمكنك الحصول عليها من خلال النص ، مما يجعل من السهل إخبارهم بنواياك وما تريد منهم أن يعرفوه. إذا كان لديك إطلاق منتج أو عملية بيع قادمة ، فيمكنك إرسال رسائل نصية إلى جميع عملائك الذين اشتركوا في رسالتك الإخبارية. بنقرة واحدة ، يحصل الجميع على الرسالة. لن تحتاج إلى إرسال رسائل نصية فردية.

منصة رسائل البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني أمر لا بد منه لكل شركة. هذه هي أداة الاتصال الأساسية في بيئة الشركة. إنها طريقة رسمية أكثر للتواصل داخل الشركة وخارجها ، مما سيزيد أيضًا من مصداقية شركتك الناشئة. لذلك ، تأكد من إعداد بدء التشغيل الخاص بك باستخدام نظام أساسي للبريد الإلكتروني.

في الوقت نفسه ، يعد البريد الإلكتروني أيضًا أداة اتصال مهمة جدًا عند التحدث إلى عملائك أو عملائك. أصبحت حملات البريد الإلكتروني شائعة بشكل متزايد على مدار السنوات العديدة الماضية لأنها تمنحك الفرصة لبناء علاقات مع العملاء ، مما قد يؤدي إلى تكرار العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون تكلفة حملة البريد الإلكتروني ضئيلة مقارنة بأدوات التسويق الأخرى.

من خلال حملة البريد الإلكتروني ، يمكن لشركتك إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العملاء والعملاء. غالبًا ما تحتوي هذه الرسائل على رسائل مبيعات ، وهي تتضمن معلومات حول المنتجات والخدمات الجديدة المتوفرة لشركتك. يمكن أن تزودك حملة البريد الإلكتروني بتعليقات قيّمة حول رأي عملائك في منتجاتك وخدماتك ، والتي يمكن أن تساعدك على بناء ولاء العملاء.

تطبيق إدارة المشاريع

غالبًا ما تُستخدم أدوات الاتصال لإدارة المشروع لزيادة مستوى الاتصال بين الفرق ، وإدارة الوقت والتكاليف ، وتقليل مخاطر المشروع ، وتحسين الإنتاجية ، وإدارة النزاعات ، وتسهيل اتخاذ القرار. مع ذلك ، فإن أداة الاتصال الأخرى التي تحتاجها للشركات الناشئة هي تطبيق لإدارة المشاريع.

يمكن أيضًا استخدام تطبيقات إدارة المشاريع لتتبع التقدم والأداء لمديري المشاريع. يمكن للمؤسسة بناء شبكة من مديري المشاريع لتنسيق ومراقبة تقدم موظفيها. يمكن أن تسمح أدوات الاتصال أيضًا لمديري المشروع بتقديم ملاحظات للأشخاص الذين يعملون في المشروع والسماح للمديرين بتحديد المشكلات أو المشكلات.

بصرف النظر عن إعداد بريدك الإلكتروني ، ستحتاج أيضًا إلى قناة خاصة حيث يمكن لفريقك تبادل الرسائل والروابط والملفات في شكل دردشة ورسائل جماعية. بهذه الطريقة ، يمكنك الاتصال على الفور بأعضاء فريقك.

هناك أيضًا تطبيقات مراسلة ، مثل Slack و Microsoft Teams ، والتي تدمج بعض الأدوات الشائعة والمفيدة مثل Dropbox و Zoom و Groove و Trello وغيرها في أنظمتها. سيؤدي الحصول على هذا إلى تسهيل التعاون ومشاركة الملفات لك ولفريقك. بالإضافة إلى ذلك ، تتوفر هذه التطبيقات أيضًا في نظامي iOS و Android. لذلك ، حتى لو لم يكن لدى أعضاء فريقك أو موظفيك أجهزة الكمبيوتر المحمولة معهم ، يمكنهم بسهولة الرد على الرسائل على هواتفهم.

المسح وتحليل البيانات

يشمل الاتصال الحصول على تعليقات من موظفيك وكذلك من عملائك. للتعرف على موظفيك وعملائك بشكل أفضل ، فإن الاستطلاعات هي أداة اتصال جيدة ستحتاج إليها كشركة ناشئة. هناك تطبيقات لإنشاء استطلاعات ومساعدتك في تحليل البيانات ، مثل Survey Monkey.

يمكن لهذه التطبيقات إنشاء استبيان سلس يمكن لموظفيك وعملائك الإجابة عليه. بعد ذلك ، ستحصل على تقرير شامل حول آراء الطرفين. سيساعدك هذا على تقييم أدائك وكيفية التعامل مع المواقف التي تمضي قدمًا. بالنسبة لمعظم تطبيقات الاستطلاع ، عادة ما تكون مجانية لعدد معين من الأسئلة لكل استطلاع. بعد ذلك ، ستزودك الخطط المدفوعة بعدد غير محدود من الأسئلة والموضوعات المخصصة والتحليل الإضافي والدعم عبر الهاتف والمزيد من خيارات التوزيع.

خدمة العملاء Chatbot

أثبت برنامج الدردشة الآلي لخدمة العملاء فعاليته العالية في معالجة مخاوف العملاء على الفور. عند استخدام chatbot لخدمة العملاء لعملك ، ستبدأ قريبًا في رؤية الفوائد التي يمكنك جنيها منها وتتجاوز الفوائد ما هو واضح من زيادة مستوى الكفاءة.

سيلاحظ عملاؤك أيضًا التحسن في خدماتك وهذا يمكن أن يجعلهم يشعرون براحة أكبر مع علامتك التجارية ويمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة المبيعات. ستتمكن أيضًا من تحسين الطريقة التي يتفاعل بها عملاؤك معك من خلال نهج أكثر تخصيصًا. إذا كنت أحد موظفي خدمة العملاء بعيدًا ، فيمكنك أيضًا إعداد بعض الردود التلقائية لتتمكن من مساعدة عملائك حتى لو كنت بعيدًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يقدم موفرو برامج الدردشة الآلية لخدمة العملاء أيضًا حزمًا مع تعقب تذاكر الدعم. بهذه الطريقة ، ستتمكن من مراقبة جميع الاتصالات بين موظفي خدمة العملاء والعملاء. بالإضافة إلى ذلك ، ستتمكن من معرفة التذاكر التي تمت معالجتها أو المعلقة أو التي تم حلها.

برامج الشبكات الاجتماعية

كلما كبرت شركتك الناشئة وأكبر ، قد يكون من الصعب مواكبة التغييرات والأشخاص الجدد والقواعد والسياسات الجديدة. يتمثل الحل لمشكلة الاتصال هذه في إعداد برنامج إنترانت اجتماعي ، وهو عبارة عن بوابة مركزية لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الأشخاص في شركتك.

يجب أن يحتوي برنامج الإنترانت الاجتماعي هذا على إعلانات وأخبار الشركة ومستندات على مستوى الشركة وقوالب وسياسات وعقود. من خلال الحصول على واحد ، سيتم مواءمة موظفيك مع آخر أخبار وأهداف شركتك. سيحظى موظفوك أيضًا بوقت أسهل لمواكبة السياسات المتغيرة.

تطبيقات إدارة المهام

يعد نظام إدارة المهام أحد أكثر أدوات الاتصال شيوعًا. توفر أنظمة إدارة المهام طريقة بسيطة جدًا لإدارة مهامك وتتبعها. توفر العديد من هذه الأنظمة أيضًا تقارير ورسومًا بيانية تجعل من السهل رؤية موقعك الحالي من حيث الإنتاجية. ستوفر معظم أنظمة إدارة المهام أيضًا تقويمًا لتتبع الأحداث مثل الاجتماعات والمواعيد النهائية والمشاريع الأخرى.

بالنسبة للمديرين ، يمكنهم تعيين المهام لأعضاء فريقهم بالإضافة إلى تتبع كل تقدمهم في صفحة واحدة. يمكن أيضًا إدخال المواعيد النهائية ومستويات الأولوية والاجتماعات في النظام. إنها أداة اتصال من شأنها أن تبقي موظفيك على أقدامهم ومنظمين.

المدونات الداخلية

تعد المدونات الداخلية أيضًا وسيلة فعالة للتواصل مع موظفيك والتأكد من أنك جميعًا تتماشى مع نفس الهدف. إذا كنت تقوم بإنشاء محتوى لمدونة داخلية ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن جميع معلوماتك ذات صلة. إذا لم تكن معلوماتك ذات صلة ، فسيصاب القارئ بالإحباط وقد لا يرغب في قراءة المعلومات. تحتاج أيضًا إلى تحديد كيفية ارتباط المحتوى بأهدافك وغاياتك وهدف العمل وقراءك.

بالنسبة إلى المدونات الداخلية ، يمكنك نشر موضوعات تتعلق بإنجازات شركتك لإبقاء الجميع على اطلاع. بالإضافة إلى ذلك ، لتعزيز معنويات الموظفين ، يمكنك أيضًا استخدام هذه الوسيلة للإعلان عن الموظفين الذين قاموا بعمل مثالي. سيشجع هذا المزيد من الموظفين على فعل الشيء نفسه. يمكنك أيضًا استخدام المدونات الداخلية لنشر نصائح متعلقة بالعمل حول كيفية أن تكون أكثر فعالية.

المدونات الداخلية مرنة للغاية. يمكن أيضًا استخدام هذا كوسيط لموظفيك لنشر الأعمال الإبداعية التي يقومون بإنشائها. إذا كان لديك موظفين يحبون كتابة القصائد ، فيمكنك عرض قصائد الشهر للاحتفال بمواهب موظفيك. سيؤدي وجود هذا إلى إنشاء مجتمع متماسك داخل شركتك الناشئة ويشارك فيه المزيد من الأشخاص.

منتديات المناقشة

يمكن أن تكون منتديات المناقشة مساحة العمل الرقمية الخاصة بشركتك الناشئة حيث يمكن لجميع الموظفين طرح الأسئلة والترابط ومناقشة المشاريع المختلفة بحرية. في معظم الأوقات ، هناك انفصال كبير بين الموظفين المخضرمين والموظفين الجدد. لإبقاء الموظفين الجدد على دراية بالسرعة وتقليل الأخطاء ، يمكن أن يكون منتدى المناقشة وسيلة للمحاربين القدامى لمشاركة معارفهم. في الوقت نفسه ، يمكن للمنتدى أيضًا أن يكون بمثابة صلة وصل بين قدامى المحاربين والموظفين الجدد.

في منتديات المناقشة ، يمكن نشر المعرفة الداخلية. سيتم تخزين كل هذه المعلومات والمناقشات داخل المنظمة بحيث يمكن لأي شخص الوصول إليها إذا احتاج إلى الرجوع إلى السؤال. يمكن أن يكون أيضًا مساحة حيث يمكن لموظفيك التحدث عن أي شيء تحت الشمس وتقريب بعضهم البعض.

مكالمات المؤتمر

تشمل أدوات الاتصال التعاونية المؤتمرات عن بعد ومؤتمر الفيديو وتطبيقات المكالمات الجماعية. تعد تطبيقات المكالمات الجماعية مهمة للغاية خاصة مع وجود المزيد من الأشخاص الذين يعملون من المنزل. يمكنك إجراء مكالمات فيديو مع فريقك للتعاون. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام هذه الأداة لاستضافة المناقشات والمحادثات الجماعية والندوات عبر الإنترنت والأحداث الحية. هذه أداة مهمة جدًا لفريقك حتى يتمكنوا من التعاون حتى لو لم يكونوا معًا جسديًا.

نظرًا لأن العمل عن بُعد أصبح أكثر انتشارًا ، فقد يعمل نظرائك أيضًا من المنزل. لهذا السبب ، يمكنك استخدام تطبيقات المكالمات الجماعية لعقد اجتماعات مع العملاء أو الموردين. إذا كنت بحاجة إلى تقديم شيء ما إلى عميلك ، فإن تطبيقات المكالمات الجماعية لديها أيضًا خيار شاشة مشاركة لتتمكن من مشاركة عروضك التقديمية أثناء شرحها عبر الصوت.

ملفات تعريف الموظف

كلما كبرت مؤسستك ، قد يكون من الصعب معرفة كل شخص في الشركة الناشئة. مشاكل في عدم معرفة من يجب الاتصال به بخصوص عمليات أو أسئلة أو معلومات محددة. قد يتسبب هذا أيضًا في قضاء الموظفين وقتًا غير ضروري في البحث عن المعلومات من خلال مطالبة زملائهم بتعقب الأفراد.

كحل ، يمكنك إعداد ملفات تعريف الموظفين ، والتي توفر معلومات أساسية عن كل شخص في شركتك الناشئة. بهذه الطريقة ، يمكن للجميع رؤية تفاصيل الاتصال الخاصة بالشخص الذي يحتاجون إلى الاتصال به وفهم دوره. يجب أن يُظهر النظام أيضًا خبراتهم ومن يرفعون تقاريرهم للتواصل السلس. سيوفر هذا الكثير من الوقت ويخفف من حدة الارتباك بين الموظفين.

خاتمة

التواصل الفعال والفعال مهم ومتكامل لكل نوع من الشركات بما في ذلك الشركات الناشئة. يجب أن يكون هناك تواصل سلس داخليًا وخارجيًا حتى تزدهر الشركة الناشئة. لحسن الحظ ، هناك الكثير من أدوات الاتصال التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في ذلك.

الأدوات المدرجة هنا سهلة الاستخدام ويمكن استخدامها من قبل أي شخص يشعر بالراحة في استخدامها. إنها تجعل من السهل عليك التواصل بشكل فعال. إنها أيضًا أدوات فعالة من حيث التكلفة ستساعدك على إدارة مشاريع متعددة.

أسئلة وأجوبة

ما هي أدوات الاتصال؟

تشير أدوات الاتصال إلى ثلاثة أشكال من الاتصال الإلكتروني في البريد الإلكتروني لدورات التعليم عن بعد ومجموعات المناقشة وغرف الدردشة.

لماذا نستخدم أدوات الاتصال؟

تستخدم أدوات الاتصال للاتصال الخارجي والداخلي.

ما هي أمثلة مهارات الاتصال؟

أمثلة على مهارات الاتصال: –

• الاستماع الفعال
• تكييف أسلوب الاتصال الخاص بك مع جمهورك
• الود
• ثقة

كيف تحسن مهارات الاتصال؟

• لغة الجسد مهمة
• تحقق من رسالتك قبل أن تضغط على إرسال
• كن موجزًا ​​ولكن محددًا
• اكتب الأشياء
• في بعض الأحيان يكون من الأفضل أن تلتقط الهاتف
• فكر قبل أن تتكلم