كيفية الحصول على أموالك في الوقت المحدد (وماذا تفعل عندما لا تفعل ذلك!)

ستساعدك المقالة التالية: كيفية الحصول على أموالك في الوقت المحدد (وماذا تفعل عندما لا تفعل ذلك!)

بعد أن عملنا كمستقلين لسنوات عديدة، كان لدينا نصيبنا العادل من المدفوعات المتأخرة للتعامل معها. على الرغم من أننا نوصي دائمًا بأن يقوم عملاؤك بالدفع لك مقدمًا، إلا أنه دائمًا ما يكون من الصعب التعامل مع الأمر عندما لا يدفع العميل فاتورتك في الوقت المحدد.

مع أكثر من 500 مسوق مستقل عبر وسائل التواصل الاجتماعي في عضويتنا، The Inner Hub®، لقد سمعنا العديد من القصص المرعبة عن التأخر في السداد. ولهذا السبب قمنا بدعوة جيما كراوتش، من وكالة استرداد الديون التحكم بالحساب، في البودكاست لمناقشة كيفية سداد فواتيرك في الوقت المحدد.

لقد شاركت تجربتها وخبرتها لمساعدتك على تجنب التأخر في الدفع والتأكد من أنك تفهم ما يجب عليك فعله عندما تسوء الأمور.

في هذه الحلقة نناقش:

• كيفية تجنب التأخر في السداد من العملاء
• بالضبط ما يجب أن تقوله فاتورتك حتى يدفع عملاؤك في الوقت المحدد
• متى يجب اتخاذ الإجراء، وبمن يجب الاتصال وماذا تقول إذا تأخر الدفع
• لماذا قد لا يكون اتخاذ الإجراءات القانونية هو أفضل طريق دائمًا؟

جيما هي مديرة المبيعات والتسويق في التحكم بالحساب، وهي شركة رائدة في استرداد الديون تعمل منذ أكثر من 40 عامًا. إنهم يعملون مع الجميع بدءًا من العلامات التجارية الكبرى وحتى الشركات الصغيرة والمتوسطة وحتى المؤسسات غير الربحية وأصحاب الأعمال المنفردين والمستقلين.

على الرغم من أنهم يقدمون العديد من الخدمات المختلفة، إلا أن استرداد الديون يعد خدمة رئيسية يستأجرها معظم الأشخاص من أجلها.

كيفية تجنب العملاء الذين لا يدفعون فواتيرهم في الوقت المحدد (أو على الإطلاق)

هناك الكثير من الأشياء التي يمكن القيام بها لمنع تأخر فاتورتك في المقام الأول.

#1 إجراء فحوصات الائتمان

إذا كنت تعمل بالقطعة وتتعامل مع أي نوع من العملاء، فيجب عليك الرجوع إليهم قبل الموافقة على العمل معهم. هذا شيء تفعله معظم الشركات الكبرى قبل أن تتعامل مع العميل للتأكد من قدرتها على الدفع. لسوء الحظ، الشركات الصغيرة والمستقلين لا يفكرون في كثير من الأحيان في هذا الأمر.

عندما تعطي لشخص ما فاتورة وتمنحه فترة معينة من الوقت للدفع، فإنك تمنحه رصيدًا في الأساس. ولهذا السبب، من المهم أن تتحقق مسبقًا مما إذا كانوا قادرين على دفع تلك الفاتورة أم لا.

اكسبريان الأعمال, الائتمان الآمن و ايدنتيكو هي جميع الشركات التي تسمح لك بإجراء بحث عن أي شركة في المملكة المتحدة، ويمكنك الحصول على الكثير من المعلومات التفصيلية.

هذه كلها منصات مدفوعة الأجر، ولكن إذا كنت تبحث عن بديل مجاني، فيمكنك استخدامها منزل الشركات. ومع ذلك، سوف تحتاج إلى إجراء المزيد من البحث عن المعلومات بنفسك.

عندما تقوم بإجراء فحص مرجعي ائتماني، يجب أن تبحث في البيانات المالية. اطرح أسئلة مثل:

1. ما هو حجم مبيعاتهم؟
2. ما المدة التي يستغرقها، في المتوسط، لدفع فواتيرهم؟
3. ما مدى استقرار هذا العمل؟

سيسمح لك هذا بتحديد ما إذا كانت الشركة جيدة للعمل معها، أو ما إذا كانت قد تسبب مشكلات.

رقم 2: ضع شروط الدفع الخاصة بك في الشروط والأحكام الخاصة بك

يجب أن يكون لدى المستقلين، أو أي شركة في هذا الشأن، شروط وأحكام ثابتة دائمًا. وضمن هذه الشروط والأحكام، يجب تحديد شروط الدفع الخاصة بك بوضوح بحيث تكون غير قابلة للتفاوض.

الشيء الرائع الذي يجب تضمينه في هذه الشروط هو ما يحدث إذا قام عميلك بالدفع متأخرًا.

يمكن لجميع الشركات داخل المملكة المتحدة تطبيق شيء يسمى التأخر القانوني في السداد (من قانون الدفع المتأخر). يتيح ذلك للشركات تطبيق نسبة مئوية فوق السعر الأساسي لبنك إنجلترا على أي فواتير متأخرة.

هذه مبادرة حكومية لا تحتاج إلى الموافقة عليها مقدمًا. ومع ذلك، فإن وجود ذلك في الشروط والأحكام الخاصة بك يوضح لعملائك أنك جاد ويعرفون منذ البداية أنه إذا تأخروا عن سداد مدفوعاتهم، فسيتعين عليهم دفع الفائدة.

إذا لم تكن لديك الشروط والأحكام الخاصة بك، فانتقل إلى thetwolauras.com/legal واستخدم الرمز LAURAS للحصول على خصم 10% على أي قالب Lucy Legal.

كيفية سداد فواتيرك في الوقت المحدد

#1 قم بإجراء محادثة مع عميلك

بعد الانتهاء من كل مهمة، اسأل عميلك عما إذا كان كل شيء على ما يرام (ويفضل أن تحصل على ذلك كتابيًا). عندما تأخذ الوقت الكافي للقيام بذلك، فإن ذلك يمنع أي نزاعات في المستقبل.

تنشأ النزاعات عادةً عندما تتأخر في التسليم، أو عندما لا يعتقد العميل أنك قدمت الملخص. إن مجرد إجراء هذه المحادثة بمجرد الانتهاء من العمل يسمح لك بحل أي مشكلات قد تكون موجودة قبل المضي قدمًا.

#2 قم بإرسال فاتورة إلى عميلك بمجرد الانتهاء من العمل، أو (يفضل) مقدمًا

قم بإرسال فاتورة إلى عميلك بمجرد اكتمال المهمة. بهذه الطريقة، يكون الأمر جديدًا في أذهانهم.

إذا اخترت إرسال الفاتورة في نهاية كل شهر، أو بداية كل شهر، فتأكد من مطالبتك بذلك. يحتاج عميلك إلى معرفة الموعد الدقيق لتوقع فاتورته، لذا تأكد من أن ذلك واضح.

نوصي دائمًا بأن يقوم المستقلون بتحصيل الرسوم مقدمًا لتجنب هذه المشكلات.

#3 قم بتضمين المعلومات الصحيحة في فاتورتك

يرى حساب التحكم الكثير من الفواتير التي تفتقد المعلومات الحيوية التي يمكن أن تؤدي في كثير من الأحيان إلى عدم حصول الأشخاص على أموالهم.

يجب أن تتضمن فاتورتك دائمًا ما يلي:

• اسم عملك
• عنوانك
• معلومات الاتصال الخاصة بك
• الكلمة فاتورة (نعم، يجب أن يكون هذا بمثابة فاتورة)
• رقم الفاتورة
• رقم مرجعي
• الرقم المرجعي لعملائك
• تاريخ الفاتورة
• تاريخ استحقاق الفاتورة
• كيف تريد أن يتم الدفع لك (التفاصيل المصرفية أو رابط الدفع)
• وصف للخدمات
• المبلغ المتفق عليه مقابل الخدمة
• شروط الدفع الخاصة بك موجودة في التذييل (أي يجب أن يتم الدفع خلال 7 أيام)

لن يذهب عملاؤك للبحث عن المعلومات المفقودة، بل سينتظرون حتى تطاردهم ثم يثيرون المشكلة. لذا تأكد من أن كل شيء موجود لتبدأ به!

#4 ذكّر عميلك بدفع فاتورته

من الجيد دائمًا أن ترسل لعميلك رسالة تذكير بشأن أي فواتير قادمة. يمكنك إصدار فاتورة لعميلك قبل 7 أيام من استحقاق فاتورته بشيء على غرار ما يلي: “لمعلوماتك، فاتورتك مستحقة الدفع خلال سبعة أيام. أخبرنا إذا كان لديك كل التفاصيل “

عندما يحين تاريخ الاستحقاق ولم يقوموا بالدفع بعد، أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا آخر يخبرهم فيه: “فاتورتك مستحقة اليوم. أعلم أنك مشغول، ولكن إذا كان بإمكانك إيجاد بعض الوقت لمراجعة الأمر، فنحن نقدر الدفع بحلول نهاية اليوم.

هناك الكثير من برامج الفواتير وإدارة العملاء التي ستقوم بذلك تلقائيًا نيابةً عنك!

ماذا تفعل إذا كانت الفواتير الخاصة بك ما زال لا يتم الدفع لهم في الوقت المحدد ومتى يجب الحصول على مساعدة الخبراء

إذا كنت قد فعلت كل شيء بشكل صحيح وعميلك ما زال لا يدفع فواتيرك في الوقت المحدد، فهناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لحمله على الدفع.

#1 قم بإجراء محادثة هاتفية مع عميلك المتأخر في الدفع

إذا لم يتم دفع هذه الفاتورة بعد أسبوع واحد، فقد يكون الوقت قد حان لنقل هذه المحادثات بعيدًا عن البريد الإلكتروني والرد على الهاتف فعليًا. يجد الأشخاص صعوبة في تجنب هذه المحادثات إذا كانوا على نهاية الهاتف.

كما أن إجراء محادثة هاتفية يجعل الشخص الموجود على الطرف الآخر يدرك أنه يتحدث إلى شخص آخر. عندما تخبرهم أنك تعمل بالقطعة ولا يمكنك الانتظار لعدة أشهر حتى تحصل على راتبك، فإن ذلك الشعور بالذنب يتسلل إلى ذهنك، ومن الأسهل كثيرًا توضيح ذلك عبر مكالمة هاتفية.

قد تكون المكالمات الهاتفية مخيفة، لكنها فعالة!

#2 حافظ على تواصلك مهذبًا ومحترمًا، ولكن حازمًا

أهم شيء يجب أن تتذكره هو أن تكون المحادثة مهذبة ومحترمة. كن واضحًا أنك تمثل شركة صغيرة، وتتطلب الدفع الفوري، ويرجى أن تطلب دفع فاتورتك في أقرب وقت ممكن.

من الشائع جدًا أن تقوم الشركات بوضع الفواتير في عملية الدفع. إذا قيل لك ذلك، عليك أن تسألهم عن تواريخ محددة. متى يتم تشغيل هذا الدفع؟ ما هو التاريخ الذي تتوقع أن يتم الدفع فيه بالضبط؟

سوف تتفاجأ بعدد الأشخاص الذين يأتون إليك التحكم بالحساب عدم الانخراط في محادثات مع الأشخاص الذين يدينون لهم بالمال لأنهم لا يريدون إزعاجهم. في حين أنه من الطبيعي تمامًا أن تشعر بهذه الطريقة، عليك أن تتذكر أنك دخلت في علاقة عمل. والعمل هو أن تفعل ما تم تعيينك للقيام به، ومن ثم تحصل على أجر مقابل هذا العمل. لا يجب أن يكون الأمر محرجًا.

هل يجب عليك طلب المساعدة القانونية إذا كان عميلك لا يدفع فواتيره؟

في هذه المرحلة، الكثير من الشركات التي لا تزال تواجه مشكلة في سداد فواتيرها ستذهب إلى محامٍ وتطلب منهم إرسال خطاب قانوني.

تكمن المشكلة في ذلك في أنه يبدأ على الفور في تراكم التكاليف، ويمكنك أن تجد نفسك بسرعة كبيرة تتراكم تكاليف المحكمة وأتعاب المحاماة. في كثير من الأحيان، سيكون هذا لشيء غير قابل للاسترداد، إما بسبب وجود نزاع عليه أو لأنك لم تقم بالعناية الواجبة تجاه الشركة في البداية وتجد أن هذه الشركة لديها الكثير من أحكام محاكم المقاطعات ومعدلات المحكمة المرتفعة للفواتير غير المدفوعة. وهذا هو الوقت الذي ستجد فيه نفسك في مؤخرة قائمة انتظار طويلة جدًا بينما لا تزال تدفع مقابل كل الدعم القانوني.

لماذا يجب عليك استئجار شركة لاسترداد الديون

أفضل طريقة لاسترداد فواتيرك غير المدفوعة هي التعامل مع شركة أخلاقية ومهنية لاسترداد الديون.

شركة لاسترداد الديون، مثل التحكم بالحساب، ويمكن بعد ذلك إرسال ما يصل إلى ثلاثة أحرف، مدعومة بالمكالمات الهاتفية الصادرة والرسائل النصية القصيرة.

عادةً، بمجرد اشتراكك في شركة خارجية لاسترداد الديون، يكون ذلك كافيًا لإرسال إشارة واضحة إلى عميلك بأنك لم تعد تعبث وأنك تحتاج إلى الدفع الفوري.

عندما تقوم بتعيين شركة لاسترداد الديون، فإن لديهم المهارات اللازمة للتفاوض على تلك المدفوعات. باعتبارك مستقلاً، يجب أن تركز على وظيفتك الأساسية. ليس من وظيفتك أن تقضي أربع ساعات من يومك في مطاردة الفواتير عندما لا تكون لديك المهارات اللازمة لمعرفة ما ستقوله، وأين تقف قانونيًا، والتحدث عن الرسوم الإضافية وأسعار الفائدة.

في هذه المرحلة، من الأفضل أن تذهبي إلى خبير؛ وهذا لا يجب أن يكون باهظ الثمن. ستعمل معظم شركات استرداد الديون الجيدة على أساس عدم التحصيل وبدون رسوم. وسوف يقومون بكل العمل لاسترداد المبلغ غير المدفوع، ثم يأخذون نسبة مئوية متفق عليها لتغطية التكاليف.

لا توجد رسوم مخفية، ولا فوائد إضافية ولا تكلفة للكتابة. مجرد معدل عمولة لمرة واحدة تدفعه بمجرد تحصيل فاتورتك.

هل تفكر في التعاقد مع شركة لاسترداد الديون؟ إليك بعض الأسئلة الشائعة

ما هو الحد الأدنى لمبلغ الديون المستحقة الذي يمكنني استئجار حساب مراقبة له؟

الحد الأدنى الذي يأخذه حساب التحكم لقيمة الفاتورة هو 25 جنيهًا إسترلينيًا.

أحد أكبر المفاهيم الخاطئة حول التعاقد مع شركة لاسترداد الديون هو أنه يجب أن يكون هناك الكثير من المال، ولكن في نهاية المطاف: المال هو المال. إذا كنت مستحقًا بمبلغ بسيط يصل إلى 25 جنيهًا إسترلينيًا، أو ما يصل إلى 25000 جنيه إسترليني، فسيتولى حساب التحكم هذه الفاتورة غير المدفوعة نيابةً عنك.

هل هناك حد أدنى لمدة العمل مع وكالة استرداد الديون؟

حساب التحكم لا يربط الأشخاص. لا يوجد عقد ولا يوجد حد أدنى للحجم المطلوب.

يمكنك البدء في إحالة الكثير من الفواتير غير المدفوعة خلال الأشهر القليلة الأولى، ولكن بعد العمل مع حساب التحكم، فإنك ترسل رسالة واضحة جدًا إلى عملائك مفادها أن عملك لا يقبل الدفعات المتأخرة وأن هناك عواقب لذلك.

بعد ذلك، سيكون حساب التحكم سعيدًا إذا لم يسمع منك مرة أخرى لأن هذا يعني أنك حصلت على البط على التوالي وأنهم قاموا بعملهم كشركة.

هل يجب أن أستمر في العمل مع العميل الذي تأخر في سداد دفعاته أثناء انتظار تلك الدفعة؟ أم يجب أن أؤجل كل شيء حتى يتم دفع الفاتورة؟

وهذا يعتمد على أساس كل حالة على حدة. ستكون أي وكالة جيدة قادرة على تقديم النصح لك بشأن هذا الأمر بمجرد معرفتها بالموقف.

ليس هناك في كثير من الأحيان أي ضرر في الاستمرار في العمل مع العميل، ولكن ربما نقترح أنه حتى يتم دفع الفاتورة، فإنهم يدفعون مقدمًا، أو يدفعون 50٪ مقدمًا. لكن الأمر يعتمد حقًا على الخلفية وسبب تأخرهم في دفع فاتورتهم في المقام الأول.

النصيحة النهائية

تشير جميع أنواع التقارير إلى أن عام 2023 سيكون عامًا صعبًا. يشعر الجميع بالضيق بعد فيروس كورونا والوضع الاقتصادي. سوف تتمكن بعض الشركات من اجتياز هذه المرحلة، ولكن من المؤكد أن بعض الشركات لن تتمكن من ذلك للأسف.

أهم الوجبات السريعة من البودكاست:

• قم بالعناية الواجبة واستخدم منصات المرجعية الائتمانية لمعرفة المزيد من المعلومات حول العملاء المحتملين قبل الموافقة على العمل معهم.
• كن واضحًا بشأن شروط الدفع الخاصة بك ضمن الشروط والأحكام الخاصة بك.
• الفاتورة بمجرد اكتمال المشروع.
• لا تخف من الاتصال بالعميل إذا تأخرت فاتورتك.
• استئجار شركة لاسترداد الديون، مثل التحكم بالحساب، للتعامل مع الموقف بخبرة