ستساعدك المقالة التالية: كيفية استئجار موظف استقبال
في العديد من الشركات، يكون موظف الاستقبال هو أول شخص يلتقي به العميل. لهذا السبب يجب أن يكون موظف الاستقبال على أعلى مستوى في خدمة العملاء. ولكن هذا ليس كل شيء. بالإضافة إلى كونه ماهرًا في خدمة العملاء، يجب أن يكون موظف الاستقبال أيضًا قادرًا على القيام بمهام متعددة مع الحفاظ على الهدوء والتركيز. على سبيل المثال، قد يكون موظف الاستقبال مشغولاً بالعمل على الكمبيوتر، وتحديد مواعيد موظفي المبيعات، والرد على الهواتف وتحية العملاء.
لن يقوم أي شخص فقط بدور موظف الاستقبال. سنزودك بالمعلومات التي تحتاجها لاتخاذ الخطوات الصحيحة للعثور على موظف الاستقبال المثالي لعملك.
صياغة الوصف الوظيفي المثالي لموظف الاستقبال
أثناء كتابة الوصف الوظيفي، اذكر جميع المهام التي من المتوقع أن يقوم بها موظف الاستقبال.
على سبيل المثال، يمكن أن يتضمن الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال واجبات مثل تحية الزوار، والرد على المكالمات الهاتفية، وإدارة رسائل البريد الإلكتروني، وجدولة المواعيد، والتعامل مع المهام الإدارية.
اعتمادًا على الاحتياجات المحددة لعملك فيما يتعلق بوظيفة موظف الاستقبال، قد ترغب في تضمين مسؤوليات إضافية مثل إدارة اللوازم المكتبية، أو اتخاذ ترتيبات السفر للموظفين، أو المساعدة في إدخال البيانات الأساسية.
القدرة على التكيف مع تغير المسؤوليات أمر مهم. يجب أن يكون موظف الاستقبال أيضًا قادرًا على القيام بعدة مهام في وقت واحد، مثل الرد على الهاتف أثناء أداء المهام الإدارية.
توظيف موظف استقبال عظيم
بعض السمات الرئيسية التي تجعل موظف الاستقبال استثنائيًا تشمل مهارات الاتصال الممتازة، والكفاءة المهنية، والسلوك الودي والترحيبي، والتنظيم، وقدرات تعدد المهام، والاهتمام بالتفاصيل.
سيكون الشخص الذي يتمتع بمهارات أعلى من المتوسط في هذه المجالات ممثلًا رائعًا كوجه للعمل. يمكن لموظف الاستقبال أن يكون له تأثير كبير على علاقات العملاء والعملاء ويضيف قيمة كبيرة للشركة.
أين يمكنك استئجار موظف استقبال
يمكنك العثور على مرشحين رائعين لموظفي الاستقبال من خلال قنوات مختلفة، بما في ذلك منصات التوظيف عبر الإنترنت مثل الواقع وLinkedIn. يمكنك أيضًا التواصل عبر منصات التواصل الاجتماعي، بما في ذلك تلك التي تستضيفها شركتك. إذا كنت تتطلع إلى الإبداع، فيمكنك استكشاف طرق غير عادية للترويج لوظيفة شاغرة.
يمكن لشركتك المشاركة في فعاليات التواصل مثل معارض الوظائف. يمكنك أيضًا العمل مع وكالات التوظيف المتخصصة في الأدوار الإدارية، حيث تجد العديد من الشركات موظفي الاستقبال.
عندما تنشر وظيفة شاغرة عبر الإنترنت، لا تهمل أهمية تحسين محركات البحث (SEO). وبدون ذلك، لن يتمكن المرشحون من العثور على منشورك.
كيفية توظيف موظف استقبال: خطوة بخطوة
أنت الآن جاهز لتقديم وظيفة موظف استقبال.
صياغة إعلانات وظائف فعالة للعثور على موظف استقبال
قبل أن تنشر وظيفة، اقرأ ما وصفته. إذا كان ذلك ممكنًا، اسمح للآخرين بقراءة منشور الوظيفة الذي قمت بتطويره وإضافة مدخلات إليه. من المهم صياغة إعلانات وظيفية واضحة ومفصلة تسلط الضوء على المسؤوليات والمؤهلات والتوقعات الخاصة بهذا الدور.
استخدم لغة شاملة وشدد على ثقافة الشركة.
تعزيز الشمولية في عملية التوظيف
قم بتشجيع مجموعة متنوعة من المتقدمين من خلال تعزيز الشمولية في إعلانات الوظائف الخاصة بك وأثناء عملية التوظيف. للقيام بذلك، يجب عليك استخدام لغة غير تمييزية والنشر على لوحات الوظائف المتنوعة.
تأكد من أن معايير الاختيار الخاصة بك عادلة وغير تمييزية لمنصب موظف الاستقبال الخاص بك.
الاعتراف بالشهادات وتقييمها
اعتمادًا على الصناعة، يمكن أن تكون الشهادات مثل المحترف الإداري المعتمد (CAP) أو موظف الاستقبال المعتمد (CR) ذات قيمة بالنسبة لوظائف موظف الاستقبال.
اذكر هذه الشهادات في إعلان الوظيفة الخاص بك إذا كانت مفضلة أو مطلوبة.
الفحص والمقابلة: التأكد من تعيين موظف استقبال مناسب
فحص المتقدمين بناءً على سيرتهم الذاتية وخطاباتهم التقديمية ومؤهلاتهم. في هذه المرحلة، يمكنك أيضًا إرسال خطاب رفض المقابلة للمتقدمين الذين لم يتأهلوا.
قم بإجراء المقابلات لتقييم مهاراتهم وقدراتهم في التعامل مع الآخرين وملاءمتها لثقافة شركتك.
بالإضافة إلى الأسئلة الأساسية، اطرح الأسئلة ذات الصلة بالوظيفة اليومية الفعلية. على سبيل المثال، كيف سيتعامل موظف الاستقبال مع الأمور إذا وصل العميل للحصول على موعد مع مندوب مبيعات، ولكن المندوب تأخر؟ كيف يتعامل موظف الاستقبال مع العميل الغاضب؟
العلامات الحمراء هي فجوات كبيرة في السيرة الذاتية، مع عدم وجود وظائف، وكذلك عدم وجود فجوات في التوظيف ولكن سلسلة من الوظائف التي تم الاحتفاظ بها لفترة قصيرة فقط.
أثناء إجراء المقابلة، حاول التعرف على شخصية المرشح وقدرته على أن يصبح موظفًا مهمًا في الشركة.
بالإضافة إلى الأسئلة الأساسية، قد تفكر في تنفيذ بعض الممارسات للحد من التحيز في التوظيف.
اتخاذ القرار النهائي: ما الذي يجب مراعاته قبل تعيين موظف استقبال
تحقق من جميع المعلومات المقدمة في السيرة الذاتية ومراجع الاتصال للتحقق من التوظيف. يمكنك أيضًا إجراء فحص الخلفية وفحص المخدرات. عندما تقوم باختيارك النهائي، فكر في السؤال: “هل يجب أن أقوم بتعيين أحد أفراد العائلة؟”
| مهارات التواصل | القدرة على التواصل بوضوح وفعالية | اجراء مقابلة؛ اسأل عن أمثلة لتجارب الاتصال السابقة | نقطة الاتصال الأولى؛ يمثل العمل |
| احترافية | يحافظ على السلوك والمظهر المهني | مراقبة التفاعلات مع الموظفين وأثناء المقابلة | يحدد نغمة بيئة الأعمال |
| القدرة على تعدد المهام | يمكنه التعامل مع مهام متعددة في نفس الوقت | اسأل عن تجاربك السابقة في التوفيق بين المسؤوليات المتعددة | غالبًا ما يكون مطلوبًا لإدارة المكالمات وتحية الضيوف والتعامل مع المهام الإدارية في وقت واحد |
| مهارات تنظيمية | يحافظ على تنظيم منطقة العمل والمهام | اسأل عن الأنظمة المستخدمة في الوظائف السابقة لتبقى منظمًا | يساعد في الحفاظ على عمل مكتب الاستقبال والمهام المرتبطة به بسلاسة |
| الكفاءة الفنية | – على دراية بأنظمة الكمبيوتر والهاتف الأساسية | قم بإجراء اختبار بسيط أو اسأل عن الخبرة الفنية السابقة | مطلوب لمهام مثل جدولة المواعيد وإدخال البيانات |
| موقف ايجابي | يظهر سلوكًا ودودًا وإيجابيًا | Note الحماس والإيجابية أثناء المقابلة | يؤثر على تجربة العملاء ويضبط المزاج في المكتب |
| انتبه للتفاصيل | يلاحظ ويعتني بالتفاصيل الصغيرة | اطلب أمثلة عن متى تم تطبيق هذه المهارة في الماضي | يضمن عددًا أقل من الأخطاء في مهام مثل تلقي الرسائل وتحديد المواعيد |
| مهارات حل المشاكل | القدرة على التعامل مع المواقف غير المتوقعة | اسأل كيف قاموا بحل المشكلات في الأدوار السابقة | يساعد عند التعامل مع العملاء الصعبين أو المشكلات غير المتوقعة |
| مصداقية | متسقة ودقيقة | تحقق من المراجع للحصول على معلومات حول الموثوقية | يضمن أن مكتب الاستقبال مزود دائمًا بعدد كافٍ من الموظفين |
| تقدير | يستطيع التعامل مع المعلومات السرية | ناقش الافتراضات واسأل عن التجارب السابقة | مهم للحفاظ على خصوصية العملاء والزملاء |
إذا كنت تفكر أيضًا في أدوار أخرى، فقد ترغب في النظر في ما هو موظفو الاستقبال الافتراضيون.
الإعداد والتدريب: إعداد موظف الاستقبال الجديد الخاص بك لتحقيق النجاح
قم بتطوير عملية تأهيل تتضمن التدريب على سياسات الشركة وأدوات البرامج وتوقعات خدمة العملاء. يتضمن ذلك نموذج خطة التدريب وعملية الإعداد التي تتضمن التدريب على سياسات الشركة وأدوات البرامج وتوقعات خدمة العملاء. فيما يلي دليل حول كيفية تأهيل الموظفين الجدد بفعالية.
من المهم عدم إرباك الموظف الجديد بالكثير في وقت واحد، مثل تعلم نظام الهاتف وكذلك تعلم أنواع مختلفة من برامج الشركة. إذا أمكن، قم بتوفير موظف مدرب لتوجيه الموظف الجديد. توفير التدريب والدعم المستمر حسب الحاجة.
الأسئلة الشائعة: كيفية استئجار موظف استقبال
ما الذي يجب أن يتضمنه عقد موظف الاستقبال؟
يجب أن يتضمن عقد العمل تفاصيل حول الوظيفة، والتعويض (سعر الساعة أو الراتب)، وساعات العمل، والمزايا (إن وجدت)، وفترة الاختبار (إن وجدت)، وسياسات إنهاء الخدمة.
التأكد من أن العقد يتوافق مع قوانين ولوائح العمل المحلية.
إذا كانت هناك مراجعات دورية للأداء، فتأكد من ملاحظة ذلك. يجب أن يتلقى موظف الاستقبال الجديد أيضًا دليل الموظف.
هل يعتبر موظفو الاستقبال المؤقتون أو المتعاقدون فكرة جيدة؟
يمكن أن يكون موظفو الاستقبال المؤقتون خيارًا جيدًا عندما تحتاج إلى تغطية قصيرة الأجل للإجازات أو إجازة الأمومة أو خلال مواسم العمل القصوى.
يمكن تعيينهم من خلال وكالات التوظيف وتوفير المرونة في مستويات التوظيف.
ما هو سعر الساعة لموظف الاستقبال؟
يمكن أن يختلف سعر الساعة النموذجي لموظف الاستقبال بناءً على عوامل مثل الموقع والصناعة والخبرة والمسؤوليات. في المتوسط، قد يكسب موظفو الاستقبال في الولايات المتحدة ما بين 12 دولارًا إلى 20 دولارًا في الساعة.
كيف يمكنني التأكد من أن موظف الاستقبال لديه مهارات جيدة في خدمة العملاء؟
للتأكد من أن موظف الاستقبال يتمتع بمهارات جيدة في خدمة العملاء، قم بتوفير التدريب والإرشادات حول كيفية التفاعل مع الزوار والمتصلين بشكل احترافي ولطيف.
تشجيع الاستماع النشط والتعاطف وحل المشكلات. إجراء مراجعات أداء منتظمة لتقديم الملاحظات وتحسين المهارات.
